Встречи: демонстрации и звонки, забронированные в чате

Telybot Meetings позволяет посетителю забронировать демонстрацию или звонок прямо во время общения с вашим ботом. Он выбирает свободное время, встреча попадает в ваш календарь со ссылкой для подключения, и приглашение отправляется автоматически. Вы найдёте её в панели управления в разделе Продажи → Встречи: на вкладках Предстоящие, Настройка и Подключения.

Встречи — это дополнение. Оно входит в тариф Масштаб. На тарифах Стартовый или Рост его можно добавить на странице Тариф за ежемесячную плату, и оно продлевается вместе с вашим тарифом в рамках одного платежа.

Настройка в три шага

На вкладке Продажи → Встречи → Настройка три шага. Карточка вверху показывает, что сделано, что дальше, а также переключатель. Кнопка Сохранить сохраняет вашу работу на любом этапе.

1. Куда записываются встречи

• Мы рекомендуем вариант В ваш календарь. Посетитель выбирает свободное время, и встреча сразу бронируется в собственном календаре хоста — Google Calendar или Microsoft 365. Приглашение отправляет календарь, а время, которое там занято, никогда не предлагается.
• Для варианта Без календаря ничего подключать не нужно. Посетители выбирают свободное время, и встреча сразу бронируется: Telybot отправляет им и вашей команде по email приглашение в календарь — с вашей собственной ссылкой на встречу или как телефонный звонок. Включите Я сначала подтверждаю каждую встречу, чтобы вместо этого подтверждать каждую встречу на вкладке Предстоящие.

При первом варианте подключите календарь в той же карточке:

1. В блоке Ваш календарь нажмите Подключить рядом с Google Calendar или Microsoft 365.
2. Войдите в систему и разрешите запрошенный доступ. Telybot использует это разрешение исключительно для добавления, изменения и удаления создаваемых им событий и проверки вашей занятости. Он никогда не читает ваши остальные события.
3. Вы вернётесь на страницу Настройка, и календарь будет отображаться как Подключено. Хостом становится первый подключившийся человек, поэтому бизнесу из одного человека никогда не нужно ничего выбирать.

Затем в той же карточке выберите формат встречи:

• Google Meet или Microsoft Teams: ссылку создаёт календарь хоста — Google Meet для календаря Google и Teams для Microsoft 365. Для Teams нужна рабочая или учебная учётная запись. Хост с личной учётной записью Outlook может использовать Zoom, вашу собственную ссылку или телефонный звонок.
• Zoom: каждый хост подключает свою учётную запись Zoom, и каждая встреча получает собственную ссылку Zoom с включённым залом ожидания. Zoom работает как с календарём, так и без него.
• Ваша собственная ссылка на встречу: каждый раз одна и та же комната, например ссылка Meet, Teams, Zoom, Webex или Whereby, которая у вас уже есть.
• Телефонный звонок: ваша команда звонит посетителю в выбранное им время.

С Meet, Teams или Zoom можно добавить резервную ссылку, которая используется при сбое подключения.

В той же карточке команда выбирает хостов в блоке Кто ведёт. У каждого имени указано, что используется для встреч этого человека или что ему ещё нужно подключить, а тот, кто ещё не подключился, пропускается, пока не подключится. Если хостов два или больше, выберите По очереди в блоке Несколько хостов: каждое бронирование направляется хосту, который свободен в это время и кому дольше всех не назначали встречу. Тот, кто подключил оба календаря, выбирает, куда записываются новые встречи (Новые встречи записываются в), а занятое время в обоих календарях никогда не предлагается. В одной команде можно сочетать оба варианта: один хост в Google Calendar, другой в Microsoft 365.

2. Когда проходят встречи

Назовите встречу («Демо продукта», «Вводный звонок»), выберите её длительность (15, 20, 30, 45 или 60 минут) и задайте Часовой пояс и часы для каждого дня недели. Посетители видят свободное время в своём часовом поясе.

