Spotkania: demo i rozmowy rezerwowane w czacie

Telybot Meetings pozwala odwiedzającemu zarezerwować demo lub rozmowę podczas rozmowy z Twoim botem. Wybierają wolny termin, spotkanie trafia do Twojego kalendarza z linkiem do dołączenia, a zaproszenie wysyła się automatycznie. Znajdziesz to w panelu pod Sprzedaż → Spotkania: Nadchodzące i Ustawienia.

Spotkania to dodatek. Jest dostępny w planie Scale i Enterprise. W planie Starter lub Growth dodasz go ze strony Plan za miesięczną opłatą, a odnawia się razem z Twoim planem w tej samej płatności.

Połącz swój kalendarz

Telybot zapisuje każde spotkanie w kalendarzu, którego już używa Twój zespół, i odczytuje z niego zajęcia, więc nigdy nie oferuje zajętego terminu. Połącz jedno z trzech:

• Google Calendar dodaje wydarzenie do Google Calendar i link do Google Meet. Google wysyła zaproszenie.
• Microsoft 365 dodaje wydarzenie do Outlooka i link do Teams na koncie firmowym lub szkolnym. Microsoft wysyła zaproszenie. Na osobistym koncie Outlook pojawia się tylko wydarzenie, bez linku do Teams; sparuj je z Zoomem lub stałym linkiem.
• Zoom udostępnia link do Zoom z włączoną salą oczekującą. Zoom nie jest kalendarzem, więc działa samodzielnie lub obok Google lub Microsoft.

1. Otwórz Firma → Połączenia i naciśnij Połącz obok usługi, z której korzysta Twój zespół.
2. Zaloguj się tam i zezwól na żądane działania. Telybot używa tych uprawnień wyłącznie do dodawania, edytowania i usuwania tworzonych przez siebie wydarzeń oraz do sprawdzania, kiedy masz wolny czas; nigdy nie odczytuje Twoich innych wydarzeń.
3. Wróć do sekcji Połączenia i naciśnij Sprawdź. Telybot tworzy jedno wydarzenie, usuwa je, a następnie informuje, że połączenie działa. Każde połączenie jest ponownie sprawdzane co noc.
4. Otwórz Sprzedaż → Spotkania → Ustawienia i wybierz Gdzie trafia wydarzenie oraz Sposób spotkania. Oferowane są tylko pary dozwolone przez Twoje połączenia; pozostałe wyjaśniają, dlaczego są wyszarzone.

Każdy członek zespołu łączy własne konto; połączenie należy do osoby, która je utworzyła, a każdy, kto może otworzyć Połączenia, widzi, czyje ono jest. Rozłącz usuwa je natychmiast. Spotkania, które prowadziło, a które jeszcze się nie odbyły, tracą swoje wydarzenie i link do dołączenia, a wracają do listy Nadchodzące, abyś mógł je ponownie potwierdzić z innym prowadzącym; odwiedzający jest o tym informowany w czacie. Jeśli połączenie przestanie działać — zmiana hasła, odwołanie uprawnień — Telybot próbuje je naprawić samodzielnie, a ponownie, gdy następny odwiedzający poprosi o spotkanie; dopóki nie zacznie działać, bot nadal rezerwuje jako żądania do potwierdzenia, Połączenia wyświetla Wymagane ponowne połączenie, a osoba, która utworzyła połączenie, otrzymuje e-mail, maksymalnie raz dziennie.

Konto pracownicze Microsoft może wyświetlić na własnej stronie Microsoftu informację, że najpierw administrator musi zatwierdzić Telybot. Poproś administratora o zezwolenie, a następnie naciśnij ponownie Połącz.

Skonfiguruj spotkanie

1. W sekcji Spotkanie nazwij je ("Product demo", "Intro call") i wybierz jego długość: 15, 20, 30, 45 lub 60 minut.
2. W sekcji Gospodarze wybierz Jedna osoba lub Wielu gospodarzy. Gospodarzem mogą być tylko członkowie zespołu z działającym połączeniem. W przypadku wielu gospodarzy każda rezerwacja trafia do osoby, która jest w danym czasie wolna i najdawniej otrzymała ostatnie spotkanie; nikt nie jest proszony o wybieranie konkretnej osoby.
3. W sekcji Twoje godziny, Twój zespół ustaw godziny każdego dnia tygodnia, dni, w których jesteś zamknięty, przerwę przed i po każdym spotkaniu, najwcześniejszy termin, w którym odwiedzający mogą rezerwować, jak daleko w przyszłości otwiera się kalendarz, do kiedy odwiedzający mogą zmieniać lub anulować spotkanie oraz limit spotkań dziennie.
4. W sekcji Twoje własne pytania dodaj do trzech pytań, każde z odpowiedzią tekstową lub wyborem, i zdecyduj, czy pytać o numer telefonu i firmę oraz o to, co chcą omówić.
5. Włącz Oferuj spotkania w czacie i zapisz.

Zaproś również dodaje do pięciu adresów e-mail do każdego spotkania, np. wspólną skrzynkę sprzedażową. Wiersz w potwierdzeniu trafia do potwierdzenia dla odwiedzającego („Miej gotowe pytania”). Łączenie awaryjne to sala spotkań, którą już posiadasz; jest używana, gdy połączenie się urywa, oraz służy jako łącze, gdy w ogóle nie masz połączenia.

Co widzi odwiedzający?

Osoba, która pyta Twojego bota: „Czy mogę dostać demo?”, „Czy możemy porozmawiać o cenniku?” lub „Zarezerwuj rozmowę”, albo naciśnie Zarezerwuj demo produktu pod powitaniem, dostaje natychmiastową odpowiedź: „Chętnie. Wybierz termin, który Ci pasuje, a ja to ustawię.” Gdy bot nie może odpowiedzieć na pytanie i przekazuje rozmowę do człowieka, oferuje również Czy wolisz zarezerwować demo produktu?

