Pertemuan: demo dan panggilan yang dipesan di chat

Telybot Meetings memungkinkan pengunjung memesan demo atau panggilan saat mereka berbicara dengan bot Anda. Mereka memilih waktu luang, pertemuan masuk ke kalender Anda sendiri beserta tautan bergabung, dan undangan terkirim secara otomatis. Anda dapat menemukannya di bawah Penjualan → Pertemuan di dasbor: Akan datang, Set up, dan Koneksi.

Pertemuan adalah add-on. Fitur ini sudah termasuk dalam paket Scale. Pada Starter atau Growth, Anda menambahkannya dari halaman Paket dengan harga bulanan, dan diperbarui bersama paket Anda dalam pembayaran yang sama.

Atur dalam tiga langkah

Penjualan → Pertemuan → Set up memiliki tiga langkah. Kartu di bagian atas menunjukkan apa yang sudah selesai, apa yang berikutnya, dan sakelarnya. Simpan menyimpan pekerjaan Anda kapan saja.

1. Ke mana pertemuan masuk

• Ke kalender Anda adalah opsi yang kami rekomendasikan. Pengunjung memilih waktu luang dan pertemuan langsung dipesan di Google Calendar atau kalender Microsoft 365 milik host sendiri. Kalender yang mengirimkan undangan, dan waktu yang sudah terisi di sana tidak pernah ditawarkan.
• Tanpa kalender tidak memerlukan koneksi apa pun. Pengunjung memilih waktu luang dan pertemuan langsung dipesan: Telybot mengirim undangan kalender lewat email kepada mereka dan tim Anda, dengan tautan pertemuan Anda sendiri atau panggilan telepon. Aktifkan Saya mengonfirmasi setiap pertemuan terlebih dahulu untuk mengonfirmasi setiap pertemuan di Akan datang sebagai gantinya.

Dengan opsi pertama, hubungkan kalender Anda di kartu yang sama:

1. Di bawah Kalender Anda, tekan Hubungkan di samping Google Calendar atau Microsoft 365.
2. Masuk dan berikan izin yang diminta. Telybot menggunakan izin tersebut hanya untuk menambah, mengubah, dan menghapus acara yang dibuatnya serta untuk melihat kapan Anda sibuk. Telybot tidak pernah membaca acara Anda yang lain.
3. Anda kembali ke Set up, dan kalender ditampilkan sebagai Terhubung. Orang pertama yang terhubung menjadi host, sehingga bisnis yang hanya terdiri dari satu orang tidak perlu memilih.

Lalu pilih cara orang bertemu, di kartu yang sama:

• Google Meet atau Microsoft Teams: kalender host yang membuat tautannya, Google Meet untuk kalender Google dan Teams untuk Microsoft 365. Teams memerlukan akun kerja atau sekolah. Orang dengan akun Outlook pribadi dapat menjadi host dengan Zoom, tautan Anda sendiri, atau panggilan telepon.
• Zoom: setiap host menghubungkan akun Zoom miliknya sendiri, dan setiap pertemuan mendapat tautan Zoom sendiri dengan ruang tunggu aktif. Zoom dapat digunakan dengan kalender atau tanpa kalender.
• Tautan pertemuan Anda sendiri: ruang yang sama setiap kali, misalnya tautan Meet, Teams, Zoom, Webex, atau Whereby yang sudah Anda miliki.
• Panggilan telepon: tim Anda menelepon pengunjung pada waktu yang mereka pilih.

Dengan Meet, Teams, atau Zoom, Anda dapat menambahkan tautan cadangan, yang digunakan jika koneksi terputus.

Tim memilih Siapa yang menjadi host di kartu yang sama. Setiap nama menunjukkan apa yang digunakan pertemuan orang tersebut, atau apa yang masih perlu mereka hubungkan, dan orang yang belum terhubung akan dilewati sampai mereka terhubung. Jika ada dua atau lebih, pilih Round robin di bawah Beberapa pembawa acara: setiap pemesanan diberikan kepada host yang sedang luang pada waktu tersebut dan yang paling lama tidak mendapat pertemuan. Orang yang menghubungkan kedua kalender memilih ke mana pertemuan baru masuk (Pertemuan baru masuk ke), dan waktu sibuk di keduanya tidak pernah ditawarkan. Satu tim dapat memadukan keduanya: satu host di Google Calendar, yang lain di Microsoft 365.