3. Включите встречи

Когда у шагов 1 и 2 отображается Готово, включите Предлагать встречи в чате и сохраните. Кнопка Попробовать в чате открывает Ваш бот → Тест, где бронирование помечается как тестовое и никогда не учитывается.

Дополнительные настройки

В свёрнутом блоке Дополнительные настройки под шагами находится всё остальное:

• как часто может начинаться встреча и интервал до и после каждой встречи;
• минимальное время до бронирования, на сколько дней вперёд открыта запись, до какого момента посетитель может перенести или отменить встречу, и дневной лимит встреч;
• нерабочие дни;
• что спросить: номер телефона, компанию, что посетитель хотел бы обсудить, и до трёх собственных вопросов — с текстовым ответом или выбором варианта;
• Подтвердите email кодом;
• Кнопка: текст кнопки встречи в чате, до 30 символов, например «Назначить встречу». Если оставить пустым, на ней будет «Записаться на демо продукта» с названием вашей встречи, на языке чата;
• Одна встреча на человека — включена, если вы её не отключите (см. ниже);
• Также пригласить — до пяти адресов электронной почты, приглашённых на каждую встречу, например общий почтовый ящик отдела продаж, и Строка в подтверждении («Подготовьте свои вопросы»).

Все учётные записи в одном месте: Подключения

На вкладке Продажи → Встречи → Подключения перечислены все календари и учётные записи Zoom, подключённые вашей командой, — по одной карточке для Google Calendar, Microsoft 365 и Zoom. Для каждой учётной записи видно, кому она принадлежит, работает ли она, проводит ли этот человек встречи и сколько предстоящих встреч в ней забронировано. На каждой карточке также указано, через какое приложение подключается платформа: через приложение Telybot или через ваше собственное (см. ниже).

• Подключить добавляет вашу собственную учётную запись. Каждый подключает свою, войдя под своим именем, и возвращается на эту страницу.
• Проверить создаёт одно событие, затем удаляет его и сообщает, что подключение работает. Кроме того, Telybot проверяет каждое подключение каждую ночь.
• Кнопка Переподключить появляется у учётной записи, которая перестала работать. Переподключить её может только владелец, поэтому у учётной записи коллеги указано, что нужно попросить его.
• Отключить сначала показывает, сколько предстоящих встреч забронировано в этой учётной записи. Владелец и администраторы могут отключить учётную запись любого участника.

В блоке Другие форматы встречи показаны ваша собственная ссылка на встречу и телефонный звонок, для которых ничего подключать не нужно. Webex, Whereby, Jitsi или любое другое приложение работает через вашу собственную ссылку на встречу. Эти же учётные записи вместе со всем остальным, к чему подключён ваш бот, также перечислены в разделе Рабочая область → Подключения.

Когда подключение меняется

Отключить сразу удаляет учётную запись. Встречи, которые проводились через неё и ещё не состоялись, теряют событие и ссылку для подключения и возвращаются в запросы на вкладке Предстоящие, чтобы вы снова подтвердили их с другим хостом; посетителю сообщается об этом в чате. Если это был последний хост с рабочим подключением, встречи продолжают бронироваться с вашей собственной ссылкой на встречу или по телефону, с приглашением от Telybot, пока кто-нибудь снова не подключится; если нет ни того, ни другого, чат до тех пор перестаёт предлагать встречи. Встреча в Zoom хоста, которой нет ни в одном календаре, переходит на вашу собственную ссылку, когда Zoom этого хоста отключают, и её приглашение обновляется.

Если подключение перестаёт работать (из-за смены пароля или отзыва разрешения), Telybot пытается восстановить его самостоятельно, а затем снова — когда следующий посетитель запросит встречу. Пока оно не заработает, бронирование проходит с вашей резервной ссылкой и приглашением от Telybot, если такая ссылка у вас есть, а если нет — становится запросом, который вы подтверждаете; на страницах Настройка и Подключения отображается Требуется повторное подключение, а человеку, создавшему подключение, отправляется письмо, не чаще одного раза в день. Кнопка Переподключить это исправляет.

