মিটিংস: চ্যাটে বুক করা ডেমো এবং কলগুলো

Telybot Meetings একটি ভিজিটরকে আপনার বটের সঙ্গে কথা বলার সময় ডেমো বা কল বুক করতে দেয়। তারা একটি ফ্রি সময় বেছে নেয়, মিটিংটি আপনার নিজস্ব ক্যালেন্ডারে যোগদান লিঙ্কসহ যুক্ত হয়, এবং আমন্ত্রণটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হয়। আপনি এটি ড্যাশবোর্ডে সেলস → মিটিংস এর অধীনে পাবেন: আগামী এবং সেট আপ।

মিটিংস একটি অ্যাড-অন। এটি স্কেল প্ল্যান এবং এন্টারপ্রাইজের সাথে আসে। স্টার্টার বা গ্রোথে আপনি এটি প্ল্যান পেজ থেকে মাসিক মূল্যে যোগ করতে পারেন, এবং এটি একই পেমেন্টে আপনার প্ল্যানের সাথে নবায়ন হয়।

আপনার ক্যালেন্ডার সংযুক্ত করুন

Telybot আপনার দলের ইতিমধ্যে ব্যবহৃত ক্যালেন্ডারে প্রতিটি মিটিং লিখে এবং ব্যস্ত সময়গুলো পড়ে, ফলে নেওয়া সময় কখনো প্রস্তাব করা হয় না। সংযুক্ত করুন তিনটির মধ্যে একটি:

• Google Calendar গুগল ক্যালেন্ডারে ইভেন্টটি দেয় এবং একটি Google Meet লিঙ্ক প্রদান করে। গুগল আমন্ত্রণ পাঠায়।
• Microsoft 365 একটি কাজ বা স্কুল অ্যাকাউন্টে Outlook-এ ইভেন্ট এবং একটি Teams লিঙ্ক প্রদান করে। Microsoft আমন্ত্রণ পাঠায়। একটি ব্যক্তিগত Outlook অ্যাকাউন্টে ইভেন্ট আসে কিন্তু Teams লিঙ্ক থাকে না; এটি Zoom অথবা একটি স্থির লিঙ্কের সঙ্গে যুক্ত করুন।
• Zoom একটি Zoom লিঙ্ক দেয় যেখানে অপেক্ষা কক্ষ চালু থাকে। Zoom একটি ক্যালেন্ডার নয়, তাই এটি নিজে বা Google বা Microsoft এর পাশে কাজ করে।

1. ব্যবসা → সংযোগ খুলুন এবং আপনার টিম যে সার্ভিস ব্যবহার করে তার পাশে সংযুক্ত করুন চাপুন।
2. সেখানে সাইন ইন করুন এবং যা চাওয়া হয়েছে তার অনুমতি দিন। Telybot কেবল এটি তৈরি করা ইভেন্টগুলো যোগ করতে, পরিবর্তন করতে ও সরাতে এবং আপনি কখন ব্যস্ত তা দেখতে ওই অনুমতি ব্যবহার করে; এটি আপনার অন্য কোনো ইভেন্ট কখনো পড়ে না।
3. সংযোগ-এ ফিরে গিয়ে যাচাই করুন চাপুন। Telybot একটি ইভেন্ট তৈরি করবে, সেটি আবার মুছে ফেলবে এবং জানাবে যে কানেকশনটি কাজ করছে। প্রতি রাতে এটি প্রতিটি কানেকশন আবার যাচাই করে।
4. সেলস → মিটিংস → সেট আপ খুলুন এবং ইভেন্টটি কোথায় যাবে ও লোকেরা কীভাবে দেখা করে নির্বাচন করুন। শুধুমাত্র আপনার কানেকশনগুলো যে জোড়া অনুমোদন করে সেগুলোই দেওয়া হয়; বাকিগুলো কেন গ্রে রঙের তা বলা হয়।

