Cuộc họp: các demo và cuộc gọi được đặt trong chat

Telybot Cuộc họp cho phép khách truy cập đặt demo hoặc cuộc gọi ngay trong khi trò chuyện với bot của bạn. Họ chọn thời gian rảnh, cuộc họp sẽ nằm trong lịch của bạn kèm theo liên kết tham gia và lời mời được gửi đi tự động. Bạn có thể tìm thấy cuộc họp này trong Bán hàng → Cuộc họp trên bảng điều khiển: Sắp tới và Cài đặt.

Cuộc họp là một tiện ích bổ sung. Nó đi kèm với gói Scale và Enterprise. Trên Starter hoặc Growth, bạn thêm nó từ trang Gói với mức giá hàng tháng và nó sẽ gia hạn cùng gói của bạn trong cùng một khoản thanh toán.

Kết nối lịch của bạn

Telybot ghi lại mỗi cuộc họp vào lịch đội ngũ của bạn đang dùng và đọc lịch đó để biết thời gian bận, nhờ vậy thời gian đã kín lịch sẽ không bao giờ được đề xuất. Kết nối một trong ba:

• Google Calendar tạo sự kiện trong Google Calendar kèm theo liên kết Google Meet. Google sẽ gửi lời mời.
• Microsoft 365 cung cấp sự kiện trong Outlook và liên kết Teams trên tài khoản công việc hoặc trường học. Microsoft gửi lời mời. Tài khoản Outlook cá nhân nhận được sự kiện nhưng không có liên kết Teams; hãy kết hợp nó với Zoom hoặc liên kết cố định.
• Zoom cung cấp liên kết Zoom có bật phòng chờ. Zoom không phải là lịch, do đó nó hoạt động độc lập hoặc đi kèm cạnh Google hoặc Microsoft.

1. Mở Doanh nghiệp → Kết nối và nhấn Kết nối bên cạnh dịch vụ mà nhóm bạn sử dụng.
2. Hãy đăng nhập vào đó và cấp các quyền được yêu cầu. Telybot chỉ sử dụng quyền đó để thêm, thay đổi và xóa các sự kiện do chính nó tạo ra cũng như để xem khi nào bạn bận; nó không bao giờ đọc các sự kiện khác của bạn.
3. Quay lại Kết nối, nhấn Kiểm tra. Telybot tạo một sự kiện, xóa nó đi và cho bạn biết kết nối hoạt động. Nó kiểm tra lại mọi kết nối mỗi đêm.
4. Mở Bán hàng → Cuộc họp → Cài đặt và chọn Nơi sự kiện được ghi và Cách mọi người gặp gỡ. Chỉ các cặp mà kết nối của bạn cho phép mới được đề xuất; các cặp khác sẽ giải thích lý do chúng bị mờ.

Mỗi thành viên nhóm kết nối tài khoản của riêng họ; một kết nối thuộc về người đã tạo nó, và tất cả những ai có thể mở Kết nối đều thấy đó là của ai. Ngắt kết nối sẽ xóa nó ngay lập tức. Các cuộc họp do nó đăng ký mà chưa diễn ra sẽ mất sự kiện và liên kết tham gia, quay lại trạng thái yêu cầu ở Sắp tới để bạn xác nhận lại với một người đăng ký khác; khách truy cập sẽ được thông báo trong chat. Nếu một kết nối ngừng hoạt động — do đổi mật khẩu, thu hồi quyền — Telybot sẽ tự động sửa chữa, và thử lại khi khách truy cập tiếp theo yêu cầu cuộc họp; cho đến khi hoạt động, bot tiếp tục đặt lịch dưới dạng yêu cầu để bạn xác nhận, Kết nối hiển thị Cần kết nối lại, và người đã tạo kết nối sẽ nhận email, tối đa một lần mỗi ngày.

Tài khoản công việc Microsoft có thể hiển thị thông báo trên trang của chính Microsoft rằng quản trị viên phải phê duyệt Telybot trước. Hãy yêu cầu quản trị viên cho phép, sau đó nhấn Kết nối một lần nữa.

