Reuniões: demonstrações e chamadas agendadas no chat

O Telybot Reuniões permite que um visitante agende uma demonstração ou uma chamada enquanto conversa com o seu bot. Escolhe um horário livre, a reunião dá entrada no seu próprio calendário com o link de entrada e o convite é enviado automaticamente. Encontra-o em Vendas → Reuniões no painel de controlo: Próximas e Configurar.

A funcionalidade Reuniões é um suplemento. Está incluída nos planos Scale e Enterprise. No Starter ou Growth, pode adicioná-la a partir da página Plano por um valor mensal, renovando-se com o seu plano no mesmo pagamento.

Ligar o seu calendário

O Telybot regista cada reunião no calendário que a sua equipa já utiliza e lê-o para verificar os horários ocupados, para que um horário indisponível nunca seja oferecido. Ligue um dos três:

• Google Calendar cria o evento no Google Calendar e um link do Google Meet. O Google envia o convite.
• Microsoft 365 cria o evento no Outlook e um link do Teams numa conta de trabalho ou escolar. A Microsoft envia o convite. Uma conta pessoal do Outlook recebe o evento, mas não o link do Teams; associe-a ao Zoom ou a um link fixo.
• Zoom disponibiliza um link do Zoom com a sala de espera ativa. O Zoom não é um calendário, pelo que funciona de forma independente ou em conjunto com o Google ou a Microsoft.

1. Abra Empresa → Ligações e prima Ligar ao lado do serviço que a sua equipa utiliza.
2. Inicie sessão e permita o que lhe for pedido. O Telybot utiliza essa permissão apenas para adicionar, alterar e remover os eventos que cria e para verificar quando está ocupado; nunca lê os seus outros eventos.
3. De volta a Ligações, prima Verificar. A Telybot cria um evento, remove-o novamente e diz-lhe que a ligação funciona. Verifica todas as ligações novamente todas as noites.
4. Abra Vendas → Reuniões → Configurar e escolha Onde o evento vai e Como as pessoas se reúnem. Só são oferecidos os pares que as suas ligações permitem; os outros indicam por que estão acinzentados.

Cada membro da equipa liga a sua própria conta; uma ligação pertence à pessoa que a criou, e todos os que podem abrir Ligações veem de quem é. Desligar remove-a de imediato. As reuniões que organizou e que ainda não aconteceram perdem o seu evento e o link de participação e voltam a ser solicitações em Próximas, para que as confirme novamente com outro anfitrião; o visitante é informado no chat. Se uma ligação deixar de funcionar — uma alteração de palavra-passe, uma permissão revogada — a Telybot tenta repará-la sozinha, e novamente quando o próximo visitante pedir uma reunião; até funcionar, o bot continua a agendar como solicitações que confirma, Ligações mostra Necessita de reconexão, e a pessoa que criou a ligação recebe um e-mail, no máximo uma vez por dia.

Uma conta de trabalho da Microsoft pode indicar, na própria página da Microsoft, que um administrador tem de aprovar o Telybot primeiro. Peça ao seu administrador para autorizar e, em seguida, prima Ligar novamente.

Configurar a reunião

1. Em Reunião, dê-lhe um nome ("Demonstração de produto", "Chamada de apresentação") e escolha a sua duração: 15, 20, 30, 45 ou 60 minutos.
2. Em Anfitriões, escolha Uma pessoa ou Vários anfitriões. Apenas os membros com uma ligação ativa podem ser anfitriões. No caso de vários anfitriões, cada marcação é atribuída ao anfitrião que estiver livre nesse momento e cuja última reunião tenha sido há mais tempo; nunca é pedido ao visitante que escolha uma pessoa.
3. Em Os seus horários, a sua equipa, defina o horário de cada dia da semana, os dias em que está encerrado, o intervalo antes e depois de cada reunião, a antecedência mínima para um visitante agendar, com que antecedência a agenda se abre, até quando um visitante pode alterar ou cancelar e o limite máximo de reuniões por dia.
4. Em As suas próprias perguntas, adicione até três perguntas, cada uma com resposta em texto ou de escolha múltipla, e decida se pretende solicitar o número de telefone, a empresa e o que gostariam de abordar.
5. Ative Oferecer reuniões no chat e guarde.

Convidar também adiciona até cinco endereços de e-mail a todas as reuniões, como uma caixa de entrada de vendas partilhada. Uma linha na confirmação é incluída na confirmação do visitante ("Tenha as suas perguntas preparadas"). O Link de recurso é uma sala de reuniões que já possui; é utilizado quando a ligação falha e é o link apresentado quando não tem qualquer ligação.

O que vê o visitante?

Quem pergunta ao seu bot "posso ter uma demo?", "podemos falar sobre preços?" ou "marcar uma chamada", ou toca em Marcar uma demo do Produto sob a saudação, é respondido de imediato: "Com prazer. Escolha um horário que lhe convém e eu configuro." Quando o bot não consegue responder a uma pergunta e passa para uma pessoa, também oferece Prefere marcar uma demo do Produto?