2. Kapan Anda bertemu

Beri nama pertemuan (“Demo produk”, “Panggilan perkenalan”), pilih durasinya (15, 20, 30, 45, atau 60 menit), lalu atur Zona waktu dan jam untuk setiap hari dalam seminggu. Pengunjung melihat waktu luang dalam zona waktu mereka sendiri.

3. Aktifkan

Saat langkah 1 dan 2 menampilkan Selesai, aktifkan Tawarkan pertemuan di chat dan simpan. Coba di chat membuka Bot Anda → Uji, tempat pemesanan ditandai sebagai uji coba dan tidak pernah dihitung.

Pengaturan lainnya

Pengaturan lainnya, yang terlipat di bawah langkah-langkah, berisi sisanya:

• seberapa sering pertemuan dapat dimulai, dan jeda sebelum dan setelah setiap pertemuan;
• waktu paling awal pengunjung dapat memesan, seberapa jauh ke depan agenda dibuka, hingga kapan pengunjung dapat memindahkan atau membatalkan, dan batas jumlah pertemuan per hari;
• hari-hari Anda tutup;
• apa yang ditanyakan: nomor telepon, perusahaan, apa yang ingin mereka bahas, dan hingga tiga pertanyaan Anda sendiri, masing-masing berupa jawaban teks atau pilihan;
• Konfirmasi email dengan kode;
• Tombol: teks tombol pertemuan di chat, maksimal 30 karakter, misalnya "Jadwalkan pertemuan". Jika dikosongkan, tombol bertuliskan "Pesan Demo produk", dengan nama pertemuan Anda, dalam bahasa chat;
• Satu pertemuan per orang, aktif kecuali Anda mematikannya (lihat di bawah);
• Undang juga, hingga lima alamat email yang diundang ke setiap pertemuan, seperti kotak masuk penjualan bersama, dan Satu baris di konfirmasi (“Siapkan pertanyaan Anda”).

Semua akun di satu tempat: Koneksi

Penjualan → Pertemuan → Koneksi mencantumkan setiap kalender dan akun Zoom yang dihubungkan tim Anda, dengan satu kartu masing-masing untuk Google Calendar, Microsoft 365, dan Zoom. Setiap akun menunjukkan milik siapa, apakah berfungsi, apakah orang tersebut menjadi host, dan berapa banyak pertemuan mendatang yang dipesan di dalamnya. Setiap kartu juga menyebutkan aplikasi yang digunakan platform untuk terhubung: milik Telybot, atau milik Anda sendiri (lihat di bawah).

• Hubungkan menambahkan akun Anda sendiri. Setiap orang menghubungkan akunnya sendiri, masuk sebagai dirinya sendiri, lalu kembali ke halaman ini.
• Periksa membuat satu acara, menghapusnya lagi, dan memberi tahu Anda bahwa koneksi berfungsi. Telybot juga memeriksa setiap koneksi setiap malam.
• Hubungkan ulang muncul pada akun yang berhenti berfungsi. Hanya pemiliknya yang dapat menghubungkannya ulang, jadi akun milik rekan tim menampilkan pesan agar Anda meminta mereka melakukannya.
• Putuskan koneksi terlebih dahulu memberi tahu berapa banyak pertemuan mendatang yang dipesan di akun tersebut. Pemilik dan admin dapat memutus koneksi akun siapa pun.

Cara lain untuk bertemu menampilkan tautan pertemuan Anda sendiri dan panggilan telepon, yang tidak memerlukan apa pun yang terhubung. Webex, Whereby, Jitsi, atau aplikasi lain berfungsi melalui tautan pertemuan Anda sendiri. Akun yang sama juga tercantum, bersama semua hal lain yang terhubung dengan bot Anda, di Ruang kerja → Koneksi.