Когда ваш ИТ-администратор должен утвердить Telybot

В некоторых организациях на Microsoft 365 утверждать новые приложения может только ИТ-администратор. При подключении Microsoft сообщает об этом, а Telybot подсказывает, что делать дальше:

1. На вкладке Продажи → Встречи → Подключения откройте блок Если ваша организация должна сначала утвердить Telybot на карточке Microsoft 365.
2. Нажмите Скопировать ссылку для утверждения и отправьте её своему ИТ-администратору.
3. Администратор открывает ссылку, входит в систему и один раз утверждает Telybot для всех в вашей организации. Затем Microsoft возвращает его на эту страницу.
4. Снова нажмите Подключить.

Приложения Telybot или ваши собственные

Ваша команда подключает Google Calendar, Microsoft 365 и Zoom через собственные приложения Telybot, поэтому ничего настраивать не нужно: каждый нажимает Подключить и входит под своей учётной записью. Если на карточке указано, что платформа недоступна, добавьте для неё собственное приложение, как описано ниже.

Если ваш бизнес предпочитает использовать собственное приложение для Google, Microsoft или Zoom, владелец или администратор может переключиться на него — для любой из трёх платформ — на её карточке на вкладке Продажи → Встречи → Подключения или в блоке Приложения Google, Microsoft и Zoom на странице Рабочая область → Подключения:

1. Откройте Использовать вместо этого собственное приложение Google (или Microsoft, или Zoom).
2. Создайте приложение в Google Cloud console, Microsoft Entra admin center или Zoom App Marketplace, следуя шагам на карточке. Перенесите в своё приложение URI перенаправления и разрешения, которые показывает карточка.
3. Вставьте Client ID и секрет клиента вашего приложения и нажмите Проверить и сохранить. Перед сохранением Telybot спрашивает у провайдера, принимает ли он их, и хранит секрет в зашифрованном виде.

С этого момента новые подключения идут через ваше приложение. Уже подключённые учётные записи продолжают работать через приложение, через которое они были подключены, пока не подключатся заново. Если вы удалите собственное приложение или сохраните вместо него другое, новые подключения пойдут через приложение Telybot или через новое, а учётные записи и подключения Google Sheets, сделанные через старое, будут отмечены для повторного подключения, и их владельцы получат письмо; перед удалением карточка показывает, сколько их.

Собственное приложение Google должно быть опубликовано и проверено Google, если только все, кто подключается, не входят в ваш собственный Google Workspace. До этого Google предупреждает, что приложение не проверено, а учётные записи, подключённые, пока оно в режиме тестирования, перестают работать через семь дней.

Что видит посетитель?

Под приветствием чат показывает Записаться на демо продукта, а рядом с полем для сообщения до конца чата остаётся кнопка календаря. Когда посетитель нажимает её или спрашивает «можно мне демо?», «можете рассказать про цены?» или «забронировать звонок» на любом языке, бот сразу отвечает четырьмя ближайшими свободными вариантами, не больше двух в день, в часовом поясе самого посетителя: «С удовольствием запишу вас на демо продукта (30 мин, онлайн). Выберите время ниже или напишите удобные вам день и время». Больше вариантов открывает всё свободное время по дням. Когда бот не может ответить на вопрос и переводит диалог на человека, он также предлагает Вам удобнее записаться на демо продукта?

Посетитель может и сам написать время — по своим часам:

Время всегда повторяется, прежде чем что-либо будет забронировано. Если до конца периода, открытого для записи, свободного времени нет совсем, бот сообщает об этом и предлагает Связаться с сотрудником, если ваш бот принимает сообщения.