প্রতিটি টিম মেম্বার নিজের অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করে; একটি কানেকশন তৈরিকারীর সাথে যুক্ত থাকে এবং সংযোগ খুলতে পারা যেকোনো ব্যক্তি দেখতে পান এটি কার। বিচ্ছিন্ন করুন চাপলে এটি সাথে সাথে মুছে যায়। যেসব মিটিং এটি হোস্ট করেছিল কিন্তু এখনো হয়নি, তাদের ইভেন্ট এবং জয়েন লিংক মুছে যায় এবং Upcoming-এ রিকোয়েস্ট হিসেবে ফিরে আসে, যাতে আপনি অন্য হোস্টের সাথে আবার নিশ্চিত করতে পারেন; ভিজিটরকে চ্যাটে জানানো হয়। যদি একটি কানেকশন কাজ করা বন্ধ করে দেয় — পাসওয়ার্ড পরিবর্তন বা অনুমতি বাতিল — Telybot নিজেই সেটি মেরামত করার চেষ্টা করে এবং পরের ভিজিটর যখন মিটিং চায় তখন আবার চেষ্টা করে; যতক্ষণ এটি কাজ না করে, বটটি রিকোয়েস্ট হিসেবে বুকিং করে যা আপনি নিশ্চিত করবেন, সংযোগ-এ Reconnect needed দেখাবে, এবং কানেকশন তৈরিকারী ব্যক্তিকে ইমেইল করা হবে, সর্বোচ্চ দিনে একবার।

একটি Microsoft ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট Microsoft-এর নিজস্ব পৃষ্ঠায় উত্তর দিতে পারে যে প্রথমে একজন প্রশাসককে Telybot অনুমোদন করতে হবে। আপনার প্রশাসককে এটি অনুমোদন করতে বলুন, তারপর আবার সংযুক্ত করুন চাপুন।

মিটিং সেট আপ করুন

1. মিটিং এর অধীনে, এর নাম দিন ("Product demo", "Intro call") এবং এর সময়কাল নির্বাচন করুন: ১৫, ২০, ৩০, ৪৫ অথবা ৬০ মিনিট।
2. Hosts-এর অধীনে, One person বা Several hosts বেছে নিন। কেবল সচল কানেকশন থাকা সদস্যরাই হোস্ট হতে পারবেন। একাধিক হোস্টের ক্ষেত্রে, প্রতিটি বুকিং সেই হোস্টের কাছে যায় যিনি সেই সময়ে ফাঁকা আছেন এবং সবচেয়ে দীর্ঘ সময় আগে একটি মিটিং পেয়েছিলেন; কাউকে কোনো ব্যক্তি বেছে নিতে বলা হয় না।
3. আপনার সময়সূচি, আপনার দল এর অধীনে, প্রতিটি সপ্তাহের দিনের সময়, বন্ধের দিন, প্রতিটি মিটিংয়ের আগে ও পরে গ্যাপ, দর্শকের সর্বপ্রথম বুকিং সময়, ডায়েরি কতদিন আগে খোলে, দর্শক কখন পর্যন্ত পরিবর্তন বা বাতিল করতে পারে, এবং দিনে মিটিংয়ের সর্বোচ্চ সংখ্যা সেট করুন।
4. আপনার নিজের প্রশ্ন এর অধীনে, সর্বোচ্চ তিনটি প্রশ্ন যোগ করুন, প্রতিটি টেক্সট উত্তর বা পছন্দ, এবং সিদ্ধান্ত নিন ফোন নম্বর ও কোম্পানি জিজ্ঞাসা করবেন কিনা, এবং তারা কী কভার করতে চায়।
5. চালু করুন চ্যাটে মিটিং অফার করুন এবং সংরক্ষণ করুন।

এছাড়াও আমন্ত্রণ দিন প্রতি মিটিংয়ে সর্বোচ্চ পাঁচটি ইমেইল ঠিকানা যোগ করে, যেমন শেয়ার্ড সেলস ইনবক্স। নিশ্চিতকরণে একটি লাইন ভিজিটরের নিশ্চিতকরণে যায় ("আপনার প্রশ্নগুলো প্রস্তুত রাখুন")। ফলব্যাক লিঙ্ক হল একটি মিটিং রুম যা আপনার কাছে ইতিমধ্যে আছে; সংযোগ বিচ্ছিন্ন হলে এটি ব্যবহার হয়, এবং সম্পূর্ণ সংযোগ না থাকলে এটি লিঙ্ক হয়।

ভিজিটর কী দেখেন?

