Besprechungen: Demos und Anrufe, die im Chat gebucht werden

Mit Telybot Meetings kann ein Besucher eine Demo oder einen Anruf buchen, während er mit Ihrem Bot spricht. Er wählt eine freie Zeit, der Termin landet in Ihrem eigenen Kalender mit dem Beitrittslink, und die Einladung geht automatisch raus. Sie finden ihn unter Vertrieb → Besprechungen im Dashboard: Anstehend und Einrichten.

Meetings ist ein Add-on. Es ist im Tarif Scale und bei Enterprise enthalten. Bei Starter oder Growth fügen Sie es über die Seite Tarif für einen monatlichen Preis hinzu, und es wird mit Ihrem Tarif in derselben Zahlung verlängert.

Verbinden Sie Ihren Kalender

Telybot schreibt jeden Termin in den Kalender, den Ihr Team bereits nutzt, und liest ihn für Besetzungen ab, sodass eine belegte Zeit nie angeboten wird. Verbinden Sie eines von drei:

• Google Calendar speichert das Event in Google Calendar und fügt einen Google Meet-Link hinzu. Google sendet die Einladung.
• Microsoft 365 erstellt das Event in Outlook und einen Teams-Link auf einem Arbeits- oder Schulkonto. Microsoft sendet die Einladung. Ein persönliches Outlook-Konto erhält das Event, aber keinen Teams-Link; kombinieren Sie es mit Zoom oder einem festen Link.
• Zoom liefert einen Zoom-Link mit aktiviertem Wartezimmer. Zoom ist kein Kalender, daher funktioniert er eigenständig oder neben Google oder Microsoft.

1. Öffnen Sie Unternehmen → Verbindungen und drücken Sie auf Verbinden neben dem Dienst, den Ihr Team verwendet.
2. Melden Sie sich dort an und erlauben Sie das Geforderte. Telybot nutzt diese Berechtigung ausschließlich, um die von ihm erstellten Termine hinzuzufügen, zu ändern und zu entfernen sowie um zu sehen, wann Sie beschäftigt sind; Ihre anderen Termine werden niemals gelesen.
3. Gehen Sie zurück zu Verbindungen und drücken Sie auf Prüfen. Telybot erstellt ein Ereignis, entfernt es wieder und teilt Ihnen mit, dass die Verbindung funktioniert. Es prüft jede Verbindung erneut jede Nacht.
4. Öffnen Sie Vertrieb → Besprechungen → Einrichten und wählen Sie Wo das Event gespeichert wird und Wie sich Personen treffen. Nur die Paare, die Ihre Verbindungen zulassen, werden angeboten; die anderen erklären, warum sie ausgegraut sind.

Jedes Teammitglied verbindet sein eigenes Konto; eine Verbindung gehört der Person, die sie erstellt hat, und jeder, der Verbindungen öffnen kann, sieht, wem sie gehört. Trennen entfernt sie sofort. Besprechungen, die sie gehostet hat und die noch nicht stattgefunden haben, verlieren ihr Ereignis und ihren Beitrittslink und gehen zurück zu Anfragen unter Demnächst, damit Sie sie mit einem anderen Host erneut bestätigen; der Besucher wird im Chat informiert. Wenn eine Verbindung nicht mehr funktioniert – ein Passwortwechsel, eine widerrufene Berechtigung – versucht Telybot, sie selbst zu reparieren, und erneut, wenn der nächste Besucher eine Besprechung anfragt; bis es funktioniert, bucht der Bot weiterhin als Anfragen, die Sie bestätigen, Verbindungen zeigt Neuverbindung erforderlich, und die Person, die die Verbindung erstellt hat, erhält eine E-Mail, höchstens einmal am Tag.

Ein Microsoft-Arbeitskonto kann auf der eigenen Seite von Microsoft darauf hinweisen, dass ein Administrator Telybot zuerst genehmigen muss. Bitten Sie Ihren Administrator, dies zu erlauben, und drücken Sie dann erneut auf Verbinden.