1. Нажатие на время открывает одну короткую форму: вверху это время и кнопка Изменить, чтобы выбрать другое, затем имя и email для отправки приглашения, а потом все запрошенные вами данные. То, что чат уже знает (например, имя из приветствия), заполняется автоматически. Если чат знает имя и email, а вы не спрашиваете ничего обязательного, хватает одного нажатия: «Записать Asha Rao (asha@example.com) на чт, 28 окт., 15:00?»
2. Если календарь не отправляет приглашение (Zoom сам по себе или отсутствие подключения), бот отправляет 6-значный код на этот адрес и сначала запрашивает его в чате, чтобы подтверждение дошло на адрес, который точно принадлежит посетителю. Опция Подтвердите email кодом в блоке Дополнительные настройки на вкладке Настройка запрашивает его при каждом бронировании.
3. Карточка в чате показывает номер встречи, время в часовом поясе клиента и кнопки Подключиться к встрече, Добавить в календарь (Google Calendar, Outlook или Apple и любой другой календарь), Выберите другое время и Отменить встречу. Google и Microsoft отправляют стандартное приглашение со ссылкой; в остальных случаях её содержит письмо от Telybot в виде приглашения в календарь — со ссылкой, которая открывает чат на этой встрече, чтобы перенести или отменить её с любого устройства.

Посетитель может перенести встречу дважды и отменить ее до установленного вами дедлайна. При переносе сохраняются то же событие и та же ссылка для подключения. Карточка остается в чате при его повторном открытии.

Одна встреча на человека

Если вы не отключите это в блоке Дополнительные настройки, каждый человек ограничен одной встречей:

• Тот, у кого есть предстоящая встреча, не может записаться на другую. Когда он нажимает кнопку или просит демонстрацию, бот показывает его встречу вместо свободного времени, с кнопками Выберите другое время и Отменить встречу. Изменить время можно всегда.
• Каждый записывается не чаще раза в день — по вашему часовому поясу. Отменить встречу и записаться снова в тот же день нельзя; встреча, которую отменила или отклонила ваша команда, не считается. Тесты из Ваш бот → Тест никогда не учитываются.

«Тот же человек» — это тот же чат, тот же браузер, тот же вошедший в систему клиент вашего собственного сайта или приложения или тот же адрес электронной почты, после того как его владелец подтвердил его кодом (для Gmail — в том числе с добавленными точками или знаком «+»): без календаря — всегда, а с календарём — когда включено Подтвердите email кодом. Адрес, который никто не подтвердил, никогда не учитывается, поэтому никто не может заблокировать постороннего, введя его адрес; номера телефонов не учитываются никогда по той же причине. Если совпадает только адрес электронной почты, посетителю сообщают, что на этот адрес уже назначена встреча и как изменить её через письмо с приглашением, и ничего о самой встрече.

Человек с новым адресом электронной почты в новом браузере всё равно выглядит как новый. Код из email подтверждает, что каждый адрес настоящий, а с одного интернет-адреса можно записаться не более чем на три встречи в день. Отключите это правило, если к вам часто возвращаются, например в клинику или к репетитору.

Управляйте днями с помощью вкладки Upcoming

Продажи → Встречи → Предстоящие открывается в режиме Следующие 7 дней: ваши встречи сгруппированы по дням (Сегодня, Завтра, затем каждая дата), и у каждой указаны время, собственное время посетителя, если он в другом часовом поясе, его имя, компания, email и телефон, место встречи и кнопка Присоединиться. Над списком блок Следующая встреча показывает, когда она начнётся («Через 45 мин»), с кнопкой Присоединиться, а если вы сначала подтверждаете каждую встречу, в блоке Ждёт вас собраны запросы, на которые нужно ответить. День показывает по одному дню, а во вкладке Все встречи есть фильтры и Экспорт в CSV для таблицы. Время указано в часовом поясе вашего бизнеса.

Откройте встречу, чтобы увидеть ссылку для подключения, собственную ссылку хоста для начала встречи, данные и ответы посетителя, что он спрашивал у бота перед записью, чат, из которого пришла встреча, и Прежние встречи с этим человеком — их распознают так же, как для правила «одна встреча на человека».

