Riunioni: demo e chiamate prenotate nella chat

Telybot Meetings consente a un visitatore di prenotare una demo o una chiamata mentre parla con il tuo bot. Sceglie un orario libero, la riunione viene inserita nel tuo calendario con il link per partecipare, e l'invito viene inviato automaticamente. Lo trovi sotto Vendite → Riunioni nella dashboard: Prossime e Configurazione.

Riunioni è un'opzione aggiuntiva. È inclusa nel piano Scale e in Enterprise. Con Starter o Growth la aggiungi dalla pagina Piano a un prezzo mensile e si rinnova insieme al tuo piano nello stesso pagamento.

Collega il tuo calendario

Telybot scrive ogni riunione nel calendario che il tuo team usa già e lo legge per i tempi occupati, in modo che un orario già preso non venga mai offerto. Collega uno di questi tre:

• Google Calendar crea l'evento in Google Calendar e un link Google Meet. Google invia l'invito.
• Microsoft 365 fornisce l'evento in Outlook e un link Teams su un account di lavoro o scuola. Microsoft invia l'invito. Un account Outlook personale riceve l'evento ma non il link Teams; abbinalo a Zoom o a un link fisso.
• Zoom fornisce un link Zoom con la sala d'attesa attiva. Zoom non è un calendario, quindi funziona da solo o accanto a Google o Microsoft.

1. Apri Attività → Connessioni e premi Collega accanto al servizio usato dal tuo team.
2. Accedi lì e consenti quanto richiesto. Telybot usa tale autorizzazione solo per aggiungere, modificare e rimuovere gli eventi che crea e per verificare quando sei impegnato; non legge mai gli altri tuoi eventi.
3. Torna in Connessioni e premi Verifica. Telybot crea un evento, lo elimina di nuovo e ti dice che la connessione funziona. Verifica di nuovo ogni connessione ogni notte.
4. Apri Vendite → Riunioni → Configurazione e scegli Dove va l'evento e Come si incontrano. Vengono offerte solo le coppie consentite dalle tue connessioni; le altre spiegano perché sono grigie.

Ogni membro del team collega il proprio account; una connessione appartiene alla persona che l'ha creata e chiunque possa aprire Connessioni vede di chi è. Disconnetti la rimuove immediatamente. Le riunioni che ha ospitato e che non sono ancora avvenute perdono il loro evento e link di partecipazione e tornano alle richieste in Prossime, da confermare di nuovo con un altro host; il visitatore viene avvisato nella chat. Se una connessione smette di funzionare — una modifica della password, un permesso revocato — Telybot cerca di ripararla da solo, e di nuovo quando il prossimo visitatore chiede una riunione; finché non funziona, il bot continua a prenotare come richieste da confermare, Connessioni mostra Ricollegamento necessario, e la persona che ha creato la connessione riceve un'email, al massimo una volta al giorno.

Un account di lavoro Microsoft potrebbe rispondere, sulla pagina di Microsoft, che un amministratore deve prima approvare Telybot. Chiedi al tuo amministratore di consentirlo, poi premi di nuovo Collega.

Configura la riunione

1. Sotto Riunione, assegnagli un nome ("Product demo", "Intro call") e scegli la sua durata: 15, 20, 30, 45 o 60 minuti.
2. In Ospiti, scegli Una persona o Più ospiti. Solo i membri con una connessione attiva possono fare da ospiti. Con più ospiti, ogni prenotazione viene assegnata all'ospite che è libero in quel momento e a cui è stata assegnata una riunione meno di recente; a nessuno viene chiesto di scegliere una persona.
3. Sotto I tuoi orari, il tuo team, imposta gli orari di ogni giorno della settimana, i giorni di chiusura, l'intervallo prima e dopo ogni riunione, l'ora più presto in cui un visitatore può prenotare, quanto in anticipo si apre l'agenda, fino a quando un visitatore può spostare o annullare e un limite alle riunioni al giorno.
4. Sotto Le tue domande, aggiungi fino a tre domande, ciascuna con risposta testuale o a scelta, e decidi se chiedere il numero di telefono e l'azienda, e cosa vorrebbero trattare.
5. Attiva Offri riunioni nella chat e salva.

Invita anche aggiunge fino a cinque indirizzi email a ogni riunione, ad esempio una casella di posta condivisa per le vendite. Una riga nella conferma viene inserita nella conferma del visitatore ("Prepara le tue domande"). Il Collegamento di riserva è una sala riunioni che hai già; viene utilizzato quando la connessione si interrompe ed è il collegamento quando non hai alcuna connessione.

Cosa vede il visitatore?

Chi chiede al tuo bot "posso avere una demo?", "possiamo parlare dei prezzi?" o "prenota una chiamata", o tocca Prenota una demo del prodotto sotto il saluto, riceve subito: "Con piacere. Scegli un orario che ti va e lo organizzerò." Quando il bot non riesce a rispondere a una domanda e passa a una persona, offre anche Preferisci prenotare una demo del prodotto?

