회의: 채팅에서 예약된 데모 및 통화
Telybot Meetings를 사용하면 방문자가 봇과 대화하는 동안 데모나 통화를 예약할 수 있습니다. 방문자가 가능한 시간을 선택하면 회의가 참가 링크와 함께 귀하의 캘린더에 등록되고 초대장이 자동으로 발송됩니다. 대시보드의 영업 → 회의(예정된 회의 및 설정)에서 확인할 수 있습니다.
회의는 추가 기능입니다. Scale 플랜과 Enterprise에 포함됩니다. Starter 또는 Growth 플랜에서는 플랜 페이지에서 월 요금으로 추가할 수 있으며, 플랜과 동일한 결제로 갱신됩니다.
캘린더 연결
Telybot은 각 회의를 팀이 이미 사용 중인 캘린더에 기록하고, 그 캘린더를 읽어서 바쁜 시간을 확인합니다. 그래서 이미 잡힌 시간은 절대 제안되지 않습니다. 다음 세 가지 중 하나를 연결하세요:
- Google Calendar를 설정하면 Google Calendar에 이벤트가 등록되고 Google Meet 링크가 생성됩니다. 초대장은 Google에서 발송합니다.
- Microsoft 365는 Outlook에 이벤트를 생성하고 업무 또는 학교 계정에는 Teams 링크를 제공합니다. Microsoft가 초대장을 보내며, 개인 Outlook 계정은 이벤트를 받지만 Teams 링크는 제공되지 않습니다. 이 경우 Zoom 또는 고정 링크와 함께 사용하세요.
- Zoom을 사용하면 대기실이 활성화된 Zoom 링크가 생성됩니다. Zoom은 캘린더가 아니므로 단독으로 사용하거나 Google 또는 Microsoft와 함께 사용할 수 있습니다.
- 비즈니스 → 연결을 열고 팀이 사용하는 서비스 옆의 연결을 누르세요.
- 해당 페이지에 로그인하여 요청되는 권한을 허용하세요. Telybot은 생성한 이벤트를 추가, 변경, 삭제하고 일정이 바쁜 시간을 확인하는 용도로만 이 권한을 사용하며, 다른 이벤트는 절대 읽지 않습니다.
- 연결 화면으로 돌아가 확인을 누르세요. Telybot은 이벤트를 하나 생성했다가 다시 삭제하고, 연결이 정상 작동하는지 알려줍니다. 모든 연결은 매일 밤 다시 확인됩니다.
- 영업 → 회의 → 설정을 열고 이벤트가 기록되는 곳과 회의 방식을 선택하세요. 연결이 허용하는 조합만 제공되며, 나머지는 회색으로 표시되고 그 이유가 표시됩니다.
각 팀원은 자신의 계정을 연결하며, 연결은 생성한 사람에게 귀속됩니다. 연결을 열 수 있는 모든 사람은 누가 만든 것인지 볼 수 있습니다. 연결 해제를 누르면 즉시 삭제됩니다. 아직 열리지 않은 회의는 이벤트와 참가 링크가 제거되고 예정의 요청으로 되돌아갑니다. 다른 호스트로 다시 확인해야 하며, 방문자에게는 채팅으로 안내됩니다. 연결이 중단된 경우(비밀번호 변경, 권한 취소 등) Telybot은 스스로 복구하려고 시도하며, 다음 방문자가 회의를 요청할 때 다시 시도합니다. 복구될 때까지 봇은 요청으로 예약을 유지하며, 연결에 재연결 필요가 표시되고, 연결을 만든 사람에게 하루에 최대 한 번 이메일이 발송됩니다.
Microsoft 업무 계정으로 접속 시, Microsoft 페이지에서 관리자가 Telybot을 먼저 승인해야 한다는 메시지가 표시될 수 있습니다. 관리자에게 허용을 요청한 후 연결을 다시 누르세요.