Den Termin einrichten

1. Unter Termin benennen Sie ihn (z. B. "Produkt-Demo", "Erstgespräch") und wählen Sie die Dauer: 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten.
2. Unter Gastgeber, wählen Sie Eine Person oder Mehrere Gastgeber. Nur Mitglieder mit einer funktionierenden Verbindung können Gastgeber sein. Bei mehreren wird jede Buchung dem Gastgeber zugewiesen, der zu diesem Zeitpunkt frei ist und zuletzt am längsten ein Meeting hatte; niemand muss eine Person auswählen.
3. Unter Ihre Zeiten, Ihr Team legen Sie die Zeiten für jeden Wochentag, die Tage, an denen Sie geschlossen haben, die Pausen vor und nach jedem Termin, den frühesten Buchungszeitpunkt, wie weit im Voraus der Kalender geöffnet ist, bis wann ein Besucher einen Termin verschieben oder stornieren kann, sowie ein Limit für Termine pro Tag fest.
4. Fügen Sie unter Ihre eigenen Fragen bis zu drei Fragen hinzu, jeweils mit Textantwort oder Auswahlmöglichkeit, und legen Sie fest, ob nach Telefonnummer und Unternehmen gefragt werden soll und was besprochen werden soll.
5. Schalten Sie Meetings im Chat anbieten ein und speichern Sie.

Auch einladen fügt bis zu fünf E-Mail-Adressen zu jedem Meeting hinzu, z. B. ein gemeinsames Vertriebs-Postfach. Eine Zeile in der Bestätigung wird in die Bestätigung des Besuchers aufgenommen („Halten Sie Ihre Fragen bereit“). Der Fallback-Link ist ein Meetingraum, den Sie bereits haben; er wird verwendet, wenn die Verbindung abbricht, und ist der Link, wenn Sie überhaupt keine Verbindung haben.

Was sieht der Besucher?

Jemand, der Ihren Bot fragt: „Kann ich eine Demo bekommen?“, „Können wir über Preise sprechen?“ oder „Buchung eines Anrufs“, oder unter der Begrüßung auf Ein Product demo buchen tippt, erhält sofort die Antwort: „Gerne. Wählen Sie eine Zeit, die Ihnen passt, und ich richte es ein.“ Wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann und an einen Menschen übergibt, bietet er auch Möchten Sie lieber ein Product demo buchen? an.

1. Zeit wählen zeigt eine Leiste mit Tagen, dann die freien Zeiten des gewählten Tages in der eigenen Zeitzone des Besuchers, benannt. Eine Zeit, die im Kalender des Gastgebers belegt ist, in einer Lücke liegt oder zu früh ist, wird nie angezeigt.
2. Ein kurzes Formular: Ihr Name und die E-Mail-Adresse, an die die Einladung geht, dann alles, was Sie gefragt haben. Was der Chat bereits weiß, wie ein Name aus Ihrem Willkommens-Flow, wird automatisch ausgefüllt.
3. Wenn kein Kalender die Einladung senden kann – Zoom allein oder keine Verbindung – sendet der Bot einen 6-stelligen Code an diese Adresse und fragt ihn zuerst im Chat ab, damit die Bestätigung an eine Adresse geht, die nachweislich ihnen gehört. E-Mail mit einem Code bestätigen unter Einrichten fragt bei jeder Buchung danach.
4. Die Karte im Chat zeigt die Terminnummer, die Zeit in ihrer Zeitzone sowie Meeting beitreten, Zum Kalender hinzufügen, Andere Zeit wählen und Meeting stornieren. Google und Microsoft senden ihre übliche Einladung mit dem Link; andernfalls enthält die Bestätigungs-E-Mail von Telybot den Link, zusammen mit einer Kalenderdatei.

Ein Besucher kann einen Termin zweimal verschieben und ihn bis zum von Ihnen festgelegten Stichtag stornieren. Bei einer Verschiebung bleiben dasselbe Event und derselbe Beitrittslink erhalten. Die Karte ist noch da, wenn sie den Chat erneut öffnen.