Saat koneksi berubah

Putuskan koneksi langsung menghapus akun. Pertemuan yang di-host melalui akun itu dan belum terjadi kehilangan acara dan tautan bergabungnya, lalu kembali menjadi permintaan di Akan datang untuk Anda konfirmasi lagi dengan host lain; pengunjung diberi tahu di chat. Jika itu adalah host terakhir yang koneksinya masih berfungsi, pertemuan tetap berjalan dengan tautan pertemuan Anda sendiri atau lewat telepon, dengan undangan dari Telybot, sampai seseorang menghubungkan lagi; jika keduanya tidak ada, chat berhenti menawarkan pertemuan sampai saat itu. Pertemuan yang tidak tercatat di kalender mana pun dan menggunakan Zoom milik seorang host pindah ke tautan Anda sendiri saat Zoom host tersebut diputuskan, dan undangannya diperbarui.

Jika koneksi berhenti berfungsi (kata sandi diubah atau izin dicabut), Telybot mencoba memperbaikinya sendiri, dan mencoba lagi ketika pengunjung berikutnya meminta pertemuan. Sampai koneksi berfungsi, pemesanan tetap berjalan dengan tautan cadangan Anda dan undangan dari Telybot jika Anda punya tautan cadangan, atau menjadi permintaan yang Anda konfirmasi jika tidak punya; Set up dan Koneksi menampilkan Perlu koneksi ulang, dan orang yang membuat koneksi dikirimi email, maksimal sekali sehari. Hubungkan ulang memperbaikinya.

Saat admin TI Anda harus menyetujui Telybot

Beberapa organisasi di Microsoft 365 hanya mengizinkan admin TI mereka menyetujui aplikasi baru. Saat Anda menghubungkan, Microsoft memberi tahu hal ini, dan Telybot memberi tahu Anda langkah selanjutnya:

1. Di Penjualan → Pertemuan → Koneksi, buka Jika organisasi Anda harus menyetujui Telybot terlebih dahulu pada kartu Microsoft 365.
2. Tekan Salin tautan persetujuan dan kirimkan ke admin TI Anda.
3. Admin Anda membuka tautan, masuk, dan menyetujui Telybot satu kali untuk semua orang di organisasi Anda. Microsoft lalu membawa admin tersebut ke halaman ini.
4. Tekan Hubungkan lagi.

Aplikasi Telybot, atau aplikasi Anda sendiri

Tim Anda menghubungkan Google Calendar, Microsoft 365, dan Zoom melalui aplikasi milik Telybot sendiri, jadi tidak ada yang perlu diatur: setiap orang menekan Hubungkan dan masuk dengan akunnya sendiri. Jika sebuah kartu menyebutkan bahwa suatu platform tidak tersedia, tambahkan aplikasi Anda sendiri untuk platform itu, seperti di bawah ini.

Jika bisnis Anda lebih suka menggunakan aplikasinya sendiri dengan Google, Microsoft, atau Zoom, pemilik atau admin dapat beralih ke aplikasi itu, untuk mana pun dari ketiganya, di kartunya pada Penjualan → Pertemuan → Koneksi atau di Aplikasi Google, Microsoft, dan Zoom pada Ruang kerja → Koneksi:

1. Buka Gunakan aplikasi Google Anda sendiri sebagai gantinya (atau Microsoft, atau Zoom).
2. Buat aplikasi di Google Cloud console, Microsoft Entra admin center, atau Zoom App Marketplace, dengan mengikuti langkah-langkah di kartu. Salin URI pengalihan dan izin yang ditampilkan kartu ke aplikasi Anda.
3. Tempel client ID dan client secret aplikasi Anda, lalu tekan Periksa dan simpan. Sebelum menyimpan, Telybot menanyakan kepada penyedia apakah keduanya diterima, dan menyimpan client secret dalam bentuk terenkripsi.

Sejak saat itu, koneksi baru melalui aplikasi Anda. Akun yang sudah terhubung tetap berfungsi melalui aplikasi yang digunakan saat menghubungkannya, sampai akun itu dihubungkan ulang. Jika Anda menghapus aplikasi Anda sendiri, atau menyimpan aplikasi lain sebagai penggantinya, koneksi baru melalui aplikasi Telybot atau aplikasi yang baru, dan akun serta koneksi Google Sheets yang dibuat melalui aplikasi lama ditandai untuk dihubungkan ulang, dengan email kepada pemiliknya; kartu menyebutkan jumlahnya sebelum Anda menghapusnya.