1. Scegli un orario mostra una striscia di giorni, poi gli orari liberi del giorno scelto, nel fuso orario del visitatore, con il nome. Un orario occupato nel calendario dell'ospite, in una pausa o troppo vicino non viene mai mostrato.
2. Un breve modulo: il loro nome e l'email a cui va l'invito, poi tutto ciò che hai richiesto. Ciò che la chat già conosce, come un nome dal flusso di benvenuto, viene compilato automaticamente.
3. Quando nessun calendario inviterà l'invito — Zoom da solo, o nessuna connessione — il bot invia un codice a 6 cifre a quell'indirizzo e lo richiede prima nella chat, così la conferma arriva a un indirizzo la cui proprietà è stata dimostrata. Conferma l'email con un codice in Configurazione lo richiede per ogni prenotazione.
4. La scheda nella chat mostra il numero della riunione, l'ora nella loro zona e Partecipa all'incontro, Aggiungi al calendario, Scegli un altro orario e Cancella incontro. Google e Microsoft inviano il loro solito invito con il link; altrimenti l'email di conferma di Telybot lo contiene, insieme a un file di calendario.

Un visitatore può spostare una riunione due volte e annullarla fino al limite che imposti. Lo spostamento mantiene lo stesso evento e lo stesso link di accesso. La scheda è ancora presente quando riaprono la chat.

Gestisci la giornata da Prossime

Vendite → Riunioni → Prossime mostra le richieste in attesa in alto, poi il giorno nel fuso orario della tua attività, con Tutte le riunioni e un'esportazione in un foglio di calcolo. Apri una riunione per vedere il link per partecipare, il link di avvio dell'host, i dettagli e le risposte del visitatore, ciò che hanno chiesto al bot prima della prenotazione e la chat da cui proviene.

• Conferma o Rifiuta una richiesta. Il visitatore vede la tua risposta nella sua chat e, se il calendario non invia una conferma, ne viene inviata una via email.
• Annulla riunione, con un motivo se vuoi: l'evento viene rimosso dal calendario e il visitatore viene avvisato nella chat.
• Dopo l'orario, Segna come fatto o Segna come mancata. Una riunione confermata ma non segnata viene chiusa come completata una settimana dopo, e una richiesta senza risposta viene rifiutata automaticamente il giorno successivo all'orario previsto, con una riga nella chat del visitatore per permettergli di prenotarne un'altra.
• Una nota per il tuo team resta associata alla riunione; il visitatore non la vede mai.

Una prenotazione contrassegna la chat come lead Qualificato in Leads, così il funnel avanza senza che nessuno debba digitare nulla. L'attività riceve un'email per ogni nuova riunione (l'email di contatto del bot o quella dei proprietari) e chiunque abbia attivato gli Avvisi WhatsApp nella pagina Ordini riceve un messaggio anch'esso: il numero e l'orario della riunione con un link, mai il nome o i dettagli del visitatore.

Cosa c'è nell'evento del calendario

L'evento è intitolato con il nome della riunione e quello del visitatore. La descrizione include l'email e il telefono del visitatore, la sua azienda, gli argomenti che desidera trattare, le sue risposte alle tue domande, il suo fuso orario, la pagina da cui ha prenotato e le ultime domande poste al bot, così l'ospite apre la riunione sapendo di cosa si tratta. Il visitatore è l'ospite dell'evento, quindi promemoria, spostamenti e partecipazione funzionano nel calendario che già usi.

Senza una connessione

Riunioni funziona un livello sotto senza nulla collegato: ogni prenotazione è una richiesta che confermi su Prossime, il visitatore conferma la sua email con un codice e la conferma include un file del calendario e il tuo link fisso, oppure dice che li chiamerai. Tutto il resto è lo stesso.

Chi nel tuo team vede cosa?

Il proprietario, gli amministratori e gli agenti vedono e gestiscono le riunioni, esattamente come fanno con gli ordini; gli editor no. Tutti vedono le connessioni e chi ha creato ciascuna di esse; ogni membro disconnette la propria, mentre il proprietario e gli amministratori possono disconnettere quella di chiunque.

Cosa viene conservato e per quanto tempo

Una riunione conserva il nome, l'email e il telefono del visitatore, la sua azienda, l'argomento e le risposte, le ultime domande poste al bot, l'orario, l'ospite e il link di partecipazione. Il nome, i dati di contatto, le risposte, le domande e le note vengono cancellati 180 giorni dopo la riunione; il record della riunione e il suo esito restano finché non elimini l'attività. Telybot legge il tuo calendario solo come orari occupati e liberi, e non ne conserva nessuno. Vedi I tuoi dati.