Werving: vacatures en cv's in de chat

Met Telybot Werving solliciteren mensen in de chat op je vacatures: de bot stelt je vragen en neemt het cv in ontvangst, en elke sollicitant krijgt een score op basis van de vacature.

Elke sollicitant komt in één lijst terecht, en de score is een richtlijn: er beslist altijd een mens. Je vindt alles onder Werving in het dashboard: Vacatures, Kandidaten en Instellingen.

Werving is een add-on. Die zit in het Scale-abonnement en in Enterprise. Bij Starter of Growth voeg je hem toe via de abonnementspagina voor een maandbedrag, en hij wordt samen met je abonnement verlengd, in dezelfde betaling.

Vacature toevoegen

1. Open Werving → Instellingen en schakel Bied je open vacatures aan in de chat in.
2. Open Werving → Vacatures en klik op Nieuwe vacature. Geef deze een titel, de werklocatie, het soort dienstverband en eventueel het salaris.
3. Onder Wat je zoekt, som je de onmisbare en handige vaardigheden op, het minimum aantal jaren ervaring en de benodigde opleiding. Elk cv wordt hierop beoordeeld.
4. Voeg maximaal tien Screeningsvragen toe. Vink een antwoord aan als Voldoet niet aan de functie om het te markeren: de sollicitatie wordt nog steeds geaccepteerd en jij beslist.
5. Opslaan. Klik op Vacature delen om de link van de vacature te kopiëren, de QR-code te downloaden of het fragment voor je vacaturepagina te kopiëren.

Vacatures importeren uit je bestanden

Telybot kan de vacatures die je al hebt lezen en voor je invullen: functieomschrijvingen, een spreadsheet met openstaande vacatures, of foto’s van een vacatureadvertentie of poster. Van elke vacature die Telybot vindt, maakt het een concept dat je kunt controleren.

1. Open Werving → Vacatures en klik op Vacatures importeren.
2. Zet maximaal tien bestanden neer of plak de tekst van een vacatureadvertentie. PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV, tekstbestanden en foto’s werken allemaal.
3. Klik op Lezen met AI. Het lezen duurt een paar seconden tot een minuut.
4. Elke vacature verschijnt in Werving → Vacatures onder Te controleren concepten, met titel, locatie, salaris, omschrijving, vaardigheden, ervaring, opleiding en maximaal drie screeningsvragen.
5. Klik op Concept bekijken om een vacature te controleren en aan te passen, en daarna op Publiceren. Alles publiceren publiceert alle concepten in één keer.

Een concept wordt nooit aan kandidaten aangeboden, en het salaris blijft verborgen totdat je Toon het salaris aan kandidaten aanvinkt. Een vacature die je al hebt met dezelfde titel en locatie wordt overgeslagen, dus je kunt dezelfde spreadsheet opnieuw importeren nadat je rijen hebt toegevoegd. Eén import voegt maximaal 30 vacatures toe, en je kunt tien keer per dag importeren. Een gescande PDF bevat geen leesbare tekst: importeer in plaats daarvan foto’s van de pagina’s.

Wat ziet de sollicitant?

Iemand die de link van de vacature opent, of uw bot vraagt "neemt u aan?" of "zijn er vacatures voor SDE 2?", ziet de vacatures als kaarten, de eerstgenoemde, en tikt op Solliciteren. De bot vraagt vervolgens, stap voor stap:

• of ze akkoord gaan met je privacyverklaring over hoe hun gegevens worden gebruikt en hoe lang ze worden bewaard. Er wordt niets bewaard van wie nee zegt;
• hun cv, een PDF- of Word‑bestand verzonden met de paperclip. De bot leest het en vult hun naam, e‑mail, telefoon, stad en jaren ervaring in vanuit het bestand;
• alleen wat het cv niet vermeldt: een ontbrekend telefoonnummer, hoe snel ze kunnen beginnen, en uw screeningvragen.

Aan het einde krijgen ze een referentie, zoals APP-1042. Later kunnen ze de bot vragen naar de status van hun sollicitatie, en horen ze "ontvangen", "wordt beoordeeld", "op de shortlist" enzovoort, maar nooit "niet geselecteerd".