Aplikasi Google milik Anda sendiri harus dipublikasikan dan diverifikasi oleh Google, kecuali semua orang yang terhubung berada di Google Workspace Anda sendiri. Sampai saat itu, Google memperingatkan bahwa aplikasi belum diverifikasi, dan akun yang terhubung selama aplikasi masih dalam tahap pengujian berhenti berfungsi setelah tujuh hari.

Apa yang dilihat pengunjung?

Chat menampilkan Pesan Demo produk di bawah sapaan, dan tombol kalender di samping kotak pesan selama sisa obrolan. Saat pengunjung mengetuknya, atau bertanya "bisa minta demo?", "bisa bicara soal harga?" atau "pesan panggilan", dalam bahasa apa pun, bot langsung menjawab dengan empat jam kosong paling awal, paling banyak dua per hari, dalam zona waktu pengunjung sendiri: "Dengan senang hati saya atur Demo produk (30 mnt, online). Pilih waktu di bawah, atau beri tahu saya hari dan jam yang cocok bagi Anda." Lebih banyak waktu membuka semua jam kosong, hari demi hari. Ketika bot tidak dapat menjawab pertanyaan dan menyerahkan ke manusia, bot juga menawarkan Apakah Anda lebih suka memesan Demo produk?

Pengunjung juga bisa mengetik jam, menurut waktu setempat mereka:

Jam selalu diulang kembali sebelum apa pun dipesan. Jika sama sekali tidak ada jam kosong sampai akhir periode pemesanan, bot menyampaikannya, dan menawarkan Bicara dengan petugas jika bot Anda menerima pesan.

1. Mengetuk sebuah jam membuka satu formulir singkat dengan jam tersebut di bagian atas, dan Ubah untuk memilih jam lain: nama mereka dan email tujuan undangan, lalu apa pun yang Anda minta. Apa yang sudah diketahui chat, seperti nama dari alur penyambutan Anda, akan terisi otomatis. Jika chat sudah mengetahui nama dan email, dan Anda tidak menanyakan hal yang wajib dijawab, cukup satu ketukan: "Pesan Kam, 28 Okt, 15.00 untuk Asha Rao (asha@example.com)?"
2. Ketika tidak ada kalender yang akan mengirimkan undangan — Zoom secara mandiri, atau tanpa koneksi — bot mengirimkan kode 6 digit ke alamat email tersebut dan memintanya di obrolan terlebih dahulu, sehingga konfirmasi sampai ke alamat yang terbukti milik mereka. Konfirmasi email dengan kode, di bawah Pengaturan lainnya pada Set up, memintanya pada setiap pemesanan.
3. Kartu di chat menampilkan nomor pertemuan, waktu di zona mereka, dan Bergabung dengan pertemuan, Tambahkan ke kalender (Google Calendar, Outlook, atau Apple dan kalender lainnya), Pilih waktu lain, serta Batalkan pertemuan. Google dan Microsoft mengirim undangan standar mereka dengan tautan; selain itu, email Telybot membawanya sebagai undangan kalender, dengan tautan yang membuka chat pada pertemuan tersebut, untuk mengubah atau membatalkannya dari perangkat apa pun.

Pengunjung dapat memindahkan pertemuan dua kali dan membatalkannya hingga batas waktu yang Anda tentukan. Pemindahan mempertahankan acara yang sama dan tautan bergabung yang sama. Kartu tersebut masih ada saat mereka membuka obrolan lagi.

Satu pertemuan per orang

Kecuali Anda mematikannya di Pengaturan lainnya, setiap orang dibatasi satu pertemuan:

• Orang yang memiliki pertemuan mendatang tidak dapat memesan pertemuan lain. Saat mereka mengetuk tombol atau meminta demo, bot menampilkan pertemuan mereka alih-alih daftar waktu, dengan Pilih waktu lain dan Batalkan pertemuan. Mengubah waktu selalu diizinkan.
• Setiap orang memesan sekali sehari, menurut zona waktu Anda. Membatalkan lalu memesan lagi pada hari yang sama akan ditolak; pertemuan yang dibatalkan atau ditolak oleh tim Anda tidak dihitung. Uji dari Bot Anda → Uji tidak pernah dihitung.

