اجتماعات: عروض توضيحية ومكالمات محجوزة في الدردشة

يتيح Telybot Meetings للزائر حجز عرض تجريبي أو مكالمة أثناء حديثه مع بوتك. يختار وقتاً متاحاً، ويظهر الاجتماع في تقويمك الخاص مع رابط الانضمام، وتُرسل الدعوة تلقائياً. تجده تحت المبيعات → اجتماعات في لوحة التحكم: قادم والإعداد.

الاجتماعات هي إضافة. تأتي مع خطة Scale ومع Enterprise. في خطط Starter أو Growth يمكنك إضافتها من صفحة الخطة بسعر شهري، وتُجدد مع خطتك في نفس الدفعة.

اربط تقويمك

يقوم Telybot بتسجيل كل اجتماع في التقويم الذي يستخدمه فريقك بالفعل ويقرأه لتحديد الأوقات المشغولة، لذا لا يُعرض وقت محجوز. ربط أحد الثلاثة:

• يوفر Google Calendar الحدث في Google Calendar ورابط Google Meet. يرسل Google الدعوة.
• Microsoft 365 يعطي الحدث في Outlook ورابط Teams على حساب عمل أو مدرسة. ترسل Microsoft الدعوة. يحصل حساب Outlook الشخصي على الحدث لكن بدون رابط Teams؛ اربطه بـ Zoom أو رابط ثابت.
• يوفر Zoom رابط Zoom مع تفعيل غرفة الانتظار. Zoom ليس تقويماً، لذا يعمل بشكل مستقل أو جنباً إلى جنب مع Google أو Microsoft.

1. افتح النشاط التجاري → الاتصالات واضغط على ربط بجانب الخدمة التي يستخدمها فريقك.
2. سجّل الدخول هناك واقْبَل ما يُطلب منك. يستخدم Telybot هذا الإذن فقط لإضافة وتعديل وإزالة الأحداث التي ينشئها ولمعرفة أوقات انشغالك؛ فهو لا يقرأ أحداثك الأخرى أبداً.
3. عند العودة إلى الاتصالات، اضغط على تحقق. سيقوم Telybot بإنشاء حدث واحد، ثم حذفه مرة أخرى، وإخبارك بأن التوصيل يعمل. يقوم بتفقد كل توصيل مرة أخرى كل ليلة.
4. افتح المبيعات → اجتماعات → الإعداد واختر أين يذهب الحدث وكيف يلتقي الناس. تُعرض فقط الأزواج التي تسمح بها اتصالاتك؛ أما الأخرى فتوضح سبب كونها رمادية.

يربط كل عضو في فريقه حسابه الخاص؛ ينتمي التوصيل إلى الشخص الذي أنشأه، ويرى كل من يمكنه فتح الاتصالات إلى من ينتمي. يزيل فصل الاتصال التوصيل فورًا. تفقد الاجتماعات التي استضافها والتي لم تحدث بعد رابط الحدث والربط، وتعود إلى الطلبات في القادمة لتؤكد مرة أخرى مع مضيف آخر؛ يُخبر الزائر بذلك في الدردشة. إذا توقف التوصيل عن العمل — تغيير كلمة مرور، أو إلغاء إذن — يحاول Telybot إصلاحه بنفسه، ثم مرة أخرى عندما يطلب الزائر التالي اجتماعًا؛ حتى يعمل، يستمر البوت في الحجز كطلبات تؤكد أنت، ويعرض الاتصالات مطلوب إعادة الاتصال، ويُرسَل بريد إلكتروني إلى الشخص الذي أنشأ التوصيل، مرة واحدة في اليوم كحد أقصى.

قد يجيب حساب عمل Microsoft، على صفحة Microsoft نفسها، أن المسؤول يجب أن يوافق على Telybot أولاً. اطلب من المسؤول السماح بذلك، ثم اضغط ربط مرة أخرى.

