Reuniões: demonstrações e chamadas agendadas no chat

O Telybot Reuniões permite que o visitante agende uma demonstração ou chamada enquanto conversa com o bot. Ele escolhe um horário livre, a reunião cai diretamente na sua agenda com o link para entrar e o convite é enviado automaticamente. Você encontra essa opção em Vendas → Reuniões no painel: Próximas, Configurar e Conexões.

Reuniões é um complemento. Ele vem incluso no plano Scale. No Starter ou Growth você o adiciona pela página Plano por um valor mensal, e ele é renovado junto com o seu plano no mesmo pagamento.

Configure em três etapas

Vendas → Reuniões → Configurar tem três etapas. O cartão no topo mostra o que está feito, o que vem a seguir e o botão de ativação. Salvar guarda seu trabalho a qualquer momento.

1. Para onde vão as reuniões

• No seu calendário é a opção que recomendamos. O visitante escolhe um horário livre e a reunião é agendada na hora no Google Calendar ou no calendário Microsoft 365 do próprio anfitrião. O calendário envia o convite, e um horário já ocupado nele nunca é oferecido.
• Sem calendário não precisa de nenhuma conexão. Os visitantes escolhem um horário livre e a reunião é agendada na hora: o Telybot envia por e-mail um convite de calendário para eles e para sua equipe, com seu próprio link de reunião ou por chamada telefônica. Ative Confirmo cada reunião primeiro para, em vez disso, confirmar cada uma em Próximas.

Com a primeira opção, conecte seu calendário no mesmo cartão:

1. Em Seu calendário, pressione Conectar ao lado de Google Calendar ou Microsoft 365.
2. Entre e permita o que for solicitado. O Telybot usa essa permissão apenas para adicionar, alterar e remover os eventos que ele cria e para ver quando você está ocupado. Ele nunca lê seus outros eventos.
3. Você volta para Configurar, e o calendário aparece como Conectado. A primeira pessoa a se conectar se torna o anfitrião, então uma empresa de uma pessoa só nunca precisa escolher.

Depois, escolha como as pessoas se reúnem, no mesmo cartão:

• Google Meet ou Microsoft Teams: o calendário do anfitrião cria o link, Google Meet para um calendário Google e Teams para Microsoft 365. O Teams exige uma conta corporativa ou de estudante. Com uma conta pessoal do Outlook, é possível hospedar com o Zoom, com seu próprio link ou com uma chamada telefônica.
• Zoom: cada anfitrião conecta a própria conta Zoom, e cada reunião ganha seu próprio link do Zoom com a sala de espera ativada. O Zoom funciona com ou sem calendário.
• Seu próprio link de reunião: a mesma sala sempre, como um link do Meet, Teams, Zoom, Webex ou Whereby que você já tem.
• Uma chamada telefônica: sua equipe liga para o visitante no horário que ele escolheu.

Com Meet, Teams ou Zoom, você pode adicionar um link de reserva, que é usado se a conexão falhar.

Uma equipe escolhe Quem hospeda no mesmo cartão. Cada nome mostra o que as reuniões dessa pessoa usam, ou o que ela ainda precisa conectar, e quem ainda não se conectou é ignorado até se conectar. Com dois ou mais, escolha Rodízio em Vários anfitriões: cada agendamento vai para o anfitrião que estiver livre naquele horário e que recebeu uma reunião há mais tempo. Quem conectar os dois calendários escolhe para onde vão as novas reuniões (Novas reuniões vão para), e os horários ocupados em ambos nunca são oferecidos. Uma equipe pode misturar os dois: um anfitrião no Google Calendar, outro no Microsoft 365.

2. Quando você se reúne

Dê um nome à reunião ("Demonstração do produto", "Chamada de apresentação"), escolha a duração (15, 20, 30, 45 ou 60 minutos) e defina o Fuso horário e os horários de cada dia da semana. Os visitantes veem os horários livres no fuso horário deles.

3. Ative

Quando as etapas 1 e 2 mostrarem Concluído, ative Oferecer reuniões no chat e salve. Experimentar no chat abre Seu bot → Testar, onde o agendamento é marcado como teste e nunca é contabilizado.