"Orang yang sama" berarti chat yang sama, browser yang sama, pelanggan yang sama yang masuk di situs atau aplikasi Anda sendiri, atau alamat email yang sama setelah pemiliknya mengonfirmasinya dengan kode (untuk Gmail, juga dengan tambahan titik atau tanda "+"): selalu jika tanpa kalender, dan jika dengan kalender saat Konfirmasi email dengan kode aktif. Alamat yang belum dikonfirmasi siapa pun tidak pernah dihitung, sehingga tidak ada yang bisa memblokir orang lain dengan mengetik alamat orang itu; nomor telepon juga tidak pernah dihitung, dengan alasan yang sama. Jika hanya alamat email yang cocok, pengunjung hanya diberi tahu bahwa alamat tersebut sudah memiliki pertemuan dan cara mengubahnya dari email undangan, tanpa keterangan apa pun tentang pertemuan itu sendiri.

Seseorang dengan alamat email baru di browser baru tetap terlihat seperti orang baru. Kode email memastikan setiap alamat benar-benar asli, dan satu alamat internet dapat memesan paling banyak tiga pertemuan per hari. Matikan jika orang sering kembali, seperti di klinik atau dengan guru les.

Jalankan hari dari Akan datang

Penjualan → Pertemuan → Akan datang terbuka pada 7 hari ke depan: pertemuan Anda dikelompokkan per hari (Hari ini, Besok, lalu setiap tanggal), masing-masing dengan waktunya, waktu setempat pengunjung jika mereka berada di tempat lain, nama, perusahaan, email, dan telepon mereka, tempat Anda bertemu, serta Gabung. Di atasnya, Pertemuan berikutnya menunjukkan kapan pertemuan dimulai ("Dalam 45 menit") dengan Gabung, dan jika Anda mengonfirmasi setiap pertemuan terlebih dahulu, Menunggu Anda berisi permintaan yang perlu dijawab. Hari menampilkan satu hari per tampilan, dan Semua pertemuan memiliki filter serta Ekspor CSV untuk spreadsheet. Waktu ditampilkan dalam zona waktu bisnis Anda.

Buka pertemuan untuk melihat tautan bergabung, tautan mulai milik host, detail dan jawaban pengunjung, apa yang mereka tanyakan kepada bot sebelum memesan, chat asalnya, dan Pertemuan sebelumnya dengan orang ini, yang dikenali dengan cara yang sama seperti untuk satu pertemuan per orang.

• Ubah waktu memindahkan pertemuan yang belum dimulai: pilih hari dan salah satu waktu kosongnya. Jam Anda dan kalender host tetap diperhitungkan, tetapi batas pemberitahuan dan seberapa jauh ke depan pengunjung boleh memesan tidak. Acara kalender ikut dipindahkan, pengunjung melihat waktu baru di chat mereka, dan undangannya ikut dipindahkan (dari kalender, atau dari Telybot jika tidak ada kalender yang mengirimkannya). Pemindahan oleh tim Anda tidak dihitung dalam dua kali pemindahan yang boleh dilakukan pengunjung.
• Konfirmasi atau Tolak permintaan. Pengunjung melihat jawaban Anda di chat mereka, dan konfirmasi dikirim lewat email ketika tidak ada kalender yang mengirimnya.
• Batalkan pertemuan, dengan alasan jika Anda mau: acara dihapus dari kalender dan pengunjung diberitahu di chat.
• Setelah waktunya tiba, Tandai selesai atau Tandai tidak hadir. Pertemuan terkonfirmasi yang tidak ditandai oleh siapa pun ditutup sebagai selesai seminggu kemudian, dan permintaan yang tidak dijawab siapa pun ditolak secara otomatis sehari setelah waktunya, dengan satu baris di obrolan pengunjung agar mereka dapat memesan pertemuan lain.
• Catatan untuk tim Anda tetap melekat pada pertemuan; pengunjung tidak akan pernah melihatnya.