• Изменить время переносит встречу, которая ещё не началась: выберите день и свободное время в этот день. Ваши часы встреч и календарь хоста по-прежнему учитываются, а минимальный срок записи и то, насколько вперёд могут записываться посетители, — нет. Событие в календаре переносится, посетитель видит новое время в своём чате, а его приглашение переносится вместе со встречей (из календаря или от Telybot, если календарь его не отправляет). Перенос, сделанный вашей командой, не засчитывается в два переноса, которые может сделать посетитель.
• Подтвердить или Отклонить запрос. Посетитель увидит ваш ответ в своем чате, а подтверждение будет отправлено по email, если календарь не отправляет его автоматически.
• Отменить встречу, при желании с указанием причины: событие удаляется из календаря, а посетителю сообщают об этом в чате.
• По истечении времени нажмите Выполнено или Отметить неявку. Подтвержденная встреча, которую никто не отметил, автоматически закрывается как выполненная через неделю, а оставшийся без ответа запрос отклоняется автоматически на следующий день после назначенного времени, оставляя посетителю сообщение в чате с возможностью записаться снова.
• Заметка для команды сохраняется вместе со встречей; посетитель её никогда не видит.

Пока встречи включены, на странице Сводка есть карточка Встречи сегодня: сколько встреч сегодня и когда начнётся следующая. Если дополнение подключено, но встречи ещё выключены, та же карточка показывает, что осталось сделать, и открывает вкладку Настройка.

Бронирование помечает чат как лид со статусом Квалифицирован в разделе Лиды, так что воронка движется без ввода от кого-либо. Для каждой новой встречи бизнесу отправляется письмо (на контактный email бота или владельцам), а любой, кто включил Уведомления в WhatsApp (вверху экранов Предстоящие, Заказы, Записи или Кандидаты), тоже получает сообщение: номер и время встречи со ссылкой, но никогда имя или данные посетителя.

Что находится в событии календаря

В названии события указываются имя встречи и имя посетителя. В его описании содержатся email и телефон посетителя, его компания, тема для обсуждения, ответы на ваши вопросы, его часовой пояс, страница, с которой было совершено бронирование, и последние вопросы боту — чтобы хост открывал встречу с пониманием ее сути. Посетитель является гостем события, поэтому напоминания, переносы и подключение работают в привычном вам календаре.

Без календаря

В варианте Без календаря посетитель выбирает свободное время в пределах заданных вами часов, и встреча сразу бронируется — с вашей собственной ссылкой на встречу или как телефонный звонок:

• Посетитель подтверждает свой email 6-значным кодом, и Telybot от имени вашего бизнеса отправляет ему по email приглашение в календарь со ссылкой. Ваша команда получает такое же приглашение с данными посетителя, и если его принять, встреча появится в вашем календаре. Его также получают все, кто указан в поле Также пригласить.
• Для телефонного звонка у посетителя всегда спрашивают номер, чтобы вашей команде было куда позвонить.
• При переносе оба приглашения отправляются заново с новым временем, а при отмене — отзываются.
• В этом случае Telybot не видит другие события в вашем календаре, поэтому избегает только своих собственных встреч и придерживается заданных вами часов. Подключите календарь, чтобы занятое время тоже исключалось.

Когда включено Я сначала подтверждаю каждую встречу, каждая запись становится запросом, который вы подтверждаете на вкладке Предстоящие, и приглашение отправляется после вашего подтверждения. То же самое происходит, когда календарь хоста нельзя использовать, а резервной ссылки у вас нет: встретиться пока негде, поэтому встреча ждёт вас.

Кто в вашей команде что видит?

Владелец, администраторы и агенты видят встречи и работают с ними так же, как с заказами; редакторы — нет. Все они видят подключения и автора каждого из них: участник отключает свое подключение, а владелец и администраторы могут отключить любое.

Что и сколько хранится

Встреча сохраняет имя, email и телефон посетителя, его компанию, тему и ответы, последние вопросы, заданные боту, время, хост и ссылку для подключения. Имя, контактные данные, ответы, вопросы и заметки стираются через 180 дней после встречи; запись о встрече и ее результат остаются до удаления бизнеса. Telybot считывает ваш календарь только как занятое и свободное время и ничего из него не сохраняет. См. Ваши данные.