Toplantılar: sohbette rezerve edilen demolar ve görüşmeler

Telybot Toplantıları, bir ziyaretçinin botunuzla konuşurken bir demo veya görüşme rezerve etmesini sağlar. Boş bir zaman seçerler, toplantı katılım bağlantısıyla birlikte kendi takviminize düşer ve davet kendiliğinden gider. Panoda Sales → Meetings altında bulursunuz: Yaklaşan ve Kurulum.

Toplantılar bir eklentidir. Scale planı ve Enterprise ile birlikte gelir. Starter veya Growth üzerinde aylık bir fiyat için Plan sayfasından eklersiniz ve aynı ödeme ile planınızla birlikte yenilenir.

Takviminizi bağlayın

Telybot her toplantıyı ekibinizin halihazırda kullandığı takvime yazar ve meşgul zamanlar için okur, böylece dolu olan bir zaman asla teklif edilmez. Üçünden birini bağlayın:

• Google Takvim, Google Takvim'de etkinliği ve bir Google Meet bağlantısı sağlar. Daveti Google gönderir.
• Microsoft 365, Outlook'ta etkinliği ve bir iş veya okul hesabında bir Teams bağlantısı sağlar. Daveti Microsoft gönderir. Kişisel bir Outlook hesabı etkinliği alır ancak Teams bağlantısı almaz; bunu Zoom veya sabit bir bağlantıyla eşleştirin.
• Zoom bekleme odası açık bir Zoom bağlantısı sağlar. Zoom bir takvim değildir, bu nedenle kendi başına veya Google ya da Microsoft'un yanında çalışır.

1. İşletme → Bağlantılar sayfasını açıp ekibinizin kullandığı hizmetin yanındaki Bağlan düğmesine basın.
2. Orada oturum açın ve istenen izinleri verin. Telybot bu izni yalnızca oluşturduğu etkinlikleri eklemek, değiştirmek ve kaldırmak ile ne zaman meşgul olduğunuzu görmek için kullanır; diğer etkinliklerinizi asla okumaz.
3. Bağlantılar sayfasına dönüp Kontrol et düğmesine basın. Telybot bir etkinlik oluşturur, onu tekrar siler ve bağlantının çalıştığını bildirir. Her gece tüm bağlantıları yeniden kontrol eder.
4. Satış → Toplantılar → Kurulum sayfasını açıp Etkinliğin nereye gittiği ve İnsanlar nasıl buluşur seçeneklerini belirleyin. Yalnızca bağlantılarınızın izin verdiği çiftler sunulur; diğerleri neden gri olduğunu açıklar.

Her ekip üyesi kendi hesabını bağlar; bağlantı, onu oluşturan kişiye aittir ve Bağlantılar sayfasını açabilen herkesin kimin bağlantısı olduğunu görebilir. Bağlantıyı Kes ile anında kaldırılır. Henüz gerçekleşmemiş toplantılar, etkinlik ve katılma bağlantılarını kaybeder, Yaklaşan bölümündeki isteklere geri döner; böylece başka bir ev sahibiyle onaylamanız gerekir; ziyaretçiye sohbetten bilgi verilir. Bir bağlantı çalışmayı durdurursa — şifre değişikliği, iptal edilen izin — Telybot kendisi onarmaya çalışır ve bir sonraki ziyaretçi toplantı istediğinde tekrar dener; çalışana kadar bot, sizin onayladığınız istekler olarak rezervasyona devam eder, Bağlantılar sayfası Bağlantıyı yeniden kur gösterir ve bağlantıyı oluşturan kişiye günde en fazla bir kez e-posta gönderilir.

Bir Microsoft iş hesabı, Microsoft'un kendi sayfasında, bir yöneticinin önce Telybot'u onaylaması gerektiğini yanıtlayabilir. Yöneticinizden buna izin vermesini isteyin, ardından tekrar Bağlan öğesine basın.

