Réunions : démos et appels réservés dans le chat

Telybot Réunions permet à un visiteur de réserver une démo ou un appel lorsqu'il discute avec votre bot. Il choisit un horaire libre, la réunion s'inscrit dans votre propre calendrier avec le lien de participation, et l'invitation s'envoie automatiquement. Vous la retrouvez sous Ventes → Réunions dans le tableau de bord : À venir et Configuration.

Réunions est un module complémentaire. Il est inclus dans le forfait Scale et dans Enterprise. Sur Starter ou Growth, vous l'ajoutez depuis la page Forfait pour un tarif mensuel, et il se renouvelle avec votre forfait dans le même paiement.

Connecter votre calendrier

Telybot inscrit chaque réunion dans le calendrier que votre équipe utilise déjà et y consulte les créneaux occupés, de sorte qu'un horaire déjà pris n'est jamais proposé. Connectez l'un des trois :

• Google Calendar génère l'événement dans Google Calendar et un lien Google Meet. Google envoie l'invitation.
• Microsoft 365 génère l'événement dans Outlook et un lien Teams sur un compte professionnel ou scolaire. Microsoft envoie l'invitation. Un compte Outlook personnel reçoit l'événement mais pas de lien Teams ; associez-le à Zoom ou à un lien fixe.
• Zoom fournit un lien Zoom avec la salle d'attente activée. Zoom n'est pas un calendrier, il fonctionne donc seul ou à côté de Google ou Microsoft.

1. Ouvrez Entreprise → Connexions et appuyez sur Connecter à côté du service utilisé par votre équipe.
2. Connectez-vous là-bas et autorisez ce qui est demandé. Telybot utilise cette autorisation uniquement pour ajouter, modifier et supprimer les événements qu'il crée et pour voir quand vous êtes occupé ; il ne lit jamais vos autres événements.
3. Retournez dans Connexions et appuyez sur Vérifier. Telybot crée un événement, le supprime ensuite, et vous indique que la connexion fonctionne. Il re-vérifie chaque connexion chaque nuit.
4. Ouvrez Ventes → Réunions → Configuration et choisissez L'endroit où l'événement est enregistré et Mode de rencontre. Seules les paires autorisées par vos connexions sont proposées ; les autres indiquent pourquoi elles sont grisées.

Chaque membre de l'équipe connecte son propre compte ; une connexion appartient à la personne qui l'a créée, et tous ceux qui peuvent ouvrir Connexions voient à qui elle appartient. Déconnecter la supprime immédiatement. Les réunions qu'elle a hébergées et qui n'ont pas encore eu lieu perdent leur événement et leur lien de réunion, et repassent en demandes dans À venir, pour que vous les confirmiez à nouveau avec un autre hôte ; le visiteur est informé dans le chat. Si une connexion cesse de fonctionner — changement de mot de passe, permission révoquée — Telybot tente de la réparer lui-même, et à nouveau lorsque le prochain visiteur demande une réunion ; jusqu'à ce qu'elle fonctionne, le bot continue de réserver en tant que demandes que vous confirmez, Connexions affiche Reconnexion nécessaire, et la personne qui a créé la connexion reçoit un e-mail, au maximum une fois par jour.

Un compte professionnel Microsoft peut indiquer, sur la propre page de Microsoft, qu'un administrateur doit d'abord approuver Telybot. Demandez à votre administrateur de l'autoriser, puis appuyez à nouveau sur Connecter.

Configurer la réunion

1. Sous Réunion, nommez-la (« Démo produit », « Appel d'introduction ») et choisissez sa durée : 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes.
2. Sous Hôtes, choisissez Une personne ou Plusieurs hôtes. Seuls les membres avec une connexion active peuvent animer. Avec plusieurs, chaque réservation est attribuée à l'hôte disponible à ce moment-là et qui n'a pas reçu de réunion depuis le plus longtemps ; personne n'est demandé de choisir une personne.
3. Sous Vos heures, votre équipe, définissez les heures de chaque jour de la semaine, les jours de fermeture, le délai avant et après chaque réunion, le délai minimum pour réserver, l'anticipation maximale de l'agenda, jusqu'à quand un visiteur peut déplacer ou annuler, et la limite de réunions par jour.
4. Sous Vos propres questions, ajoutez jusqu'à trois questions, chacune sous forme de réponse textuelle ou de choix, et décidez s'il faut demander un numéro de téléphone, l'entreprise et ce qu'ils souhaitent aborder.
5. Activez Proposer des réunions dans le chat et enregistrez.

Inviter aussi ajoute jusqu'à cinq adresses e-mail à chaque réunion, comme une boîte de réception de ventes partagée. Une ligne dans la confirmation s'insère dans la confirmation du visiteur (« Préparez vos questions »). Le Lien de secours est une salle de réunion que vous possédez déjà ; il est utilisé lorsque la connexion est interrompue, et sert de lien si vous n'avez aucune connexion.

Que voit le visiteur ?

Quelqu'un qui demande à votre bot « puis-je avoir une démo ? », « pouvons-nous parler du tarif ? » ou « réserver un appel », ou qui tape sur Réserver une démo du produit sous la salutation, reçoit une réponse immédiate : « Avec plaisir. Choisissez un horaire qui vous convient et je m'en occupe. » Lorsque le bot ne peut pas répondre à une question et transfère à une personne, il propose également Préféreriez-vous réserver une démo du produit ?