Thiết lập cuộc họp

1. Dưới mục Cuộc họp, đặt tên cho cuộc họp ("Product demo", "Cuộc gọi giới thiệu") và chọn thời lượng: 15, 20, 30, 45 hoặc 60 minutes.
2. Dưới mục Hosts, hãy chọn One person hoặc Several hosts. Chỉ những thành viên có kết nối đang hoạt động mới có thể làm người chủ trì. Với tùy chọn nhiều người chủ trì, mỗi lịch đặt sẽ được chuyển cho người chủ trì nào đang rảnh vào thời điểm đó và đã lâu nhất chưa được phân công cuộc họp; không ai phải tự chọn người chủ trì cả.
3. Dưới mục Giờ làm việc của bạn, đội ngũ của bạn, hãy đặt giờ cho mỗi ngày trong tuần, những ngày bạn đóng cửa, khoảng trống trước và sau mỗi cuộc họp, thời điểm sớm nhất khách truy cập có thể đặt, khoảng thời gian mở lịch trước, thời hạn cuối cùng khách truy cập có thể dời hoặc hủy lịch, và giới hạn số cuộc họp mỗi ngày.
4. Dưới mục Câu hỏi của bạn, thêm tối đa ba câu hỏi, mỗi câu là dạng văn bản trả lời hoặc tùy chọn lựa chọn, và quyết định có yêu cầu số điện thoại, công ty hay nội dung họ muốn trao đổi hay không.
5. Bật tính năng Đề xuất cuộc họp trong chat và lưu lại.

Mời thêm bổ sung tối đa năm địa chỉ email vào mọi cuộc họp, chẳng hạn như hộp thư bán hàng chung. Một dòng trong xác nhận sẽ hiển thị trong phần xác nhận của khách truy cập ("Hãy chuẩn bị sẵn các câu hỏi của bạn"). Liên kết dự phòng là phòng họp bạn đã có sẵn; nó được sử dụng khi kết nối bị ngắt và là liên kết khi bạn không có kết nối nào cả.

Khách truy cập nhìn thấy gì?

Ai đó hỏi bot của bạn "tôi có thể xem demo không?", "chúng ta có thể nói chuyện về giá không?" hoặc "đặt lịch gọi", hoặc chạm vào Đặt một Product demo dưới lời chào, sẽ nhận được câu trả lời ngay lập tức: "Rất sẵn lòng. Chọn thời gian phù hợp với bạn và tôi sẽ sắp xếp." Khi bot không thể trả lời câu hỏi và chuyển giao cho con người, nó cũng đề xuất Bạn muốn đặt một Product demo?

1. Chọn thời gian hiển thị một dải các ngày, sau đó là các khung giờ rảnh trong ngày được chọn, theo đúng múi giờ có tên của khách truy cập. Thời gian đã kín lịch trong lịch của người chủ trì, nằm trong khoảng đệm hoặc quá gần sẽ không bao giờ hiển thị.
2. Một biểu mẫu ngắn: tên và email nhận lời mời, sau đó là bất kỳ thông tin nào bạn yêu cầu. Những gì chat đã biết, chẳng hạn như tên từ luồng chào mừng của bạn, sẽ được tự động điền.
3. Khi không có lịch nào gửi lời mời — Zoom độc lập hoặc không có kết nối — bot sẽ gửi email mã 6 chữ số đến địa chỉ đó và yêu cầu nhập trong chat trước, để email xác nhận đến được địa chỉ đã được chứng thực là của họ. Xác nhận email bằng mã trên Cài đặt yêu cầu điều này cho mọi lượt đặt lịch.
4. Thẻ trong chat hiển thị số thứ tự cuộc họp, thời gian theo múi giờ của họ và Tham gia cuộc họp, Thêm vào lịch, Chọn thời gian khác và Hủy cuộc họp. Google và Microsoft gửi lời mời thông thường kèm theo liên kết; nếu không, email xác nhận của Telybot sẽ mang theo liên kết đó kèm theo tệp lịch.

Khách truy cập có thể dời cuộc họp hai lần và hủy cho đến thời hạn bạn thiết lập. Việc dời lịch giữ nguyên sự kiện cũ và cùng một liên kết tham gia. Thẻ vẫn hiển thị ở đó khi họ mở lại chat.

