Vergaderingen: demos en belafspraken geboekt in de chat

Met Telybot Meetings kan een bezoeker een demo of een gesprek inplannen terwijl hij met uw bot praat. Ze kiezen een vrij tijdstip, de vergadering komt in uw eigen agenda met de deelname-link, en de uitnodiging gaat vanzelf weg. U vindt het onder Verkoop → Vergaderingen in het dashboard: Aankomend en Instellen.

Vergaderingen is een add-on. Het is inbegrepen bij het Scale-pakket en bij Enterprise. Op Starter of Growth voegt u het toe vanaf de Pakket-pagina voor een maandelijks tarief, en het wordt vernieuwd met uw pakket in dezelfde betaling.

Verbind uw agenda

Telybot schrijft elke vergadering in de agenda die uw team al gebruikt en leest deze voor bezette tijden, zodat een bezet tijdstip nooit wordt aangeboden. Verbind een van de drie:

• Google Calendar plaatst het evenement in Google Calendar en voegt een Google Meet-link toe. Google stuurt de uitnodiging.
• Microsoft 365 voegt het evenement toe aan Outlook en voegt een Teams-link toe op een werk- of schoolaccount. Microsoft stuurt de uitnodiging. Een persoonlijk Outlook-account krijgt het evenement, maar geen Teams-link; combineer dit met Zoom of een vaste link.
• Zoom geeft een Zoom-link met de wachtkamer ingeschakeld. Zoom is geen agenda, dus het werkt op zichzelf of naast Google of Microsoft.

1. Open Bedrijf → Verbindingen en druk op Verbinden naast de service die uw team gebruikt.
2. Log daar in en geef de gevraagde toestemming. Telybot gebruikt die toestemming alleen om de evenementen die het aanmaakt toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen, en om te zien wanneer u bezet bent; het leest nooit uw andere evenementen.
3. Ga terug naar Verbindingen en druk op Controleren. Telybot maakt één evenement, verwijdert het weer en laat u weten dat de verbinding werkt. Het controleert elke verbinding opnieuw elke nacht.
4. Open Verkoop → Vergaderingen → Instellen en kies Waar het evenement terechtkomt en Hoe mensen vergaderen. Alleen de combinaties die uw verbindingen toestaan, worden aangeboden; de anderen laten zien waarom ze grijs zijn.

Elk teamlid verbindt zijn eigen account; een verbinding hoort bij de persoon die hem heeft gemaakt, en iedereen die Verbindingen kan openen, ziet van wie het is. Verbinding verbreken verwijdert het direct. Vergaderingen die het heeft gehost en die nog niet hebben plaatsgevonden, verliezen hun evenement en join link en gaan terug naar verzoeken op Upcoming, zodat u ze opnieuw kunt bevestigen met een andere host; de bezoeker wordt hierover geïnformeerd in de chat. Als een verbinding stopt met werken — een wachtwoordwijziging, een ingetrokken toestemming — probeert Telybot het zelf te repareren, en opnieuw wanneer de volgende bezoeker om een vergadering vraagt; tot het werkt, blijft de bot boeken als verzoeken die u bevestigt, Verbindingen toont Herconnectie nodig, en de persoon die de verbinding heeft gemaakt, wordt per e-mail geïnformeerd, maximaal één keer per dag.

Een Microsoft-werkaccount kan op de eigen pagina van Microsoft melden dat een beheerder Telybot eerst moet goedkeuren. Vraag uw beheerder om dit toe te staan en druk daarna opnieuw op Verbinden.

Stel de vergadering in

1. Onder Vergadering geef je een naam ("Productdemo", "Introgesprek") en kies je de duur: 15, 20, 30, 45 of 60 minuten.
2. Onder Hosts kiest u Eén persoon of Meerdere hosts. Alleen leden met een werkende verbinding kunnen hosten. Bij meerdere hosts gaat elke boeking naar de host die op dat moment beschikbaar is en het langst geleden een vergadering heeft gekregen; niemand wordt gevraagd om een persoon te kiezen.
3. Onder Uw uren, uw team stelt u de uren van elke dag van de week in, de dagen dat u gesloten bent, de pauze voor en na elke vergadering, de vroegste tijd waarop een bezoeker kan boeken, hoe ver de agenda vooruit openstaat, tot wanneer een bezoeker kan verplaatsen of annuleren, en een limiet op het aantal vergaderingen per dag.
4. Voeg onder Uw eigen vragen tot drie vragen toe, elk met een tekstantwoord of een keuze, en bepaal of u om een telefoonnummer en bedrijf vraagt, en wat ze willen bespreken.
5. Schakel Bied vergaderingen aan in de chat in en sla op.

Ook uitnodigen voegt tot vijf e-mailadressen toe aan elke vergadering, zoals een gedeelde verkoopinbox. Een regel in de bevestiging komt in de bevestiging van de bezoeker terecht ("Houd uw vragen paraat"). De Fallback link is een vergaderkamer die u al heeft; deze wordt gebruikt wanneer de verbinding verbroken is en is de link wanneer u helemaal geen verbinding heeft.

Wat ziet de bezoeker?

Iemand die uw bot vraagt "kan ik een demo krijgen?", "kunnen we praten over prijzen?" of "plan een call in", of op Plan een Product demo in onder de groet tikt, krijgt direct antwoord: "Graag. Kies een tijdstip dat u schikt en ik regel het." Als de bot een vraag niet kan beantwoorden en doorgeeft aan een persoon, biedt hij ook aan: Wil je liever een Product demo inplannen?