Selama pertemuan aktif, Dasbor menampilkan kartu Pertemuan hari ini: berapa banyak pertemuan hari ini dan kapan pertemuan berikutnya dimulai. Jika Anda sudah memiliki add-on tetapi pertemuan masih nonaktif, kartu yang sama menunjukkan apa yang masih perlu dilakukan dan membuka Set up.

Pemesanan menandai obrolan sebagai prospek Berkualitas di Prospek, sehingga alur kerja berjalan tanpa ada yang mengetik. Bisnis akan dikirimi email untuk setiap pertemuan baru (email kontak bot, atau pemilik), dan siapa pun yang mengaktifkan Notifikasi WhatsApp (di bagian atas Akan datang, Pesanan, Janji, atau Kandidat) juga akan menerima pesan untuknya: nomor dan waktu pertemuan beserta tautan, tanpa menyertakan nama atau detail pengunjung.

Apa yang ada di acara kalender

Acara ini diberi judul dengan nama pertemuan dan nama pengunjung. Deskripsinya memuat email dan telepon pengunjung, perusahaan mereka, apa yang ingin mereka bahas, jawaban mereka atas pertanyaan Anda, zona waktu mereka, halaman tempat mereka memesan, dan beberapa pertanyaan terakhir yang mereka tanyakan kepada bot, sehingga pembawa acara membuka pertemuan dengan mengetahui apa yang dibahas. Pengunjung adalah tamu acara, sehingga pengingat, pemindahan, dan bergabung berfungsi di kalender yang sudah Anda gunakan.

Tanpa kalender

Dengan Tanpa kalender, pengunjung memilih waktu luang dalam jam yang Anda tetapkan dan pertemuan langsung dipesan, dengan tautan pertemuan Anda sendiri atau panggilan telepon:

• Pengunjung membuktikan email mereka dengan kode 6 digit, dan Telybot mengirimi mereka undangan kalender berisi tautan lewat email, atas nama bisnis Anda. Tim Anda menerima undangan yang sama beserta detail pengunjung, sehingga dengan menerimanya pertemuan masuk ke kalender Anda. Siapa pun di Undang juga juga menerimanya.
• Untuk panggilan telepon, pengunjung selalu diminta nomornya, sehingga tim Anda punya nomor untuk dihubungi.
• Pemindahan mengirim ulang kedua undangan dengan waktu yang baru, dan pembatalan menarik keduanya kembali.
• Dengan cara ini, Telybot tidak dapat melihat janji lain di kalender Anda, jadi Telybot hanya menghindari pertemuannya sendiri dan tetap berada dalam jam yang Anda tetapkan. Hubungkan kalender agar waktu sibuk juga dikecualikan.

Jika Saya mengonfirmasi setiap pertemuan terlebih dahulu aktif, setiap pemesanan adalah permintaan yang Anda konfirmasi di Akan datang, dan undangan dikirim saat Anda mengonfirmasinya. Hal yang sama terjadi jika kalender host tidak dapat digunakan dan Anda tidak memiliki tautan cadangan: belum ada tempat untuk bertemu, jadi pertemuan menunggu Anda.

Siapa di tim Anda yang melihat apa?

Pemilik, admin, dan agen dapat melihat dan menindaklanjuti pertemuan, sama seperti pesanan; editor tidak bisa. Mereka semua melihat koneksi dan siapa yang membuatnya; anggota dapat memutus koneksi milik mereka sendiri, dan pemilik serta admin dapat memutus koneksi siapa pun.

Apa yang disimpan, dan berapa lama

Pertemuan menyimpan nama, email, dan telepon pengunjung, perusahaan mereka, topik, dan jawaban, pertanyaan terakhir yang mereka ajukan ke bot, waktu, pembawa acara, dan tautan bergabung. Nama, detail kontak, jawaban, pertanyaan, dan catatan dihapus 180 hari setelah pertemuan; catatan pertemuan dan hasilnya tetap ada sampai Anda menghapus bisnis. Telybot hanya membaca kalender Anda sebagai waktu sibuk dan kosong, dan tidak menyimpannya. Lihat Data Anda.