Mais configurações

A seção Mais configurações, recolhida abaixo das etapas, reúne o restante:

• com que frequência uma reunião pode começar e o intervalo antes e depois de cada reunião;
• a antecedência mínima para agendamento, com quanta antecedência a agenda fica aberta, até quando o visitante pode reagendar ou cancelar e um limite de reuniões por dia;
• os dias em que você está fechado;
• o que perguntar: um número de telefone, a empresa, o que o visitante gostaria de abordar e até três perguntas próprias, cada uma com resposta em texto ou opção;
• Confirme o e-mail com um código;
• O botão: o texto do botão de reuniões do chat, até 30 caracteres, como "Agendar uma reunião". Se ficar vazio, mostra "Agendar uma Demonstração do produto", com o nome da sua reunião, no idioma do chat;
• Uma reunião por pessoa, ativada a menos que você desative (veja abaixo);
• Convidar também, até cinco endereços de e-mail convidados para todas as reuniões, como uma caixa de entrada compartilhada de vendas, e Uma linha na confirmação ("Tenha suas perguntas prontas").

Todas as contas em um só lugar: Conexões

Vendas → Reuniões → Conexões lista todas as contas de calendário e de Zoom que sua equipe conectou, com um cartão para cada plataforma: Google Calendar, Microsoft 365 e Zoom. Cada conta mostra de quem é, se funciona, se essa pessoa hospeda reuniões e quantas reuniões futuras estão agendadas nela. Cada cartão também informa por qual aplicativo a plataforma se conecta: o do Telybot ou o seu (veja abaixo).

• Conectar adiciona sua própria conta. Cada pessoa conecta a própria, entrando com o próprio login, e volta para esta página.
• Verificar cria um evento, remove-o de novo e informa que a conexão funciona. O Telybot também verifica todas as conexões todas as noites.
• Reconectar aparece em uma conta que parou de funcionar. Só o dono pode reconectá-la, então a conta de um colega indica que você deve pedir a ele.
• Desconectar mostra primeiro quantas reuniões futuras estão agendadas na conta. O proprietário e os administradores podem desconectar a conta de qualquer pessoa.

Outras formas de se reunir mostra seu próprio link de reunião e a chamada telefônica, que não precisam de nada conectado. Webex, Whereby, Jitsi ou qualquer outro aplicativo funciona pelo seu próprio link de reunião. As mesmas contas também aparecem, junto com tudo o mais a que seu bot está conectado, em Espaço de trabalho → Conexões.

Quando uma conexão muda

Desconectar remove uma conta imediatamente. Reuniões feitas por meio dela que ainda não aconteceram perdem o evento e o link de acesso e voltam a ser solicitações em Próximas, para você confirmar novamente com outro anfitrião; o visitante é informado no chat. Se era o último anfitrião com conexão funcionando, as reuniões continuam com seu próprio link de reunião ou por telefone, com o convite do Telybot, até que alguém se conecte de novo; sem nenhum dos dois, o chat deixa de oferecer reuniões até lá. Uma reunião que não está em nenhum calendário e usa o Zoom de um anfitrião passa para seu próprio link quando o Zoom desse anfitrião é desconectado, e o convite dela é atualizado.

Se uma conexão parar de funcionar (uma mudança de senha ou uma permissão revogada), o Telybot tenta repará-la sozinho, e de novo quando o próximo visitante pedir uma reunião. Até que funcione, o agendamento segue com seu link de reserva e o convite do Telybot, se você tiver esse link, e vira uma solicitação que você confirma, se não tiver; Configurar e Conexões mostram Reconexão necessária, e a pessoa que criou a conexão recebe um e-mail, no máximo uma vez por dia. Reconectar resolve o problema.