회의 설정하기
- 회의에서 이름("제품 데모", "소개 통화")을 지정하고 시간(15분, 20분, 30분, 45분, 60분)을 선택하세요.
- 호스트에서 1인 또는 여러 호스트를 선택하세요. 정상적으로 연결된 멤버만 호스트가 될 수 있습니다. 여러 호스트를 지정한 경우, 각 예약은 해당 시간에 비어 있고 가장 오랫동안 회의를 배정받지 않은 호스트에게 전달되며 방문자에게 호스트를 선택하라고 요구하지 않습니다.
- 귀하의 근무 시간, 팀에서 각 요일의 근무 시간, 휴무일, 회의 전후 간격, 방문자가 예약할 수 있는 최소 시간, 캘린더가 열릴 수 있는 최대 기간, 방문자가 회의 변경이나 취소를 할 수 있는 기한, 하루 최대 회의 수를 설정합니다.
- 내 질문에서 텍스트 답변 또는 선택지 형식의 질문을 최대 3개까지 추가할 수 있으며, 전화번호, 회사명, 다루고 싶은 내용의 수집 여부를 결정할 수 있습니다.
- 채팅에서 회의 제공을 켜고 저장하세요.
함께 초대를 사용하면 영업 공용 받은편지함과 같이 모든 회의에 최대 5개의 이메일 주소를 추가할 수 있습니다. 확인 메시지 한 줄은 방문자의 확인 메시지에 포함됩니다("질문을 미리 준비해 주세요"). 대체 링크는 기존에 보유한 회의실 링크로, 연결이 끊기거나 연결이 전혀 없을 때 사용됩니다.
방문자에게는 무엇이 보이나요?
귀하의 봇에게 "데모를 받을 수 있나요?", "가격에 대해 이야기할 수 있나요?"라고 묻거나 "통화를 예약"하라고 하거나, 인사말 아래 제품 데모 예약을 탭하는 사용자에게는 즉시 "물론입니다. 편하신 시간을 선택해 주시면 설정해 드리겠습니다."라고 답합니다. 봇이 질문에 답할 수 없어 사람에게 인계할 때도 제품 데모를 예약하시겠어요?라고 제안합니다.
- 시간 선택에는 날짜 목록이 표시되고, 선택한 날짜의 예약 가능한 시간이 방문자의 표준시로 명시되어 표시됩니다. 호스트의 캘린더에 이미 예약되어 있거나 휴식 시간에 해당하거나 너무 임박한 시간은 표시되지 않습니다.
- 간단한 양식: 이름과 초대를 받을 이메일, 그리고 요청한 추가 정보입니다. 웰컴 메시지 흐름에서 파악된 이름처럼 채팅이 이미 알고 있는 정보는 자동으로 입력됩니다.
- 캘린더가 초대장을 보내지 않는 경우(Zoom 단독 사용 또는 연결 없음)에는 봇이 해당 주소로 6자리 코드를 이메일로 보내고, 채팅에서 먼저 코드를 입력하도록 요청합니다. 이렇게 하면 확인 메시지가 실제로 소유하고 있는 주소로 전달됩니다. 설정에서 코드로 이메일 확인을 켜면 모든 예약 시마다 코드를 요청합니다.
- 채팅의 카드에는 회의 번호, 해당 지역의 시간, 회의 참가, 캘린더에 추가, 다른 시간 선택, 회의 취소가 표시됩니다. Google과 Microsoft는 링크가 포함된 표준 초대장을 보내며, 그 외에는 Telybot의 확인 이메일에 링크와 캘린더 파일이 포함됩니다.
방문자는 회의를 최대 2회 변경할 수 있으며, 설정된 마감 시간 전까지 취소할 수 있습니다. 일정을 변경해도 동일한 이벤트와 참가 링크가 유지됩니다. 다시 채팅을 열었을 때 카드는 그대로 남아 있습니다.