1. Escolha um horário mostra uma faixa com os dias e, em seguida, as horas livres do dia selecionado no fuso horário do visitante, identificadas. Um horário ocupado no calendário do anfitrião, dentro de um intervalo de salvaguarda ou demasiado próximo nunca é apresentado.
2. Um formulário curto: o seu nome e o e-mail para onde vai o convite, seguido de tudo o que tiver solicitado. O que o chat já souber, como um nome recolhido no fluxo de boas-vindas, é preenchido automaticamente.
3. Quando nenhum calendário enviar o convite — o Zoom por si só, ou sem qualquer ligação —, o bot envia um código de 6 dígitos por e-mail para esse endereço e pede-o primeiro no chat, garantindo que a confirmação chega a um endereço comprovadamente do utilizador. Confirme o e-mail com um código em Configurar solicita-o em todas as marcações.
4. O cartão no chat mostra o número da reunião, a hora no fuso horário do visitante e Entrar na reunião, Adicionar ao calendário, Escolha outro horário e Cancelar reunião. O Google e a Microsoft enviam o convite habitual com o link; caso contrário, o e-mail de confirmação do Telybot inclui-o, acompanhado de um ficheiro de calendário.

Um visitante pode alterar a hora de uma reunião duas vezes e cancelá-la até ao limite que definir. Um reagendamento mantém o mesmo evento e o mesmo link de entrada. O cartão continua lá quando voltar a abrir o chat.

Gerir o dia a partir de Próximas

Vendas → Reuniões → Próximas mostra os pedidos pendentes no topo, seguidos do dia no fuso horário da sua empresa, com Todas as reuniões e uma opção de exportação para uma folha de cálculo. Abra uma reunião para ver o link de entrada, o link de início do próprio anfitrião, os dados e respostas do visitante, o que este perguntou ao bot antes de agendar e a conversa de onde veio.

• Confirmar ou Recusar um pedido. O visitante vê a sua resposta no chat e é enviado um e-mail de confirmação quando nenhum calendário enviar um.
• Cancelar reunião, com um motivo, se quiser: o evento é removido do calendário e o visitante é informado no chat.
• Após a hora marcada, selecione Marcar como feito ou Marcar como falta. Uma reunião confirmada que ninguém marcou é encerrada como concluída uma semana depois, e um pedido a que ninguém respondeu é recusado automaticamente no dia seguinte à hora agendada, com uma linha no chat do visitante para que possa agendar outra.
• Uma nota para a sua equipa permanece com a reunião; o visitante nunca a vê.

Uma marcação assinala a conversa como um lead Qualificado em Leads, pelo que o pipeline avança sem que ninguém tenha de escrever nada. A empresa recebe um e-mail por cada nova reunião (o e-mail de contacto do bot ou o dos proprietários), e qualquer pessoa que tenha ativado os Alertas por WhatsApp na página Encomendas também recebe uma mensagem: o número e a hora da reunião com um link, nunca o nome ou os dados do visitante.

O que está no evento do calendário

O evento tem como título o nome da reunião e o nome do visitante. A sua descrição contém o e-mail e telefone do visitante, a sua empresa, o que gostaria de abordar, as suas respostas às suas perguntas, o seu fuso horário, a página a partir da qual agendou e as últimas perguntas que fez ao bot, para que o anfitrião abra a reunião sabendo do que se trata. O visitante é o convidado do evento, pelo que os lembretes, reagendamentos e a entrada funcionam no calendário que já utiliza.

Sem uma ligação

A funcionalidade Reuniões funciona num nível mais simples sem nada ligado: cada marcação é um pedido que confirma em Próximas, o visitante confirma o seu e-mail com um código e a confirmação inclui um ficheiro de calendário e o seu link fixo, ou indica que irá telefonar-lhe. Tudo o resto permanece igual.

Quem da sua equipa vê o quê?

O proprietário, os administradores e os agentes visualizam e gerem as reuniões, tal como fazem com as encomendas; os editores não. Todos conseguem ver as ligações e quem criou cada uma; cada membro desliga a sua própria ligação, e o proprietário e os administradores podem desligar a de qualquer pessoa.

O que é mantido e por quanto tempo

Uma reunião guarda o nome, e-mail e telefone do visitante, a sua empresa, o tópico e as respostas, as últimas perguntas que fez ao bot, a hora, o anfitrião e o link de entrada. O nome, dados de contacto, respostas, perguntas e notas são apagados 180 dias após a reunião; o registo da reunião e o seu resultado permanecem até eliminar a empresa. O Telybot lê o seu calendário apenas como horas ocupadas e livres, e não guarda nada disso. Consulte Os seus dados.