Quando seu administrador de TI precisa aprovar o Telybot

Algumas organizações no Microsoft 365 permitem que apenas o administrador de TI aprove novos aplicativos. Quando você se conecta, a Microsoft avisa, e o Telybot diz o que fazer em seguida:

1. Em Vendas → Reuniões → Conexões, abra Se sua organização precisar aprovar o Telybot primeiro no cartão Microsoft 365.
2. Pressione Copiar o link de aprovação e envie para seu administrador de TI.
3. Seu administrador abre o link, entra e aprova o Telybot uma vez, para todos da sua organização. Depois, a Microsoft o leva para esta página.
4. Pressione Conectar novamente.

Os aplicativos do Telybot ou o seu

Sua equipe conecta o Google Calendar, o Microsoft 365 e o Zoom pelos aplicativos do próprio Telybot, então não há nada para configurar: cada pessoa pressiona Conectar e entra com a própria conta. Se um cartão disser que uma plataforma não está disponível, adicione seu próprio aplicativo para ela, como descrito abaixo.

Se a sua empresa preferir usar o próprio aplicativo com o Google, a Microsoft ou o Zoom, um proprietário ou admin pode mudar para ele, em qualquer um dos três, no cartão correspondente em Vendas → Reuniões → Conexões ou em Aplicativos Google, Microsoft e Zoom, em Espaço de trabalho → Conexões:

1. Abra Usar seu próprio aplicativo Google em vez disso (ou Microsoft, ou Zoom).
2. Crie o aplicativo no Google Cloud console, no Microsoft Entra admin center ou no Zoom App Marketplace, seguindo as etapas do cartão. Copie para o seu aplicativo os URIs de redirecionamento e as permissões que o cartão mostra.
3. Cole o Client ID e o Client secret do seu aplicativo e pressione Verificar e salvar. Antes de salvar, o Telybot pergunta ao provedor se ele os aceita, e guarda o secret criptografado.

A partir daí, as novas conexões passam pelo seu aplicativo. As contas já conectadas continuam funcionando pelo aplicativo com que foram conectadas, até se conectarem novamente. Se você remover seu próprio aplicativo, ou salvar outro no lugar dele, as novas conexões passam pelo do Telybot ou pelo novo, e as contas e conexões do Google Sheets feitas pelo antigo são marcadas para se conectar novamente, e os donos delas recebem um e-mail; antes de você remover, o cartão informa quantas são.

Um aplicativo Google próprio precisa ser publicado e verificado pelo Google, a menos que todos que se conectam estejam no seu próprio Google Workspace. Até lá, o Google avisa que o aplicativo não foi verificado, e as contas conectadas enquanto ele está em teste param de funcionar depois de sete dias.

O que o visitante vê?

O chat mostra Agendar uma Demonstração do produto abaixo da saudação, e um botão de calendário ao lado da caixa de mensagem pelo resto da conversa. Quando um visitante toca nele, ou pergunta "posso ver uma demonstração?", "podemos falar sobre preços?" ou "agendar uma chamada", em qualquer idioma, o bot responde na hora com os quatro horários livres mais próximos, no máximo dois por dia, no fuso horário do próprio visitante: "Com prazer! Demonstração do produto (30 min, online): escolha um horário abaixo ou me diga um dia e horário que sejam bons para você." Mais horários abre todos os horários livres, dia a dia. Quando o bot não consegue responder a uma pergunta e transfere para uma pessoa, ele também oferece Prefere agendar uma Demonstração do produto?

O visitante também pode digitar um horário, no horário local dele:

O horário é sempre repetido antes de qualquer agendamento. Quando não há nenhum horário livre até o fim do período aberto para agendamento, o bot avisa e oferece Falar com uma pessoa quando o seu bot recebe mensagens.

