ミーティング: チャットで予約されたデモと通話
Telybot のミーティング機能を使用すると、訪問者はボットと会話しながらデモや通話を予約できます。訪問者が空き時間を選ぶと、参加リンク付きの会議がご自身のカレンダーに登録され、招待が自動的に送信されます。ダッシュボードの営業 → ミーティング（予定および設定）から確認できます。
ミーティングはアドオンです。Scale プランおよび Enterprise に含まれています。Starter または Growth では、「プラン」ページから月額料金で追加でき、同じ支払いでプランと一緒に更新されます。
カレンダーを接続する
Telybot は、チームがすでにお使いのカレンダーに各会議を書き込み、予定ありの時間を確認するため、埋まっている時間が提案されることはありません。次の3つのうち1つを接続してください：
- Google Calendar を使用すると、Google カレンダーにイベントが作成され、Google Meet リンクが発行されます。招待は Google から送信されます。
- Microsoft 365を使用すると、Outlookにイベントが作成され、仕事用または学校用のアカウントにはTeamsリンクが付与されます。招待はMicrosoftから送信されます。個人用Outlookアカウントではイベントは作成されますが、Teamsリンクは付与されません。Zoomや固定リンクと併用してください。
- Zoom を使用すると、待機室がオンになった Zoom リンクが発行されます。Zoom はカレンダーではないため、単体で動作するほか、Google や Microsoft と併用することもできます。
- ビジネス → 接続を開き、チームが使用しているサービスの横にある接続を押してください。
- そこでサインインし、求められる権限を許可してください。Telybotはその権限を、作成したイベントの追加、変更、削除、および空き時間の確認にのみ使用し、他のイベントを読み取ることはありません。
- 接続に戻り、検証を押してください。Telybotは1つのイベントを作成し、削除して、接続が正常であることを通知します。毎晩、すべての接続を再確認します。
- 営業 → ミーティング → 設定を開き、イベントの保存先とミーティングの形式を選択してください。接続が許可する組み合わせのみが提示され、それ以外はグレーアウトされ、その理由が表示されます。
各チームメンバーは自分のアカウントを接続します。接続は作成者に属し、接続を開ける人はすべて、誰の接続かを確認できます。切断すると即座に削除されます。ホストしていた未開催のミーティングは、イベントと参加リンクを失い、Upcomingのリクエストに戻ります。別のホストで再確認してください。訪問者にはチャットで通知されます。接続が機能しなくなった場合（パスワード変更、権限の取り消しなど）、Telybotは自動的に修復を試み、次の訪問者がミーティングを依頼した際にも再試行します。正常になるまで、ボットは確認が必要なリクエストとして予約を続けます。接続には再接続が必要と表示され、接続を作成した人に最大1日1回メールが送信されます。
Microsoft のワークアカウントは、Microsoft のページで管理者が Telybot を承認する必要があると回答する場合があります。管理者に許可を求め、接続 を再度押してください。
ミーティングを設定する
- 会議で、名前（「製品デモ」、「初回通話」など）を入力し、時間（15分、20分、30分、45分、または60分）を選択します。
- ホストの下で、1人または複数のホストを選択します。有効な接続を持つメンバーのみがホストになれます。複数のホストの場合、各予約はその時間に空いており、最も長くミーティングが割り当てられていなかったホストに割り当てられます。訪問者に担当者を選ぶよう求めることはありません。
- あなたの営業時間、チームの下で、各曜日の営業時間、休業日、各ミーティングの前後の間隔、訪問者が予約できる最短時間、スケジュールが開く先行期間、訪問者が変更またはキャンセルできる期限、1日あたりのミーティング上限を設定します。
- ご自身の質問で、テキスト回答または選択肢の質問を最大3つまで追加でき、電話番号や会社名、何をカバーするか（議題）を尋ねるかどうかを設定できます。
- チャットで会議を提案をオンにして保存します。
招待を追加では、共有営業インボックスなどのメールアドレスを最大5つまで、すべての会議に追加できます。確認メールの1行は訪問者の確認画面に記載されます（「ご質問をご用意ください」など）。フォールバックリンクはすでにお持ちの会議室リンクであり、接続が切れた場合に使用されるほか、接続がまったくない場合にもこのリンクが使用されます。
訪問者には何が表示されますか？