Toplantıyı ayarlayın

1. Toplantı altında adlandırın ("Ürün demosu", "Giriş görüşmesi") ve süresini seçin: 15, 20, 30, 45 veya 60 dakika.
2. Ev sahipleri altında Bir kişi veya Birden fazla ev sahibi seçin. Yalnızca çalışan bir bağlantısı olan üyeler ev sahibi olabilir. Birden fazla ev sahibi olduğunda, her rezervasyon o saatte müsait olan ve en uzun süre önce toplantı almış olan ev sahibine gider; hiç kimseye bir kişi seçmesi sorulmaz.
3. Saatleriniz, ekibiniz altında her hafta gününün saatlerini, kapalı olduğunuz günleri, her toplantıdan önceki ve sonraki boşluğu, bir ziyaretçinin en erken ne zaman rezervasyon yapabileceğini, takvimin ne kadar ilerisine kadar açılacağını, bir ziyaretçinin ne zamana kadar taşıyabileceğini veya iptal edebileceğini ve günlük toplantı üst sınırını ayarlayın.
4. Kendi sorularınız altında, her biri bir metin yanıtı veya seçim olan en fazla üç soru ekleyin ve bir telefon numarası ile şirket istenip istenmeyeceğine ve ne hakkında konuşmak istediklerine karar verin.
5. Sohbette toplantı teklif et seçeneğini açın ve kaydedin.

Ayrıca davet et, paylaşılan bir satış gelen kutusu gibi her toplantıya en fazla beş e-posta adresi ekler. Onayda bir satır ziyaretçinin onayına gider ("Sorularınız hazır olsun"). Yedek bağlantı halihazırda sahip olduğunuz bir toplantı odasıdır; bağlantı koptuğunda kullanılır ve hiç bağlantınız olmadığında kullanılan bağlantıdır.

Ziyaretçi ne görür?

Botunuza "demo alabilir miyim?", "fiyatlandırma hakkında konuşabilir miyiz?" ya da "görüşme rezerve et" diye soran veya selamlama altındaki Bir Ürün demosu rezerve edin seçeneğine dokunan bir kişiye anında şu yanıt verilir: "Memnuniyetle. Size uygun bir zaman seçin, ayarlayayım." Bot bir soruyu yanıtlayamadığında ve bir kişiye devrettiğinde, ayrıca Bir Ürün rezervasyonu yapmak ister misiniz? teklifinde bulunur.

1. Zaman seçin bir gün şeridi, ardından seçilen günün boş zamanlarını, ziyaretçinin kendi saat diliminde ve adlandırılmış olarak gösterir. Ev sahibinin takviminde dolu olan, bir boşluğun içinde kalan veya çok yakın olan bir zaman asla gösterilmez.
2. Tek bir kısa form: adları ve davetin gittiği e-posta, ardından istediğiniz her şey. Karşılama akışınızdaki bir ad gibi sohbetin halihazırda bildiği şeyler doldurulur.
3. Hiçbir takvim davet göndermeyecek olduğunda — kendi başına Zoom veya bağlantı yok — bot o adrese 6 haneli bir kod e-postayla gönderir ve önce sohbette bunu ister, böylece onay kendilerine ait olduğu kanıtlanmış bir adrese ulaşır. Kurulum üzerindeki E-postayı bir kodla onaylayın her rezervasyonda bunu ister.
4. Sohbetteki kart, toplantının numarasını, kendi saat dilimlerindeki zamanı ve Toplantıya katıl, Takvime ekle, Başka bir zaman seçin ile Toplantıyı iptal et seçeneklerini gösterir. Google ve Microsoft her zamanki davetiyelerini bağlantıyla gönderir; aksi takdirde Telybot'un onay e-postası, bir takvim dosyasıyla birlikte bunu içerir.

Bir ziyaretçi toplantıyı iki kez taşıyabilir ve ayarladığınız son tarihe kadar iptal edebilir. Bir taşıma aynı etkinliği ve aynı katılım bağlantısını korur. Kart, sohbeti tekrar açtıklarında hala oradadır.