1. Wybierz termin wyświetla pasek dni, a następnie wolne godziny wybranego dnia, w strefie czasowej odwiedzającego, z nazwami. Godziny zajęte w kalendarzu gospodarza, wewnątrz przerwy lub zbyt bliskie terminu nigdy nie są wyświetlane.
2. Jeden krótki formularz: imię i e-mail, na który trafi zaproszenie, a następnie to, o co poprosiłeś. Dane, które czat już zna, np. imię z powitania, zostaną uzupełnione automatycznie.
3. Gdy żaden kalendarz nie wyśle zaproszenia — np. samo Zoom lub brak połączenia — bot wysyła 6-cyfrowy kod na ten adres e-mail i najpierw prosi o niego w czacie, aby potwierdzenie trafiło na adres, który jest udowodniony jako jego. Potwierdź e-mail kodem w Ustawienia wymaga go przy każdej rezerwacji.
4. Karta w czacie pokazuje numer spotkania, godzinę w strefie czasowej rozmówcy oraz Dołącz do spotkania, Dodaj do kalendarza, Wybierz inny termin i Anuluj spotkanie. Google i Microsoft wysyłają standardowe zaproszenie z linkiem; w pozostałych przypadkach link znajduje się w e-mailu potwierdzającym od Telybot, wraz z plikiem kalendarza.

Odwiedzający może przenieść spotkanie dwa razy i odwołać je do momentu ustalonego limitu. Przeniesienie zachowuje to samo wydarzenie i ten sam link do dołączenia. Karta nadal jest widoczna, gdy ponownie otworzą czat.

Zarządzaj dniem z zakładki Nadchodzące

Sprzedaż → Spotkania → Nadchodzące pokazuje oczekujące żądania na górze, a następnie dzień w strefie czasowej Twojej firmy, z Wszystkimi spotkaniami i eksportem do arkusza kalkulacyjnego. Otwórz spotkanie, aby zobaczyć link do dołączenia, własny link startowy gospodarza, dane i odpowiedzi odwiedzającego, o co pytali bota przed rezerwacją oraz czat, z którego pochodzi.

• Potwierdź lub Odrzuć prośbę. Gość widzi Twoją odpowiedź w swoim czacie, a potwierdzenie jest wysyłane e-mailem, gdy kalendarz nie wysyła go automatycznie.
• Anuluj spotkanie, z podaniem powodu, jeśli chcesz: wydarzenie zostanie usunięte z kalendarza, a odwiedzający zostanie o tym poinformowany w czacie.
• Po terminie kliknij Zrobione lub Oznacz nieobecność. Potwierdzone spotkanie, które nikt nie oznaczy, zostanie zamknięte jako zakończone po tygodniu, a prośba, na którą nikt nie odpowiedział, zostanie automatycznie odrzucona dzień po terminie, z informacją w czacie odwiedzającego, aby mógł zarezerwować inny termin.
• Notatka dla Twojego zespołu pozostaje przy spotkaniu; odwiedzający nigdy jej nie zobaczą.

Rezerwacja oznacza czat jako Zakwalifikowany lead w zakładce Leads, dzięki czemu lejek sprzedaży przesuwa się bez niczyjego pisania. Firma otrzymuje powiadomienie e-mail o każdym nowym spotkaniu (na adres kontaktowy bota lub właścicieli), a każdy, kto włączył Powiadomienia WhatsApp na stronie Zamówienia, również otrzymuje wiadomość: numer i godzinę spotkania wraz z linkiem, bez podawania nazwiska ani danych odwiedzającego.

Co znajduje się w wydarzeniu kalendarzowym

Wydarzenie ma tytuł z nazwą spotkania i imieniem gościa. W opisie znajdują się e-mail i numer telefonu gościa, jego firma, tematy, które chce omówić, odpowiedzi na Twoje pytania, strefa czasowa, strona, z której dokonał rezerwacji, oraz ostatnie pytania zadane botowi. Dzięki temu gospodarz otwiera spotkanie, wiedząc, o czym ma być. Gość jest uczestnikiem wydarzenia, więc przypomnienia, zmiany i dołączanie działają w kalendarzu, którego już używasz.

Bez połączenia

Spotkania działa o jeden poziom niżej bez żadnych połączeń: każda rezerwacja to prośba, którą potwierdzasz w Nadchodzące, odwiedzający potwierdzają swój e-mail kodem, a potwierdzenie zawiera plik kalendarza i Twój stały link, lub informuje, że oddzwonisz. Reszta pozostaje bez zmian.

Kto w Twoim zespole co widzi?

Właściciel, administratorzy i agenci widzą spotkania i mogą podejmować wobec nich działania, tak jak w przypadku zamówień – edytorzy nie mają takiej możliwości. Wszyscy widzą połączenia oraz to, kto ich dokonał; członek zespołu rozłącza swoje własne połączenie, a właściciel oraz administratorzy mogą rozłączyć dowolne połączenie.

Co jest przechowywane i przez jak długo

Spotkanie zapisuje imię, e-mail i numer telefonu odwiedzającego, jego firmę, temat i odpowiedzi, ostatnie pytania zadane botowi, czas, gospodarza i link do dołączenia. Imię, dane kontaktowe, odpowiedzi, pytania i notatki są usuwane 180 dni po spotkaniu; zapis o spotkaniu i jego wyniku pozostaje, aż usuniesz firmę. Telybot odczytuje Twój kalendarz wyłącznie jako zajęte i wolne godziny i nic z niego nie przechowuje. Zobacz Twoje dane.