예정된 회의에서 하루 일정을 관리하세요
영업 → 회의 → 예정된 회의의 상단에는 대기 중인 신청이 표시되고, 그 아래에는 귀하의 비즈니스 표준시에 따른 일별 일정, 전체 회의 목록 및 스프레드시트 내보내기 기능이 제공됩니다. 회의를 열면 참가 링크, 호스트 전용 시작 링크, 방문자 정보 및 답변, 예약 전 봇에게 질문한 내용, 예약이 생성된 채팅을 확인할 수 있습니다.
- 확정 또는 거절로 요청을 처리하세요. 방문자는 채팅에서 답변을 확인하며, 캘린더에서 확인 메일을 보내지 않으면 이메일로 확인 알림이 전송됩니다.
- 회의 취소, 원하시는 경우 사유를 함께: 이벤트가 캘린더에서 삭제되고 방문자에게 채팅으로 통보됩니다.
- 회의 시간 이후 완료로 표시 또는 노쇼로 표시를 선택하세요. 아무도 표시하지 않은 확정된 회의는 일주일 후에 완료 처리되며, 응답하지 않은 신청은 회의 예정일 다음 날 자동으로 거절되며 방문자 채팅에 안내 문구가 추가되어 다른 시간을 예약할 수 있게 됩니다.
- 팀을 위한 메모는 회의와 함께 유지되며, 방문자는 이를 볼 수 없습니다.
예약이 완료되면 리드에서 채팅이 적격 리드로 표시되므로 아무도 입력하지 않아도 파이프라인이 진행됩니다. 새 회의가 열릴 때마다(봇의 연락처 이메일 또는 소유자에게) 비즈니스 이메일이 발송되며, 주문 페이지에서 WhatsApp 알림을 켠 사람에게도 회의 번호와 시간, 링크가 포함된 메시지가 발송됩니다(방문자의 이름이나 세부 정보는 절대 표시되지 않음).
캘린더 이벤트에 포함된 내용
이벤트는 회의 이름과 방문자 이름으로 제목이 지정됩니다. 설명란에는 방문자의 이메일과 전화번호, 회사명, 다루고 싶은 내용, 질문에 대한 답변, 시간대, 예약한 페이지, 그리고 봇에게 한 최근 질문들이 포함됩니다. 이를 통해 호스트는 회의 주제에 대한 정보를 알고 회의에 참석할 수 있습니다. 방문자는 이벤트의 게스트이므로, 이미 사용 중인 캘린더에서 알림, 변경, 참가가 모두 정상 작동합니다.
연결 없이
연결된 것이 없는 상태에서 회의는 한 단계 낮은 수준으로 작동합니다: 각 예약은 예정된 회의에서 확인하는 요청이며, 방문자는 코드로 이메일을 확인하고, 확인 메시지에 캘린더 파일과 고정 링크가 포함되거나 전화로 연락하겠다고 표시됩니다. 나머지는 모두 동일합니다.
팀에서 누가 무엇을 볼 수 있나요?
소유자, 관리자 및 상담원은 주문과 마찬가지로 회의를 확인하고 처리할 수 있지만 편집자는 그렇지 않습니다. 이들은 모두 연결 상태와 각 연결을 만든 사람을 볼 수 있으며, 멤버는 자신의 연결을 해제할 수 있고 소유자와 관리자는 누구나 연결을 해제할 수 있습니다.
보관되는 항목 및 보관 기간
회의는 방문자의 이름, 이메일, 전화번호, 회사, 주제, 답변, 봇에게 한 마지막 질문, 시간, 호스트, 참가 링크를 저장합니다. 이름, 연락처, 답변, 질문, 메모는 회의 후 180일이 지나면 삭제되며, 회의 기록과 결과는 비즈니스를 삭제할 때까지 유지됩니다. Telybot은 캘린더를 바쁨/여유 시간으로만 읽고, 이를 저장하지 않습니다. 귀하의 데이터를 참조하세요.