ボットに「デモを見せてもらえますか？」や「価格について話せますか？」または「通話を予約したい」と尋ねたり、挨拶の下の 製品デモを予約 をタップした人には、すぐに「喜んで。ご都合の良い時間を選んでいただければ設定します」と回答します。ボットが質問に答えられず人に引き継ぐ場合、製品デモを予約しますか？ と提案します。
- 時間を選ぶでは、日付の一覧が表示され、選択した日の空き時間が訪問者自身のタイムゾーン（タイムゾーン名付き）で表示されます。ホストのカレンダーで埋まっている時間、準備時間内、または直近すぎる時間は表示されません。
- 1つの短いフォーム：お名前と招待送信先のメールアドレス、および指定した追加項目です。ウェルカムフローで取得した名前など、チャットがすでに把握している情報は自動で入力されます。
- カレンダーから招待が送信されない場合（Zoom 単体、または接続なしの場合）、ボットはそのアドレスに6桁のコードをメールで送信し、最初にチャットで入力を求めるため、確認メールが本人のものであると確認されたアドレスに確実に届きます。設定のコードでメールを確認を有効にすると、すべての予約でコードが要求されます。
- チャット内のカードには、会議の番号、相手のタイムゾーンでの時刻、ミーティングに参加、カレンダーに追加、別の時間を選ぶ、ミーティングをキャンセルが表示されます。GoogleとMicrosoftは通常どおりリンク付きの招待を送信し、それ以外の場合はTelybotの確認メールにリンクとカレンダーファイルが含まれます。
訪問者は設定された期限まで、会議を2回変更でき、キャンセルも可能です。変更しても同じイベントと参加リンクが保持されます。再びチャットを開いたときにもカードはそのまま表示されます。
予定から1日を管理
営業 → ミーティング → 予定では、保留中のリクエストが上部に表示され、その下にビジネスのタイムゾーンでの当日のスケジュール、すべての会議、スプレッドシートへのエクスポートが表示されます。会議を開くと、参加リンク、ホスト自身の開始リンク、訪問者の詳細と回答、予約前にボットへした質問、元となったチャットを確認できます。
- 確定 または 拒否 リクエスト。訪問者はチャットであなたの回答を確認でき、カレンダーが送信しない場合は確認メールが送られます。
- ミーティングをキャンセル、必要なら理由を入力してください。イベントはカレンダーから削除され、訪問者にはチャットで通知されます。
- 時間が過ぎたら、完了にするまたは無断キャンセルにするを選択してください。ステータスが更新されなかった確定済みの会議は1週間後に完了として閉じられ、返答がなかったリクエストは予定日時の翌日に自動的に拒否され、訪問者のチャットに別の時間を予約できる旨が表示されます。
- チーム用のメモはミーティングに残りますが、訪問者には表示されません。
予約が入ると、チャットはリード上の見込みありリードとしてマークされ、誰も手入力することなくパイプラインが進行します。新しいミーティングごとにビジネスにメールが送信され（ボットの連絡先メールアドレス、またはオーナーのメールアドレス）、注文ページでWhatsApp通知を有効にしている人にも同様にメッセージが送信されます（ミーティングの番号と時間、およびリンクが含まれ、訪問者の名前や詳細情報は含まれません）。
カレンダーイベントに何が入っていますか
イベントのタイトルには会議の名前と訪問者の名前が設定されます。説明欄には、訪問者のメールアドレス、電話番号、会社名、希望する議題、質問への回答、タイムゾーン、予約元のページ、およびボットにした直前の質問が含まれるため、ホストは議題を把握した状態で会議を開始できます。訪問者はイベントのゲストとなるため、お使いのカレンダーでリマインダーや変更、参加がそのまま機能します。
接続なしの場合
ミーティングは何も接続されていない状態で一段階下で動作します：各予約はリクエストで、予定で確認し、訪問者はコードでメールを認証し、確認メールにはカレンダー ファイルと固定リンクが添付されるか、電話しますと記載されます。その他は同じです。
チームの誰が何を見られますか？
オーナー、管理者、およびエージェントは、注文と同様にミーティングを確認して対応できますが、編集者にはできません。全員が接続とそれぞれの作成者を確認でき、メンバーは自分の接続を切断でき、オーナーと管理者は誰の接続でも切断できます。
保持されるデータとその期間
ミーティングは訪問者の名前、メール、電話、会社、トピックと回答、ボットに最後に質問した内容、時間、ホスト、参加リンクを保持します。名前、連絡先、回答、質問、メモはミーティング後180日で削除されますが、ミーティングの記録と結果はビジネスを削除するまで残ります。Telybot はカレンダーを忙しい時間と空き時間としてのみ読み取り、内容は保持しません。あなたのデータをご覧ください。