1. Choisir un horaire affiche une bande de jours, puis les créneaux libres du jour choisi, indiqués dans le fuseau horaire du visiteur. Un horaire occupé dans le calendrier de l'hôte, situé dans un délai d'attente ou trop proche n'est jamais affiché.
2. Un court formulaire : leur nom et l'e-mail auquel l'invitation est envoyée, puis tout ce que vous avez demandé. Ce que la discussion sait déjà, comme un nom provenant de votre parcours d'accueil, est prérempli.
3. Lorsqu'aucun calendrier n'envoie l'invitation — Zoom seul ou aucune connexion — le bot envoie un code à 6 chiffres par e-mail à cette adresse et le demande d'abord dans la discussion, afin que la confirmation parvienne à une adresse dont l'appartenance est vérifiée. Confirmez l’e-mail avec un code sur Configuration le demande pour chaque réservation.
4. La carte dans la discussion affiche le numéro de la réunion, l'heure dans leur fuseau horaire et Rejoindre la réunion, Ajouter au calendrier, Choisir un autre horaire et Annuler la réunion. Google et Microsoft envoient leur invitation habituelle avec le lien ; sinon, l'e-mail de confirmation de Telybot le contient, avec un fichier de calendrier.

Un visiteur peut déplacer une réunion deux fois et l'annuler jusqu'au délai limite que vous avez défini. Un déplacement conserve le même événement et le même lien de participation. La carte reste présente lorsqu'il rouvre la discussion.

Gérez votre journée depuis À venir

Ventes → Réunions → À venir affiche les demandes en attente en haut, puis la journée dans le fuseau horaire de votre entreprise, avec Toutes les réunions et une exportation vers une feuille de calcul. Ouvrez une réunion pour voir le lien de participation, le lien de démarrage propre à l'hôte, les coordonnées et réponses du visiteur, ce qu'il a demandé au bot avant de réserver, et la discussion dont elle provient.

• Confirmer ou Refuser une demande. Le visiteur voit votre réponse dans sa discussion, et une confirmation est envoyée par e-mail si aucun calendrier n'en envoie.
• Annuler la réunion, avec une raison si vous le souhaitez : l'événement est supprimé du calendrier et le visiteur est informé dans le chat.
• Une fois l'heure passée, sélectionnez Marquer comme fait ou Marquer comme manquée. Une réunion confirmée n'ayant pas été marquée est clôturée comme faite une semaine plus tard, et une demande sans réponse est refusée automatiquement le lendemain de son heure, avec une ligne dans la discussion du visiteur lui permettant d'en réserver une autre.
• Une note pour votre équipe reste associée à la réunion ; le visiteur ne la voit jamais.

Une réservation marque le chat comme un prospect Qualifié dans Prospects, de sorte que le pipeline avance sans que personne n'ait à saisir quoi que ce soit. Un e-mail est envoyé à l'entreprise pour chaque nouvelle réunion (l'e-mail de contact du bot ou celui des propriétaires), et quiconque a activé les Alertes WhatsApp sur la page Commandes reçoit également un message : le numéro et l'heure de la réunion avec un lien, mais jamais le nom ni les coordonnées du visiteur.

Ce qui se trouve dans l'événement du calendrier

L'événement porte le nom de la réunion et le nom du visiteur. Sa description contient l'e-mail et le téléphone du visiteur, son entreprise, ce qu'il souhaite aborder, ses réponses à vos questions, son fuseau horaire, la page depuis laquelle il a réservé et les dernières questions qu'il a posées au bot, afin que l'hôte démarre la réunion en sachant de quoi il s'agit. Le visiteur est l'invité de l'événement, donc les rappels, les déplacements et la participation fonctionnent dans le calendrier que vous utilisez déjà.

Sans connexion

Réunions fonctionne en mode restreint lorsque rien n'est connecté : chaque réservation est une demande que vous confirmez sur À venir, le visiteur valide son e-mail avec un code, et la confirmation contient un fichier de calendrier et votre lien fixe, ou indique que vous l'appellerez. Tout le reste est identique.

Qui, dans votre équipe, voit quoi ?

Le propriétaire, les administrateurs et les agents voient et gèrent les réunions, comme ils le font avec les commandes ; les éditeurs ne le font pas. Ils voient tous les connexions et qui a créé chacune d'elles ; un membre déconnecte la sienne, et le propriétaire et les administrateurs peuvent déconnecter celle de n'importe qui.

Ce qui est conservé, et pendant combien de temps

Une réunion conserve le nom, l'e-mail et le téléphone du visiteur, son entreprise, le sujet et les réponses, les dernières questions posées au bot, l'heure, l'hôte et le lien de connexion. Le nom, les coordonnées, les réponses, les questions et les notes sont effacés 180 jours après la réunion ; l'enregistrement de la réunion et son résultat restent jusqu'à ce que vous supprimiez l'entreprise. Telybot lit votre calendrier uniquement en tant qu'heures occupées et libres, et n'en conserve aucune trace. Voir Vos données.