Günü Yaklaşan üzerinden yönetin

Satış → Toplantılar → Yaklaşan üst kısımda bekleyen talepleri, ardından işletmenizin saat diliminde günü, Tümü toplantılar ve bir e-tabloya dışa aktarma ile gösterir. Katılım bağlantısını, ev sahibinin kendi başlangıç bağlantısını, ziyaretçinin ayrıntılarını ve yanıtlarını, rezervasyondan önce bota ne sorduklarını ve geldiği sohbeti görmek için bir toplantı açın.

• Bir talebi Onayla veya Reddet. Ziyabetçi yanıtınızı sohbetinde görür ve hiçbir takvim davet göndermediğinde bir onay e-postayla gönderilir.
• İstediğiniz bir nedenle Toplantıyı iptal et: etkinlik takvimden kaldırılır ve ziyaretçiye sohbette bildirilir.
• Zamandan sonra, Tamamlandı veya Gelinmedi olarak işaretle seçin. Kimsenin işaretlemediği onaylanmış bir toplantı bir hafta sonra tamamlandı olarak kapatılır ve kimsenin yanıtlamadığı bir talep, ziyaretçinin başka bir rezervasyon yapabilmesi için sohbetinde bir satırla birlikte zamanından bir gün sonra kendiliğinden reddedilir.
• Ekibiniz için bir not toplantıyla birlikte kalır; ziyaretçi bunu asla görmez.

Bir rezervasyon, sohbeti Potansiyel müşteriler üzerinde Nitelikli bir potansiyel müşteri olarak işaretler, böylece kimse yazmak zorunda kalmadan akış ilerler. Her yeni toplantı için işletmeye e-posta gönderilir (botun iletişim e-postası veya sahiplerinkiler) ve Siparişler sayfasında WhatsApp bildirimlerini açan herkese de bunun için bir mesaj gönderilir: toplantının numarası ve saati bir bağlantıyla birlikte gelir, ziyaretçinin adı veya detayları asla paylaşılmaz.

Takvim etkinliğinde ne var?

Etkinliğe toplantının adı ve ziyaretçinin adı verilir. Açıklamasında ziyaretçinin e-postası ve telefonu, şirketi, ne hakkında konuşmak istedikleri, sorularınıza verdikleri yanıtlar, saat dilimleri, rezervasyon yaptıkları sayfa ve bota sordukları son birkaç soru yer alır, böylece ev sahibi toplantıyı ne hakkında olduğunu bilerek açar. Ziyaretçi etkinliğin misafiridir, bu nedenle hatırlatıcılar, taşımalar ve katılım halihazırda kullandığınız takvimde çalışır.

Bağlantı olmadan

Toplantılar, hiçbir şey bağlı değilken bir kademe altta çalışır: her rezervasyon Yaklaşan üzerinde onayladığınız bir talep olur, ziyaretçi e-postasını bir kodla doğrular ve onay belgesi bir takvim dosyası ile sabit bağlantınızı taşır veya sizi arayacaklarını söyler. Geri kalan her şey aynıdır.

Ekibinizde kim neyi görür?

Sahip, yöneticiler ve temsilciler siparişlerde olduğu gibi toplantıları görür ve yönetir; editörler göremez. Tümü bağlantıları ve her birini kimin yaptığını görür; bir üye kendi bağlantısını kesebilir, sahip ve yöneticiler ise herkesinkini kesebilir.

Ne saklanır ve ne kadar süreyle?

Bir toplantı; ziyaretçinin adını, e-postasını ve telefonunu, şirketini, konusunu ve yanıtlarını, bota sorduğu son soruları, saati, ev sahibini ve katılım bağlantısını saklar. Adı, iletişim bilgileri, yanıtları, soruları ve notları toplantıdan 180 gün sonra silinir; toplantının kaydı ve sonucu, siz işletmeyi silene kadar kalır. Telybot takviminizi yalnızca meşgul ve boş zamanlar olarak okur ve hiçbirini saklamaz. Bkz. Verileriniz.