1. Kies een tijdstip toont een reeks dagen en daarna de vrije tijden van de gekozen dag, in de eigen tijdzone van de bezoeker, met naam. Een tijdstip dat bezet is in de agenda van de host, in een pauze valt of te vroeg is, wordt nooit getoond.
2. Een kort formulier: hun naam en het e-mailadres waar de uitnodiging naartoe gaat, en dan wat u heeft gevraagd. Wat de chat al weet, zoals een naam uit uw welkomstflow, wordt ingevuld.
3. Als geen agenda de uitnodiging kan versturen — Zoom op zichzelf, of geen verbinding — stuurt de bot een code van 6 cijfers naar dat adres en vraagt deze eerst in de chat, zodat de bevestiging naar een adres gaat dat bewezen van hen is. Bevestig het e-mailadres met een code op Instellen vraagt dit bij elke boeking.
4. De kaart in de chat toont het vergaderingsnummer, de tijd in hun tijdzone en Deelneem aan de vergadering, Toevoegen aan agenda, Kies een ander tijdstip en Vergadering annuleren. Google en Microsoft sturen hun gewone uitnodiging met de link; anders staat deze in de bevestigingsmail van Telybot, met een agenda-bestand.

Een bezoeker kan een vergadering twee keer verplaatsen en annuleren tot de door u ingestelde deadline. Bij een verplaatsing blijft het evenement en de deelname-link hetzelfde. De kaart staat er nog steeds als ze de chat opnieuw openen.

Beheer de dag vanuit Aankomend

Verkoop → Vergaderingen → Aankomend toont bovenaan de wachtende aanvragen, daarna de dag in de tijdzone van uw bedrijf, met Alle vergaderingen en een export naar een spreadsheet. Open een vergadering om de deelname-link, de eigen startlink van de host, de gegevens en antwoorden van de bezoeker, wat ze de bot vóór het boeken hebben gevraagd, en de chat waaruit het kwam te zien.

• Bevestigen of Afwijzen van een verzoek. De bezoeker ziet uw antwoord in de chat en ontvangt een bevestiging per e-mail als de agenda er geen stuurt.
• Vergadering annuleren, met een reden als u wilt: het evenement wordt uit de agenda verwijderd en de bezoeker wordt in de chat geïnformeerd.
• Na de tijd, Afvinken of Markeren als gemist. Een bevestigde vergadering die niemand heeft afgevinkt, wordt na een week als afgerond gesloten, en een aanvraag die niemand heeft beantwoord, wordt de dag na de tijd vanzelf afgewezen, met een regel in de chat van de bezoeker zodat ze een andere tijd kunnen boeken.
• Een notitie voor uw team blijft bij de vergadering; de bezoeker ziet deze nooit.

Een boeking markeert de chat als Gekwalificeerde lead op Leads, zodat de pipeline zonder dat iemand iets typt vooruitgaat. Het bedrijf krijgt per nieuwe vergadering een e-mail (het contact-e-mailadres van de bot of dat van de eigenaars), en wie WhatsApp-meldingen op de pagina Bestellingen heeft ingeschakeld, krijgt daarvoor ook een bericht: het nummer en de tijd van de vergadering met een link, nooit de naam of gegevens van de bezoeker.

Wat er in het agenda-bericht staat

Het evenement krijgt de naam van de vergadering en de naam van de bezoeker als titel. De beschrijving bevat het e-mailadres en telefoonnummer van de bezoeker, hun bedrijf, wat ze willen bespreken, hun antwoorden op uw vragen, hun tijdzone, de pagina waar ze vanaf hebben geboekt en de laatste vragen die ze aan de bot stelden. Zo opent de host de vergadering met inzicht in waar het over gaat. De bezoeker is de gast van het evenement, dus herinneringen, verplaatsingen en deelnemen werken in de agenda die u al gebruikt.

Zonder verbinding

Vergaderingen werkt één niveau lager zonder verbindingen: elke boeking is een aanvraag die u bevestigt in Aankomend, de bezoeker bevestigt het e-mailadres met een code, en de bevestiging bevat een agenda-bestand en uw vaste link, of zegt dat u ze zult bellen. Alles andere is hetzelfde.

Wie in je team ziet wat?

De eigenaar, beheerders en agenten zien en handelen op vergaderingen, net zoals ze doen met bestellingen; redacteuren doen dit niet. Ze zien allemaal de verbindingen en wie welke heeft gemaakt; een lid verbreekt zijn eigen verbinding, en de eigenaar en beheerders kunnen iemands verbinding verbreken.

Wat wordt bewaard, en hoe lang

Een vergadering bewaart de naam, e-mail en telefoonnummer van de bezoeker, hun bedrijf, onderwerp en antwoorden, de laatste vragen die ze aan de bot stelden, het tijdstip, de host en de join-link. De naam, contactgegevens, antwoorden, vragen en notities worden 180 dagen na de vergadering gewist; het verslag van de vergadering en het resultaat blijft bewaard totdat u het bedrijf verwijdert. Telybot leest uw agenda alleen als bezet en vrij tijden en bewaart niets daarvan. Zie Uw gegevens.