1. Tocar em um horário abre um formulário curto com esse horário no topo, e Alterar para escolher outro: nome e o e-mail para onde vai o convite, além do que mais você solicitar. O que o chat já sabe, como o nome obtido no fluxo de boas-vindas, é preenchido automaticamente. Quando ele já sabe o nome e o e-mail e você não pede nada de resposta obrigatória, basta um toque: "Agendar qui., 28 de out., 15:00 para Asha Rao (asha@example.com)?"
2. Quando nenhuma agenda for enviar o convite — Zoom individualmente ou nenhuma conexão — o bot envia um código de 6 dígitos por e-mail para esse endereço e o solicita no chat primeiro, garantindo que a confirmação chegue a um e-mail comprovadamente dele. Confirme o e-mail com um código, em Mais configurações de Configurar, passa a solicitá-lo em todos os agendamentos.
3. O cartão no chat mostra o número da reunião, o horário no fuso do visitante e Entrar na reunião, Adicionar à agenda (Google Calendar, Outlook, ou Apple e qualquer outra agenda), Escolha outro horário e Cancelar reunião. O Google e a Microsoft enviam o convite padrão com o link; caso contrário, o e-mail do Telybot o envia como um convite de calendário, com um link que abre o chat na reunião, para alterá-la ou cancelá-la de qualquer dispositivo.

O visitante pode reagendar a reunião duas vezes e cancelá-la até o limite de tempo definido por você. O reagendamento mantém o mesmo evento e o mesmo link para entrar. O cartão continua lá quando ele abrir o chat novamente.

Uma reunião por pessoa

A menos que você desative em Mais configurações, cada pessoa fica limitada a uma reunião:

• Quem tem uma reunião futura não pode agendar outra. Quando a pessoa toca no botão ou pede uma demonstração, o bot mostra a reunião dela em vez dos horários, com Escolha outro horário e Cancelar reunião. Alterar o horário é sempre permitido.
• Cada pessoa agenda uma vez por dia, pelo seu fuso horário. Cancelar e agendar de novo no mesmo dia é recusado; uma reunião que sua equipe cancelou ou recusou não conta. Testes em Seu bot → Testar nunca contam.

"A mesma pessoa" é a mesma conversa, o mesmo navegador, o mesmo cliente conectado no seu próprio site ou aplicativo, ou o mesmo endereço de e-mail depois que o dono o confirma com o código (no Gmail, também com pontos ou um "+" adicionados): sempre sem calendário, e com calendário quando Confirme o e-mail com um código está ativado. Um endereço que ninguém confirmou nunca conta, assim ninguém consegue bloquear um desconhecido digitando o endereço dele; números de telefone nunca contam, pelo mesmo motivo. Quando só o endereço de e-mail coincide, o visitante fica sabendo que esse endereço já tem uma reunião e como alterá-la pelo e-mail de convite, e nada sobre a reunião em si.

Alguém com um novo endereço de e-mail em um novo navegador ainda parece uma pessoa nova. O código de e-mail garante que cada endereço é real, e um mesmo endereço de internet pode agendar no máximo três reuniões por dia. Desative quando as pessoas voltam com frequência, como em uma clínica ou com um professor particular.

Gerencie o dia a partir de Próximas

Vendas → Reuniões → Próximas abre em Próximos 7 dias: suas reuniões agrupadas por dia (Hoje, Amanhã e depois cada data), cada uma com o horário, o horário do próprio visitante quando ele está em outro fuso horário, nome, empresa, e-mail e telefone, onde a reunião acontece e Entrar. Acima, A próxima reunião diz quando ela começa ("Em 45 min") com Entrar e, se você confirma cada reunião primeiro, Esperando por você lista as solicitações a responder. Dia mostra um dia por vez, e Todas as reuniões tem filtros e Exportar CSV para uma planilha. Os horários estão no fuso horário da sua empresa.

Abra uma reunião para ver o link de acesso, o link de início do próprio anfitrião, os dados e as respostas do visitante, o que ele perguntou ao bot antes de agendar, o chat de onde ela veio e Reuniões anteriores com esta pessoa, reconhecidas da mesma forma que em uma reunião por pessoa.