إعداد الاجتماع

1. تحت اجتماع، سَمِّهِ ("عرض توضيحي للمنتج"، "مكالمة تعريفية") واختر مدته: 15 أو 20 أو 30 أو 45 أو 60 دقيقة.
2. تحت المضيفون, اختر شخص واحد أو عدة مضيفين. يمكن للأعضاء الذين لديهم اتصال فعال الاستضافة فقط. وفي حالة وجود عدة مضيفين، يذهب كل حجز إلى المضيف المتاح في ذلك الوقت والذي تلقى اجتماعاً منذ أطول فترة مضت؛ ولا يُطلب من أحد اختيار شخص معين.
3. تحت ساعاتك، فريقك، حدد ساعات كل يوم من أيام الأسبوع، الأيام التي تكون فيها مغلقاً، الفجوة قبل وبعد كل اجتماع، أقرب وقت يمكن للزائر حجزه، المدة التي يفتح فيها الدفتر مسبقاً، حتى متى يمكن للزائر تعديل أو إلغاء الحجز، وحد أقصى لعدد الاجتماعات في اليوم.
4. تحت أسئلتك الخاصة، أضف حتى ثلاثة أسئلة، كل منها إجابة نصية أو خيار، وحدد ما إذا كنت تريد طلب رقم الهاتف والشركة، وما الذي يودون تغطيته.
5. فعّل عرض الاجتماعات في الدردشة واحفظ.

يضيف ادعُ أيضاً ما يصل إلى خمسة عناوين بريد إلكتروني لكل اجتماع، مثل صندوق بريد مبيعات مشترك. يذهب سطر في رسالة التأكيد إلى رسالة تأكيد الزائر ("جهّز أسئلتك"). رابط الاحتياط هو قاعة اجتماع تملكها بالفعل؛ يُستخدم عندما ينقطع الاتصال، وهو الرابط عندما لا يكون لديك اتصال على الإطلاق.

ماذا يرى الزائر؟

شخص يطرح على بوتك "هل يمكنني الحصول على عرض توضيحي؟"، "هل يمكننا التحدث عن الأسعار؟" أو "حجز مكالمة"، أو يضغط على احجز عرضًا للمنتج تحت التحية، يحصل على إجابة فورًا: "سعيد بذلك. اختر وقتًا يناسبك وسأقوم بالإعداد." عندما لا يستطيع البوت الإجابة على سؤال ويسلم الأمر إلى شخص، يعرض أيضًا هل تفضل حجز عرض للمنتج؟

1. يعرض اختر وقتاً شريطاً من الأيام، ثم الأوقات المتاحة في اليوم المحدد، في منطقة زوار الوقت الخاصة بهم، مع ذكر اسمها. لا يتم عرض أي وقت محجوز في تقويم المضيف، أو داخل فترة فراغ، أو قريب جداً.
2. نموذج قصير واحد: اسمهم والبريد الإلكتروني الذي ستُرسل إليه الدعوة، ثم ما طلبته. ما تعرفه الدردشة بالفعل، مثل الاسم من تدفق الترحيب، يُملأ تلقائياً.
3. عندما لا يرسل أي تقويم الدعوة — Zoom بمفرده، أو لا يوجد اتصال — يرسل الروبوت رمزًا مكونًا من 6 أرقام إلى ذلك العنوان ويطلبه في الدردشة أولاً، بحيث تصل التأكيد إلى عنوان تم إثبات ملكيته. تأكيد البريد الإلكتروني برمز على الإعداد يطلبه في كل حجز.
4. البطاقة في الدردشة تُظهر رقم الاجتماع، الوقت في منطقتهم و انضم إلى الاجتماع، أضف إلى التقويم، اختر وقتاً آخر و إلغاء الاجتماع. ترسل Google و Microsoft دعوتهما المعتادة مع الرابط؛ وإلا فإن بريد التأكيد من Telybot يحتوي عليه، مع ملف تقويم.

يمكن للزائر تغيير موعد الاجتماع مرتين وإلغاؤه حتى الموعد النهائي الذي تحدده. تحافظ تغييرات الموعد على الحدث نفسه ورابط الانضمام نفسه. وتظل البطاقة موجودة عندما يفتحون الدردشة مرة أخرى.

