会议：在聊天中预订的演示和通话
Telybot 会议功能让访客在与您的机器人对话时预约演示或通话。他们选择空闲时间，会议便连同加入链接一起落入您自己的日历中，并自动发送邀请。您可以在控制面板的 销售 → Meetings 下找到它：即将开始和设置。
“会议”是一个附加组件。它随附于“规模”和“企业”套餐。在“起步”或“增长”套餐中，您可以从“套餐”页面按月价格添加它，它将与您的套餐在同一笔付款中续费。
连接您的日历
Telybot 会将每次会议写入您团队已在使用的日历中，并读取该日历以获取忙碌时间，因此已被占用的时间绝不会被提供。连接以下三者之一：
- Google 日历在 Google 日历中生成事件并提供 Google Meet 链接。Google 会发送邀请。
- Microsoft 365 在 Outlook 中生成事件，并在工作或学校账户上提供 Teams 链接。Microsoft 会发送邀请。个人 Outlook 账户可以获取事件但没有 Teams 链接；请将其与 Zoom 或固定链接配对。
- Zoom 提供带有候车室功能的 Zoom 链接。Zoom 不是日历，因此它可以独立工作，也可以与 Google 或 Microsoft 配合使用。
- 打开 业务 → 连接，点击您团队使用的服务旁边的 连接。
- 在那里登录并允许所请求的权限。Telybot 仅使用此权限来添加、修改和删除其创建的事件，以及查看您的忙碌时间；它绝不会读取您的其他事件。
- 回到 连接，点击 检查。Telybot 会创建一个事件，随后将其删除，并告知您连接正常。它每晚都会重新检查所有连接。
- 打开 销售 → 会议 → 设置，选择 事件存放位置 和 会面方式。只提供您的连接允许的配对；其他选项会说明为何呈灰色。
每位团队成员连接自己的账户；连接归属于创建者，所有能打开 连接 的人都能看到它是谁的。断开连接 会立即移除它。它主持的尚未发生的会议将失去事件和加入链接，并回到 Upcoming 中的请求，以便您用另一位主持人再次确认；访客会在聊天中收到通知。如果连接停止工作——例如密码更改或权限被撤销——Telybot 会尝试自行修复，并在下一位访客要求开会时再次尝试；在恢复之前，机器人会继续以请求形式预订，由您确认，连接 显示 需要重新连接，并且创建连接的人每天最多会收到一封电子邮件。
Microsoft 工作账户可能会在 Microsoft 自己的页面上回复说管理员必须先批准 Telybot。请让您的管理员允许该操作，然后再次点击连接。
设置会议
- 在会议下，为其命名（例如“产品演示”、“介绍通话”）并选择时长：15、20、30、45 或 60 分钟。
- 在主持人下，选择一人或多位主持人。只有拥有有效连接的成员才能主持。如果是多位主持人，每个预订都会分配给当时有空且最久未分配会议的主持人；无需询问选择具体人员。
- 在您的工作时间，您的团队下，设置每个工作日的工作时间、休息日、每次会议前后的间隔时间、访客最早可预订的时间、日历开放预约的提前天数、访客可更改或取消的截止时间，以及每天的会议上限。
- 在您自己的问题下，添加最多三个问题，每个问题可以是文本回答或多选，并决定是否索取电话号码和公司名称，以及他们希望讨论的内容。
- 开启在聊天中提供会议并保存。
同时邀请可向每次会议添加最多五个电子邮件地址收件人，例如共享的销售收件箱。确认信息中的一行会进入访客的确认信息中（例如：“请准备好您的问题”）。后备链接是您现有的会议室；当连接中断时使用此链接，在完全没有连接时它也是默认链接。
访客会看到什么？
有人向您的机器人询问“可以演示一下吗？”，“我们可以讨论定价吗？”或“预约通话”，或在问候语下点击 预订产品演示，会立即得到回复：“很乐意。请选择一个合适的时间，我会安排。” 当机器人无法回答问题并转接给人工时，它还会提供 您更愿意预订产品演示吗？
- 选择时间显示日期条，然后以访客自己的时区显示所选日期的空闲时间。主持人日历中已被占用、处于间隔期内或时间过早的时间段绝不会显示。
- 一份简短的表单：他们的姓名、接收邀请的电子邮件，以及您要求的其他信息。聊天已知的信息（例如欢迎流程中的姓名）将被自动填入。
- 当没有日历发送邀请时（例如单独使用 Zoom 或没有连接），机器人会向该地址发送 6 位数验证码，并首先在聊天中询问该验证码，以确保确认信息发送到了经验证属于他们的地址。设置上的通过验证码确认邮箱会要求每次预订都进行验证。
- 聊天中的卡片显示会议编号、访客所在时区的时间以及加入会议、添加到日历、选择其他时间和取消会议。Google 和 Microsoft 会发送带有链接的常规邀请；否则，Telybot 的确认邮件会携带链接及日历文件。
访客可以更改会议两次，并在您设置的截止时间之前将其取消。更改会保留相同的事件和相同的加入链接。当他们再次打开聊天时，卡片仍然存在。
从“即将开始”管理一天的日程
销售 → 会议 → 即将开始在顶部显示等待处理的请求，然后按您业务所在时区显示当天日程，包含所有会议以及导出到电子表格的功能。打开会议即可查看加入链接、主持人的专属开始链接、访客的详细信息和回答、他们在预订前向机器人提出的问题以及来源聊天。
- 确认或拒绝请求。访客会在聊天中看到您的答复，当没有日历发送确认时，系统会通过电子邮件发送确认。
- 取消会议，如果愿意可提供原因：事件将从日历中移除，访客会在聊天中收到通知。
- 时间过后，点击标记完成或标记为爽约. 一个无人标记的已确认会议将在数周后关闭为已完成，而无人响应的请求将在其时间过后的第二天自动拒绝，并在访客的聊天中留下一行提示，以便他们重新预订。
- 给团队的备注会保留在会议中；访客永远不会看到它。
预订会将聊天标记为 已确认 的 潜在客户，因此流程在无人输入的情况下自动推进。每次新会议（机器人联系邮箱或所有者）都会向企业发送邮件，且在订单页面开启了 WhatsApp 通知 的人也会收到消息：包括会议编号和带链接的时间，绝不包含访客的姓名或详情。
日历事件中包含的内容
事件的标题为会议名称和访客姓名。其描述中包含访客的电子邮件和电话、公司、讨论主题、对您所提问题的回答、时区、预订页面以及向机器人提出的最后几个问题，以便主持人在开会时了解会议背景。访客是事件的嘉宾，因此提醒、更改和加入均可在您现有的日历中正常运作。
无连接状态
在未连接任何内容的情况下，会议功能会降级运行：每个预订都是一个您在即将开始上确认的请求，访客通过验证码验证其邮箱，确认信息包含日历文件和您的固定链接，或者说明您将致电他们。其他一切都保持不变。
您团队中的谁能看到什么？
所有者、管理员和代理人可以查看并处理会议，就像他们处理订单一样；编辑则不行。他们都能看到连接以及是谁创建的；成员可以断开自己的连接，所有者和管理员可以断开任何人的连接。
保留哪些内容以及保留多长时间
一次会议会保存访客的姓名、电子邮件和电话、公司、主题和答案、他们向机器人提出的最后问题、时间、主持人和加入链接。姓名、联系信息、答案、问题和备注会在会议结束后 180 天被删除；会议记录及其结果会保留，直到您删除业务。Telybot 只读取您的日历中的忙闲时间，不会保存任何日历信息。请参阅 您的数据。