Verwalten Sie den Tag über Anstehend

Vertrieb → Besprechungen → Anstehend zeigt oben die ausstehenden Anfragen, dann den Tag in der Zeitzone Ihres Unternehmens, mit Alle Terminen und einem Export in eine Tabelle. Öffnen Sie einen Termin, um den Beitrittslink, den eigenen Startlink des Gastgebers, die Details und Antworten des Besuchers, was sie dem Bot vor der Buchung gefragt haben, und den Chat, aus dem er stammt, zu sehen.

• Bestätigen oder Ablehnen Sie eine Anfrage. Der Besucher sieht Ihre Antwort in seinem Chat, und wenn kein Kalender eine Bestätigung sendet, wird sie per E-Mail verschickt.
• Meeting absagen, gerne mit einem Grund: Der Termin wird aus dem Kalender entfernt und der Besucher wird im Chat informiert.
• Nach der Zeit Erledigt oder Als verpasst markieren. Ein bestätigter Termin, der nicht markiert wurde, wird eine Woche später als erledigt geschlossen, und eine Anfrage, die niemand beantwortet hat, wird am Tag nach dem Termin automatisch abgelehnt, mit einer Zeile im Chat des Besuchers, damit er einen anderen Termin buchen kann.
• Eine Notiz für Ihr Team bleibt beim Termin; der Besucher sieht sie nie.

Eine Buchung markiert den Chat als Qualifizierten Lead unter Leads, sodass sich die Pipeline bewegt, ohne dass jemand tippt. Das Unternehmen erhält für jede neue Besprechung eine E-Mail (die Kontakt-E-Mail des Bots oder der Inhaber), und jeder, der auf der Bestellungen-Seite WhatsApp-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält ebenfalls eine Nachricht dafür: die Nummer und Uhrzeit der Besprechung mit einem Link, niemals der Name oder die Details des Besuchers.

Was im Kalendereintrag enthalten ist

Die Veranstaltung trägt den Namen des Termins und den Namen des Besuchers. Ihre Beschreibung enthält die E-Mail- und Telefonnummer des Besuchers, sein Unternehmen, worüber er sprechen möchte, seine Antworten auf Ihre Fragen, seine Zeitzone, die Seite, von der er gebucht hat, und die letzten Fragen, die er dem Bot gestellt hat. So weiß der Gastgeber beim Öffnen des Termins, worum es geht. Der Besucher ist der Gast der Veranstaltung, daher funktionieren Erinnerungen, Verschiebungen und das Beitreten im Kalender, den Sie bereits nutzen.

Ohne Verbindung

Besprechungen funktioniert eine Stufe niedriger ohne Verbindung: Jede Buchung ist eine Anfrage, die Sie unter Anstehend bestätigen. Der Besucher bestätigt seine E-Mail mit einem Code, und die Bestätigung enthält eine Kalenderdatei und Ihren festen Link oder teilt mit, dass Sie ihn anrufen werden. Alles andere bleibt gleich.

Wer in Ihrem Team sieht was?

Der Inhaber, Admins und Agents sehen Besprechungen und können darauf reagieren, genau wie bei Bestellungen; Editors nicht. Alle sehen die Verbindungen und wer welche erstellt hat; ein Mitglied trennt seine eigene, und der Inhaber sowie Admins können die Verbindung von jedem trennen.

Was gespeichert wird und wie lange

Ein Termin speichert den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Besuchers, dessen Unternehmen, das Thema und die Antworten, die letzten Fragen, die er an den Bot gestellt hat, die Uhrzeit, den Gastgeber und den Beitrittslink. Name, Kontaktdaten, Antworten, Fragen und Notizen werden 180 Tage nach dem Termin gelöscht; die Aufzeichnung des Termins und dessen Ergebnis bleiben bestehen, bis Sie das Unternehmen löschen. Telybot liest Ihren Kalender nur als besetzte und freie Zeiten und speichert nichts davon. Siehe Ihre Daten.