قُد يومك من قادم

يعرض المبيعات → اجتماعات → قادم الطلبات المنتظرة في الأعلى، ثم يومك في منطقة النشاط التجاري، مع جميع الاجتماعات وتصدير إلى جدول بيانات. افتح اجتماعاً لرابط الانضمام، رابط البدء الخاص بالمضيف، تفاصيل الزائر وإجاباته، ما سأله عن البوت قبل الحجز، والدردشة التي جاء منها.

• تأكيد أو رفض طلب. يرى الزائر إجابتك في الدردشة، وتُرسل رسالة تأكيد بالبريد عندما لا يرسل أي تقويم واحدة.
• إلغاء الاجتماع، مع سبب إذا رغبت: يُزال الحدث من التقويم ويُخبر الزائر في الدردشة.
• بعد الموعد، تمييز كمنجز أو وضع علامة غياب. يُغلق الاجتماع المؤكد الذي لم يتم تمييزه كمنجز بعد أسبوع، ويُرفض الطلب الذي لم يُجب عليه تلقائياً في اليوم التالي لموعده، مع سطر في دردشة الزائر ليتمكن من حجز موعد آخر.
• تظل ملاحظة لفريقك مع الاجتماع؛ الزائر لا يراها أبداً.

يؤدي الحجز إلى تصنيف الدردشة كعميل مؤهل ضمن العملاء المحتملون, ليتسنى لمسار العمل التقدم دون أن يضطر أي شخص للكتابة. يتم إرسال بريد إلكتروني إلى النشاط التجاري مع كل اجتماع جديد (بريد الاتصال الخاص بالبوت أو بريد المالك)، وكل من قام بتفعيل تنبيهات WhatsApp في صفحة الطلبات سيتم إرساله رسالة أيضاً تحتوي على: رقم ووقت الاجتماع مع رابط، دون إرسال اسم الزائر أو تفاصيله على الإطلاق.

ما الموجود في حدث التقويم

يُعطى الحدث عنوانًا يتضمن اسم الاجتماع واسم الزائر. يحتوي الوصف على بريد الزائر الإلكتروني وهاتفه، وشركته، وما يرغب في تغطيته، وإجاباته على أسئلتك، ومنطقته الزمنية، والصفحة التي حجز منها، وآخر الأسئلة التي طرحها على الروبوت، بحيث يفتح المضيف الاجتماع وهو يعلم ما هو موضوعه. الزائر هو ضيف الحدث، لذا تعمل التذكيرات والتغييرات والانضمام في التقويم الذي تستخدمه بالفعل.

بدون اتصال

تعمل الاجتماعات بنسق أبسط دون أي ربط: كل حجز هو طلب تقوم بتأكيده في قادم، يثبت الزائر بريده الإلكتروني برمز، ويحمل التأكيد ملف تقويم ورابطك الثابت، أو يذكر أنك ستتصل به. كل شيء آخر يبقى كما هو.

من يرى ماذا في فريقك؟

يرى المالك، والمسؤولون، والوكلاء الاجتماعات ويتعاملون معها تماماً مثل الطلبات، بينما لا يفعل المحررون ذلك. ويرون جميعاً الاتصالات ومعرف من أنشأ كل اتصال؛ إذ يفصل العضو اتصاله الخاص، بينما يمكن للمالك والمسؤولين فصل اتصال أي شخص.

ما الذي يُحفظ، ولمدة كم

يحتفظ الاجتماع باسم الزائر، البريد الإلكتروني والهاتف، وشركته، والموضوع والإجابات، وآخر الأسئلة التي طرحها على الروبوت، والوقت، والمضيف ورابط الانضمام. يتم مسح الاسم وتفاصيل الاتصال والإجابات والأسئلة والملاحظات بعد 180 يوماً من الاجتماع؛ يبقى سجل الاجتماع ونتيجته حتى تقوم بحذف النشاط التجاري. يقرأ Telybot تقويمك فقط لتحديد الأوقات المشغولة والفارغة، ولا يحتفظ بأي منها. انظر بياناتك.