Wilt u dat de bot eerst alle vragen stelt en het cv pas daarna neemt? Onder Werving → Instellingen → Hoe mensen solliciteren kiest u Vragen eerst.

Help mensen de baan te vinden die bij hen past

Iemand met zeven jaar ervaring mag niet eindigen met solliciteren op een juniorfunctie. Een bezoeker die niet zeker weet welke van uw vacatures bij hem past, kan de bot vragen "welke baan past bij mij?", tik op Welke baan past bij mij? onder de begroeting, of tik op Niet zeker welke? Stuur je cv onder de vacaturekaarten.

1. De bot vraagt hen akkoord te gaan met een korte opzegtermijn, daarna hun cv te sturen.
2. Hij leest het cv en vergelijkt het met elke open vacature, op dezelfde manier als hij een sollicitatie beoordeelt: de vaardigheden die de functie vereist, de jaren ervaring, de opleiding.
3. Het antwoordt met de functies die het beste passen, elk gemarkeerd Sterke match of Mogelijke match met de vaardigheden die overeenkwamen. De meest senior functie waarvoor ze in aanmerking komen, staat bovenaan.
4. Solliciteren op een van die kaarten start de sollicitatie met het cv al bijgevoegd en hun gegevens ingevuld: ze gaan akkoord met uw kennisgeving, beantwoorden uw screeningvragen, en zijn klaar.

De bezoeker ziet nooit een cijfer of het woord "zwak"; wanneer niets goed past, ziet hij de twee dichtstbijzijnde functies en kan nog steeds op elke vacature solliciteren. Op Kandidaten wordt zo’n aanvraag gemarkeerd als Van een cv-controle, en de lade toont de andere open vacatures die onder Ook passend vallen. Schakel de controle uit onder Werving → Instellingen als u dit niet wilt. Elke controle telt mee als één van de maandelijkse cv‑lezingen van de add‑on; een controle die niet leidt tot een sollicitatie wordt na 30 dagen verwijderd.

Kandidaten en hun score beoordelen

Elk cv wordt binnen een minuut of twee gelezen. Kandidaten toont iedereen die heeft gesolliciteerd, met filters voor de functie, de fase en de score, een zoekbalk en een exportfunctie naar een spreadsheet. Open een kandidaat om het volgende te bekijken:

• De score van 0 tot 100, inclusief de onderdelen waar deze uit is opgebouwd: vereiste vaardigheden, ervaring, pré's, opleiding, screeningsantwoorden en het cv zelf. Sterk is 75 of hoger, Mogelijk is 50 tot 74, Zwak is onder de 50;
• Beste in: de technologieën die het cv het meest laten zien, elk met de regel van het cv die dat aantoont;
• Sterktes, Hiaten en opmerkingen over het cv, hun antwoorden en de andere vacatures waarop ze hebben gesolliciteerd;
• knoppen om ze naar de volgende fase te verplaatsen, een notitie toe te voegen, het cv te downloaden, de chat te openen of de kandidaat te verwijderen.

De score is een screeningsmiddel. Het leest alleen vaardigheden, rollen, data, opleiding en het cv zelf, nooit iets over de persoon, en het wijst nooit iemand af: een mens beslist.

Meldingen ontvangen bij nieuwe sollicitaties

WhatsApp-meldingen op de pagina Kandidaten stuurt je bij elke nieuwe sollicitatie een WhatsApp-bericht op je eigen telefoon: de vacature en de referentie, met een link, nooit de naam of gegevens van de kandidaat. Het is dezelfde schakelaar als op de pagina Bestellingen, en elk teamlid zet hem voor zichzelf aan. E-mail mij over elke nieuwe sollicitatie, onder Instellingen, laat het team het per e-mail weten.

Wie in je team ziet wat?

De eigenaar en admins zien alles. Editors beheren vacatures maar zien geen kandidaten. Agents zien en verplaatsen kandidaten maar bewerken geen vacatures.

Hoe lang worden sollicitaties bewaard?

Je kiest hoe lang sollicitaties worden bewaard nadat een vacature is vervuld of een kandidaat niet is geselecteerd: 30, 90 of 180 dagen, een jaar, of totdat je ze verwijdert. Een kandidaat kan zich terugtrekken in de chat en je kunt een kandidaat op elk moment verwijderen; in beide gevallen worden hun gegevens en cv gewist.