আপনার বটকে যদি কেউ "আমি কি একটি ডেমো পেতে পারি?", "আমরা কি মূল্য নির্ধারণ নিয়ে কথা বলতে পারি?" অথবা "কল বুক করুন" জিজ্ঞাসা করে, অথবা শুভেচ্ছার নিচে Book a Product demo ট্যাপ করে, তবে তা সঙ্গে সঙ্গে উত্তর পায়: "অবশ্যই। আপনার সুবিধাজনক সময় বেছে নিন, আমি সেটি সেট আপ করব।" যখন বট কোনো প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে না এবং মানুষকে হস্তান্তর করে, তখন এটি additionally আপনি কি একটি প্রোডাক্ট ডেমো বুক করতে চান? প্রস্তাব করে।

1. একটি সময় বেছে নিন দিনগুলোর একটি স্ট্রিপ এবং তারপর নির্বাচিত দিনের ফ্রি সময়গুলো, দর্শকের নিজস্ব সময় অঞ্চলে, নামসহ দেখায়। হোস্টের ক্যালেন্ডারে নেওয়া, গ্যাপের মধ্যে, অথবা খুব শীঘ্রই হওয়া সময় কখনো দেখানো হয় না।
2. একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম: তাদের নাম এবং আমন্ত্রণের ইমেইল, তারপর আপনি যা চেয়েছেন। চ্যাটে ইতিমধ্যে জানা তথ্য, যেমন আপনার স্বাগত প্রবাহ থেকে নাম, স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হয়।
3. যখন কোনো ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠাবে না — নিজে থেকে Zoom, অথবা কোনো সংযোগ নেই — বট সেই ঠিকানায় ৬-সংখ্যার কোড ইমেইল করে এবং প্রথমে চ্যাটে তা চায়, যাতে নিশ্চিতকরণটি তাদেরই প্রমাণিত ঠিকানায় পৌঁছায়। একটি কোড দিয়ে ইমেইল নিশ্চিত করুন এ সেট আপ প্রতিটি বুকিংয়ে এটি চায়।
4. চ্যাটের কার্ডে মিটিং নম্বর, তাদের সময় অঞ্চল অনুযায়ী সময় এবং মিটিংয়ে যোগ দিন, ক্যালেন্ডারে যোগ করুন, অন্য সময় বেছে নিন এবং মিটিং বাতিল করুন দেখানো হয়। Google এবং Microsoft লিঙ্কসহ তাদের সাধারণ আমন্ত্রণ পাঠায়; অন্যথায় Telybot-এর নিশ্চিতকরণ ইমেইলে তা থাকে, সঙ্গে একটি ক্যালেন্ডার ফাইল।

একজন দর্শক আপনার নির্ধারিত কাট-অফ পর্যন্ত মিটিং দু'বার সরাতে এবং বাতিল করতে পারে। সরানো হলে একই ইভেন্ট এবং একই যোগদান লিঙ্ক থাকে। তারা আবার চ্যাট খুললে কার্ডটি এখনও থাকে।

আগামী থেকে দিন চালু করুন

সেলস → মিটিংস → আগামী শীর্ষে অপেক্ষমান অনুরোধগুলো দেখায়, তারপর আপনার ব্যবসার সময় অঞ্চলে দিনের তারিখ, সঙ্গে All মিটিং এবং একটি স্প্রেডশিটে রপ্তানি। একটি মিটিং খুলে যোগদান লিঙ্ক, হোস্টের নিজস্ব শুরু লিঙ্ক, ভিজিটরের বিবরণ ও উত্তর, বুকিংয়ের আগে তারা বটকে কী জিজ্ঞাসা করেছে, এবং যে চ্যাট থেকে এসেছে তা দেখুন।

• নিশ্চিত করুন or প্রত্যাখ্যান করুন একটি অনুরোধ। ভিজিটর তাদের চ্যাটে আপনার উত্তর দেখেন, এবং কোনো ক্যালেন্ডার না পাঠালে একটি নিশ্চিতকরণ ইমেইল করা হয়।
• মিটিং বাতিল করুন, যদি চান তবে একটি কারণ দিন: ইভেন্টটি ক্যালেন্ডার থেকে মুছে ফেলা হয় এবং ভিজিটরকে চ্যাটে জানানো হয়।
• সময় শেষ হলে, সম্পন্ন চিহ্নিত করুন অথবা আসেননি হিসেবে চিহ্নিত করুন। কেউ চিহ্নিত না করা নিশ্চিত মিটিংটি এক সপ্তাহ পরে সম্পন্ন হিসেবে বন্ধ হয়, এবং কেউ উত্তর না দেয়া অনুরোধটি তার সময়ের পরের দিন স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান হয়, ভিজিটরের চ্যাটে একটি লাইন যোগ হয় যাতে তারা আবার বুক করতে পারে।
• আপনার দলের জন্য একটি নোট মিটিংয়ের সঙ্গে থাকে; দর্শক কখনো তা দেখেন না।

