Meetings：在聊天中預約的展示與通話

Telybot Meetings 讓訪客在與您的機器人對話時預約展示或通話。他們選擇空閒時間，會議就會連同加入連結一起落入您自己的行事曆中，邀請也會自動發送出去。您可以在儀表板的 Sales → Meetings 中找到它：Upcoming 和 Set up。

Meetings 是一項附加元件。它隨附於 Scale 方案和 Enterprise 方案中。在 Starter 或 Growth 方案上，您可以從 Plan 頁面以月費新增它，它會與您的方案一起以相同的付款方式續約。

連線您的行事曆

Telybot 會將每場會議寫入您的團隊已經使用的行事曆中，並讀取其忙碌時間，因此已被佔用的時間絕不會被提供。連線以下三者之一：

• Google Calendar 會在 Google 日曆中提供活動，並提供 Google Meet 連結。Google 會發送邀請。
• Microsoft 365 會在 Outlook 中提供活動，並在公司或學校帳戶上提供 Teams 連結。Microsoft 會發送邀請。個人 Outlook 帳戶會取得活動但沒有 Teams 連結；請將其與 Zoom 或固定連結搭配使用。
• Zoom 會提供附有候客室功能的 Zoom 連結。Zoom 並非行事曆，因此它可獨立運作或與 Google 或 Microsoft 搭配使用。

1. 開啟 業務 → 連線，並按下您團隊所使用的服務旁邊的 連線。
2. 在該處登入並允許所要求的權限。Telybot 僅使用此權限來新增、修改和移除它建立的事件，以及查看您何時忙碌；它絕不會讀取您的其他事件。
3. 回到 連線，按下 檢查。Telybot 會建立一個事件，然後將其移除，並告知您連線正常。它每晚都會重新檢查所有連線。
4. 開啟 銷售 → 會議 → 設定，並選擇 活動存放位置 和 會議方式。只提供您的連線允許的組合；其他選項會說明為何呈灰色。

每位團隊成員都需連線自己的帳戶；連線屬於建立者，任何能開啟 連線 的人都能看到這是誰的連線。斷開連線 會立即移除它。該連線所主持且尚未發生的會議將失去其活動和加入連結，並退回至 即將到來 中的請求，供您與另一位主持人再次確認；訪客會在聊天中收到通知。如果連線停止運作——例如密碼變更或權限被撤銷——Telybot 會嘗試自行修復，並在下一位訪客要求會議時再次嘗試；在修復完成前，機器人會繼續將會議記錄為需您確認的請求，連線 會顯示 需要重新連線，並透過電子郵件通知建立該連線的人，每天最多一次。

Microsoft 工作帳戶可能會在 Microsoft 自己的頁面上回應：必須先由管理員批准 Telybot。請要求您的管理員允許，然後再次點擊 Connect。

設定會議

1. 在 Meeting 下方，為其命名（「產品展示」、「介紹通話」）並選擇時長：15、20、30、45 或 60 分鐘。
2. 在主持人下，選擇一人或多位主持人。只有擁有有效連接的成員才能主持。若有多位主持人，每筆預約會分配給當時有空、且最久未被分配會議的主持人；不會要求訪客選擇人員。
3. 在 Your hours, your team 下方，設定每個工作日的營業時間、您休息的日子、每場會議前後的間隔、訪客可預約的最早時間、行事曆開放預約的超前時間、訪客可更改或取消的期限，以及每日會議上限。
4. 在 Your own questions 下方，新增最多三個問題，每個問題可以是文字回答或選擇題，並決定是否要求提供電話號碼和公司，以及他們想討論的內容。
5. 開啟 Offer meetings in the chat 並儲存。

Also invite 可將最多五個電子郵件地址新增至每場會議，例如共用的銷售收件匣。A line in the confirmation 會納入訪客的確認信中（「請準備好您的問題」）。Fallback link 是您已經擁有的會議室；當連線中斷時會使用它，並且在您完全沒有連線時就是該連結。

訪客會看到什麼？

向您的機器人詢問「我可以看展示嗎？」、「我們可以談談定價嗎？」或「預約通話」的人，或是點擊招呼語下方的 Book a Product demo，會立即得到回覆：「沒問題。選擇適合您的時間，我來安排。」當機器人無法回答問題並轉交給人工時，它也會提供 Would you rather book a Product demo?

