Приём записей

Когда записи включены, пациент или клиент записывается на одну из ваших услуг, не выходя из чата: выбирает день, видит действительно свободное время и оставляет имя и номер телефона. Вы подтверждаете запись на экране Записи, и карточка записи в чате меняется на «Подтверждена» с кнопкой «Добавить в календарь». Оплаты в чате нет: клиент платит при визите.

Сначала нужно заполнить услуги, указав длительность каждой, и отметить Клиенты могут записаться на это в чате у тех, на которые можно записываться.

Задайте часы приёма

В разделе Услуги → Настройки включите Принимать записи в чате и заполните:

Часовой пояс — всё время показывается в вашем поясе, что бы ни показывал телефон клиента.
Часы приёма — один или несколько интервалов в день, например 10:00–13:30 и 16:30–20:00; день без часов считается нерабочим.
Длина слота — от 10 до 60 минут. Услуга длиннее одного слота занимает столько слотов, сколько ей нужно.
Записей на один слот — количество кресел, кабинетов или сотрудников, работающих одновременно.
Записываться минимум за, На сколько дней вперёд открыта запись (до 90) и Клиенты могут отменить в чате не позже чем за — за какое время до визита клиент ещё может отменить запись.
Нерабочие дни — праздники и выходные. Прошедшие даты удаляются сами.

Настройки в разделе Ответы клиентам действуют и здесь: подтверждать каждую запись автоматически или подтверждать каждую самостоятельно, а также сколько минут может пройти, прежде чем ожидающему клиенту покажут номер телефона из данных вашей компании.

Что делает клиент

У услуги, на которую можно записаться, на карточке есть кнопка Записаться. Она открывает ленту дней — нерабочие дни выделены серым — и свободное время выбранного дня. Клиент выбирает время, указывает имя и номер телефона, при желании оставляет заметку и отправляет заявку. Если кто-то другой займёт это время, пока он выбирает, ему сообщат об этом и снова покажут этот день; два человека никогда не займут одно последнее место.

Карточка записи остаётся в чате клиента и появляется снова, когда он возвращается на ваш сайт через несколько дней. На вопросы «Моя запись подтверждена?» или «Когда у меня запись?» бот отвечает по самой записи, без AI. Бот никогда не может записать, перенести, подтвердить или отменить что-либо и не видит, какое время свободно, поэтому не может его пообещать. Зато он знает ваши часы работы и нерабочие дни, так что на вопрос «Вы работаете 25 декабря?» даст прямой ответ.

Экран «Записи»

В блоке Ждёт вас собраны заявки, на которые нужно ответить: Подтвердить или Отклонить с указанием причины, которую увидит клиент. Ниже — выбранный день по порядку времени, в вашем часовом поясе. Когда время визита наступило, нажмите Отметить выполненным или Отметить неявку; заявку, время которой прошло до того, как на неё ответили, можно только отклонить. Отменить запись освобождает слот в любой момент до визита.

Новые заявки, как и заказы, подают звуковой сигнал и выводят значок; пока открыт экран «Записи», сигнал звучит и тогда, когда клиент сам отменяет запись. Каждая заявка также приходит письмом на контактную почту вашего бота, а если её нет — владельцам компании: в письме сказано, что клиент оставил заметку, но никогда — что в ней написано. В одном чате одновременно может быть три открытые записи. Все записи показывает их списком с фильтрами и кнопкой Экспорт в CSV.

Уведомления в WhatsApp

Тот же переключатель Уведомления в WhatsApp есть вверху экрана «Записи»: каждая заявка приходит сообщением в WhatsApp на телефон, с которым вы входите, — услуга и время, со ссылкой, — а если никто не ответил на неё за ваше время ожидания, следует одно напоминание. Заметка в сообщение никогда не попадает.

Заметка остаётся у вас

В этой заметке пациенты пишут о симптомах. Она видна только на экране «Записи» и в его экспорте в CSV и больше нигде: она никогда не отправляется в ИИ и никогда не попадает в письма. Имя, телефон и заметка клиента удаляются через 180 дней. См. Ваши данные.

Один календарь охватывает весь бизнес; отдельных календарей для каждого врача или мастера пока нет.