Quản lý ngày làm việc từ mục Sắp tới

Bán hàng → Cuộc họp → Sắp tới hiển thị các yêu cầu đang chờ ở trên cùng, tiếp theo là các ngày theo múi giờ của doanh nghiệp bạn, với tất cả cuộc họp (All) và tính năng xuất dữ liệu ra bảng tính. Mở một cuộc họp để xem liên kết tham gia, liên kết bắt đầu riêng của người chủ trì, chi tiết và câu trả lời của khách truy cập, nội dung họ hỏi bot trước khi đặt lịch và đoạn chat đã phát sinh cuộc họp đó.

• Xác nhận hoặc Từ chối một yêu cầu. Khách truy cập nhìn thấy câu trả lời của bạn trong chat của họ và một email xác nhận sẽ được gửi đi khi không có lịch nào tự động gửi.
• Hủy cuộc họp, kèm theo lý do nếu bạn muốn: sự kiện được xóa khỏi lịch và khách truy cập được thông báo trong chat.
• Sau thời gian diễn ra, chọn Đánh dấu xong hoặc Đánh dấu vắng mặt. Cuộc họp đã được xác nhận nhưng không ai đánh dấu sẽ tự động đóng lại là đã hoàn thành một tuần sau đó, và yêu cầu không ai trả lời sẽ tự động bị từ chối vào ngày tiếp theo sau thời điểm diễn ra, kèm theo một dòng thông báo trong chat của khách truy cập để họ có thể đặt lịch khác.
• Một ghi chú cho đội ngũ của bạn đi kèm với cuộc họp; khách truy cập không bao giờ nhìn thấy.

Một lịch đặt sẽ đánh dấu cuộc trò chuyện là một khách hàng tiềm năng Qualified trên mục Leads, giúp quy trình chuyển đổi diễn ra mà không cần ai phải nhập liệu. Doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo cho mỗi cuộc họp mới (email liên hệ của bot hoặc của chủ sở hữu), và bất kỳ ai bật WhatsApp alerts trên trang Đơn hàng cũng sẽ nhận được tin nhắn tương tự: số thứ tự và thời gian của cuộc họp kèm theo một đường liên kết, tuyệt đối không bao giờ hiển thị tên hoặc thông tin chi tiết của khách truy cập.

Nội dung trong sự kiện lịch

Sự kiện được đặt tên theo tên cuộc họp và tên khách truy cập. Phần mô tả chứa email và số điện thoại của khách truy cập, công ty của họ, nội dung họ muốn trao đổi, câu trả lời cho các câu hỏi của bạn, múi giờ của họ, trang họ đặt lịch và các câu hỏi gần đây họ đã hỏi bot, giúp người chủ trì mở cuộc họp mà nắm rõ nội dung. Khách truy cập là khách mời của sự kiện, do đó tính năng nhắc nhở, dời lịch và tham gia hoạt động trên lịch bạn đang sử dụng.

Không cần kết nối

Cuộc họp hoạt động ở mức cơ bản khi không có gì được kết nối: mỗi lần đặt lịch là một yêu cầu bạn xác nhận trên Sắp tới, khách truy cập xác thực email bằng mã, và thư xác nhận mang theo tệp lịch cùng liên kết cố định của bạn, hoặc thông báo bạn sẽ gọi cho họ. Mọi thứ khác đều giống nhau.

Ai trong đội ngũ của bạn thấy được gì?

Chủ sở hữu, quản trị viên và nhân viên có thể xem và xử lý các cuộc họp, giống như với đơn hàng; biên tập viên thì không. Tất cả họ đều có thể xem các kết nối và biết ai đã tạo kết nối đó; một thành viên có thể ngắt kết nối của chính mình, trong khi chủ sở hữu và quản trị viên có thể ngắt kết nối của bất kỳ ai.

Nội dung nào được lưu giữ và trong bao lâu

Một cuộc họp lưu giữ tên, email và số điện thoại của khách truy cập, công ty, chủ đề và câu trả lời của họ, các câu hỏi cuối cùng họ đã hỏi bot, thời gian, người chủ trì và liên kết tham gia. Tên, chi tiết liên hệ, câu trả lời, câu hỏi và ghi chú sẽ bị xóa 180 days sau cuộc họp; bản ghi cuộc họp và kết quả của nó được giữ lại cho đến khi bạn xóa doanh nghiệp. Telybot chỉ đọc lịch của bạn dưới dạng thời gian bận và rảnh, và không giữ lại gì cả. Xem Dữ liệu của bạn.