1. Pick a time 會顯示一排日期，然後是所選日期的空閒時間，顯示訪客自己的時區名稱。在主持人的行事曆中已被佔用、處於間隔時間內或時間過近的時間，絕對不會顯示。
2. 一份簡短的表單：他們的姓名和邀請要發送到的電子郵件，然後是您要求的任何內容。聊天已知的事項（例如來自您歡迎流程的姓名）將會自動填入。
3. 當沒有行事曆發送邀請時（僅有 Zoom，或無連線），機器人會透過電子郵件將 6 位數代碼發送至該地址，並先在聊天中要求輸入，以便確認能送達已證明為其所有的地址。Confirm the email with a code 在 Set up 上會要求在每次預約時輸入。
4. 聊天中的卡片會顯示會議編號、其時區中的時間以及 Join the meeting、Add to calendar、Pick another time 和 Cancel meeting. Google 和 Microsoft 會發送帶有連結的日常邀請；否則 Telybot 的確認電子郵件會攜帶該連結以及行事曆檔案。

訪客可以更改會議兩次，並可在您設定的截止時間前取消會議。更改會保留相同的活動和相同的加入連結。當他們再次開啟聊天時，卡片仍然會在那裡。

從 Upcoming 管理當日行程

Sales → Meetings → Upcoming 會在頂端顯示等待中的請求，然後是您業務時區中的日期，包含 All 會議以及匯出至試算表的選項。開啟會議即可查看加入連結、主持人自己的啟動連結、訪客的詳細資料與回答、他們在預約前向機器人詢問的內容，以及它來自哪個對話。

• Confirm 或 Decline 請求。訪客會在他們的聊天中看到您的回答，當沒有行事曆發送確認時，系統會透過電子郵件發送確認。
• Cancel meeting，如果您願意，可附上原因：活動會從行事曆中移除，並會在聊天中告知訪客。
• 時間過後，點擊 Mark done 或 Mark missed。無人標記的已確認會議會在一個星期後自動關閉為已完成，而無人回覆的請求會在過期隔天自動拒絕，並在訪客的聊天中顯示一行文字，以便他們重新預約。
• 給您團隊的 note 會與會議保留在一起；訪客永遠不會看到。

預約會將聊天標記為 Qualified 潛在客戶，位於 Leads，因此流程可自動推進，無需任何手動輸入。商家會在每次新會議時收到電子郵件（機器人聯絡郵件或業主），任何在訂單頁面開啟 WhatsApp alerts 的人也會收到訊息：會議編號與時間連結，永不包含訪客姓名或詳細資訊。

行事曆活動中的內容

活動標題為會議名稱與訪客姓名。其描述包含訪客的電子郵件與電話、公司、他們想討論的內容、對您問題的回答、其時區、他們預約所在的頁面以及他們問過機器人的最後幾個問題，以便主持人打開會議時就知道內容主題。訪客是活動的來賓，因此提醒、更改和加入會在您已使用的行事曆中運作。

在沒有連線的情況下

在未連線任何項目時，Meetings 會降級運作：每筆預約都是您要在 Upcoming 上確認的請求，訪客使用代碼驗證其電子郵件，確認信會帶有行事曆檔案和您的固定連結，或者說明您將會打給他們。其他一切皆相同。

您團隊中誰能看到什麼？

業主、管理員和代理人可以查看並處理會議，與處理訂單相同；編輯則無法。所有人都能看到連線資訊以及誰建立了每個連線；成員只能斷開自己的連線，而業主和管理員可以斷開任何人的連線。

保留哪些資料以及保留多久

會議會保留訪客的姓名、電子郵件與電話、公司、主題與回答、他們問過機器人的最後幾個問題、時間、主持人和加入連結。姓名、聯絡詳細資料、回答、問題和筆記會在會議後 180 天清除；會議記錄及其結果會保留到您刪除業務為止。Telybot 讀取您的行事曆時僅作為忙碌和空閒時間，且不會保留任何內容。請參閱 Your data。