একটি বুকিং চ্যাটটিকে Leads-এ একটি Qualified লিড হিসেবে চিহ্নিত করে, ফলে কেউ টাইপ না করেই পাইপলাইন এগোতে থাকে। প্রতিটি নতুন মিটিংয়ের জন্য ব্যবসাকে ইমেইল করা হয় (বটের যোগাযোগের ইমেইল, অথবা মালিকদের), এবং অর্ডার পেজে যারা WhatsApp alerts চালু করেছেন তাদের কাছেও একটি বার্তা যায়: মিটিংয়ের নম্বর এবং সময়ের সাথে একটি লিংক, তবে ভিজিটরের নাম বা বিবরণ কখনোই নয়।

ক্যালেন্ডার ইভেন্টে কী আছে

ইভেন্টের শিরোনাম মিটিংয়ের নাম এবং ভিজিটরের নাম দিয়ে থাকে। এর বর্ণনায় ভিজিটরের ইমেইল ও ফোন, তাদের কোম্পানি, তারা কী নিয়ে আলোচনা করতে চান, আপনার প্রশ্নের তাদের উত্তর, তাদের সময় অঞ্চল, তারা যেখান থেকে বুক করেছে সেই পৃষ্ঠা এবং বটকে জিজ্ঞাসা করা শেষ কয়েকটি প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত থাকে, ফলে হোস্ট মিটিংটি কী সম্পর্কে তা জানে এমনভাবে খুলে। ভিজিটরই ইভেন্টের অতিথি, তাই রিমাইন্ডার, স্থানান্তর এবং যোগদান আপনার ইতিমধ্যে ব্যবহার করা ক্যালেন্ডারে কাজ করে।

কোনো সংযোগ নেই

মিটিং কোনো সংযোগ ছাড়া এক স্তর নিচে কাজ করে: প্রতিটি বুকিং একটি অনুরোধ যা আপনি আগামী‑এ নিশ্চিত করেন, দর্শক একটি কোড দিয়ে তাদের ইমেইল প্রমাণ করে, এবং নিশ্চিতকরণে একটি ক্যালেন্ডার ফাইল ও আপনার স্থায়ী লিঙ্ক থাকে, অথবা তারা আপনাকে কল করবেন বলে জানায়। অন্য সবকিছু একই থাকে।

আপনার টিমে কে কী দেখেন?

মালিক, অ্যাডমিন এবং এজেন্টরা অর্ডার যেভাবে দেখেন ও পরিচালনা করেন, মিটিংয়ের ক্ষেত্রেও একইভাবে দেখতে ও পরিচালনা করতে পারেন; এডিটররা তা পারেন না। তারা সবাই কানেকশনগুলো এবং সেগুলো কে তৈরি করেছে তা দেখতে পান; কোনো সদস্য তার নিজের কানেকশন বিচ্ছিন্ন করতে পারেন এবং মালিক ও অ্যাডমিনরা যেকোনো ব্যক্তির কানেকশন বিচ্ছিন্ন করতে পারবেন।

কি সংরক্ষণ করা হয়, এবং কতদিন পর্যন্ত

একটি মিটিং ভিজিটরের নাম, ইমেইল এবং ফোন, তাদের কোম্পানি, বিষয় এবং উত্তর, তারা বটকে জিজ্ঞাসা করা শেষ প্রশ্নগুলো, সময়, হোস্ট এবং যোগদান লিঙ্ক সংরক্ষণ করে। নাম, যোগাযোগের বিবরণ, উত্তর, প্রশ্ন এবং নোট মিটিংয়ের ১৮০ দিন পরে মুছে ফেলা হয়; মিটিংয়ের রেকর্ড এবং তার ফলাফল আপনি ব্যবসা মুছে না করা পর্যন্ত থাকে। Telybot আপনার ক্যালেন্ডারকে শুধুমাত্র ব্যস্ত এবং ফ্রি সময় হিসেবে পড়ে, এবং কোনো তথ্য সংরক্ষণ করে না। দেখুন আপনার ডেটা.