• Alterar horário move uma reunião que ainda não começou: escolha um dia e um dos horários livres dele. Seus horários de reunião e o calendário do anfitrião continuam valendo, mas não a antecedência mínima nem o limite de quanto tempo à frente os visitantes podem agendar. O evento do calendário é movido, o visitante vê o novo horário no chat dele e o convite acompanha a mudança (pelo calendário, ou pelo Telybot quando nenhum calendário o envia). Uma mudança feita pela sua equipe não conta para as duas mudanças que um visitante pode fazer.
• Confirmar ou Recusar uma solicitação. O visitante vê sua resposta no chat dele e uma confirmação é enviada por e-mail quando nenhuma agenda enviar uma.
• Cancelar reunião, com um motivo se desejar: o evento é removido da agenda e o visitante é informado no chat.
• Após o horário, selecione Marcar como feito ou Marcar como falta. Uma reunião confirmada que ninguém marcou é concluída automaticamente uma semana depois, e uma solicitação que ninguém respondeu é recusada automaticamente no dia seguinte ao horário, com uma mensagem no chat do visitante para que ele possa agendar outra.
• Uma Nota para a sua equipe fica salva com a reunião; o visitante nunca a vê.

Enquanto as reuniões estão ativadas, o Painel mostra um cartão Reuniões de hoje: quantas há hoje e quando começa a próxima. Com o complemento, mas com as reuniões ainda desativadas, o mesmo cartão mostra o que falta fazer e abre Configurar.

Um agendamento marca o chat como um lead Qualificado em Leads, fazendo o funil avançar sem que ninguém precise digitar. A empresa recebe um e-mail a cada nova reunião (o e-mail de contato do bot ou dos proprietários), e quem ativou os Alertas por WhatsApp (no topo de Próximas, Pedidos, Agendamentos ou Candidatos) também recebe uma mensagem: o número e o horário da reunião com um link, nunca o nome ou os detalhes do visitante.

O que consta no evento da agenda

O evento recebe o título com o nome da reunião e o nome do visitante. A descrição contém o e-mail e telefone do visitante, sua empresa, o que gostaria de abordar, suas respostas às suas perguntas, seu fuso horário, a página de onde agendou e as últimas perguntas feitas ao bot, para que o anfitrião inicie a reunião sabendo do que se trata. O visitante é convidado do evento, portanto lembretes, reagendamentos e acesso à reunião funcionam na agenda que você já usa.

Sem calendário

Com Sem calendário, o visitante escolhe um horário livre dentro dos horários que você definiu e a reunião é agendada na hora, com seu próprio link de reunião ou por chamada telefônica:

• O visitante confirma o e-mail com um código de 6 dígitos, e o Telybot envia a ele por e-mail, em nome do seu negócio, um convite de calendário com o link. Sua equipe recebe o mesmo convite com os dados do visitante, então, ao aceitá-lo, a reunião entra no seu calendário. Quem estiver em Convidar também recebe o convite da mesma forma.
• Em uma chamada telefônica, o número do visitante é sempre pedido, para que sua equipe tenha para onde ligar.
• Uma mudança de horário envia os dois convites de novo com o novo horário, e um cancelamento os retira.
• Desse jeito, o Telybot não consegue ver os outros compromissos do seu calendário, então evita apenas as próprias reuniões e respeita os horários que você definiu. Conecte um calendário para que os horários ocupados também fiquem de fora.

Com Confirmo cada reunião primeiro ativado, cada agendamento vira uma solicitação que você confirma em Próximas, e o convite é enviado quando você confirma. O mesmo acontece quando o calendário de um anfitrião não pode ser usado e você não tem um link de reserva: ainda não há onde se reunir, então a reunião fica aguardando você.

Quem da sua equipe vê o quê?

O proprietário, os administradores e os atendentes veem e gerenciam as reuniões, assim como fazem com os pedidos; os editores não. Todos veem as conexões e quem fez cada uma; um membro desconecta a própria conexão, e o proprietário e os administradores podem desconectar a de qualquer pessoa.

O que é armazenado e por quanto tempo

Uma reunião mantém o nome, e-mail e telefone do visitante, a empresa, o assunto e as respostas, as últimas perguntas feitas ao bot, a data/hora, o anfitrião e o link para entrar. O nome, dados de contato, respostas, perguntas e notas são apagados 180 dias após a reunião; o registro da reunião e seu resultado permanecem até você excluir a empresa. O Telybot lê sua agenda apenas como horários ocupados e livres, e não guarda nada disso. Veja Seus dados.