Reuniones: demostraciones y llamadas reservadas en el chat

Telybot Meetings permite a un visitante reservar una demo o una llamada mientras habla con tu bot. Eligen un horario libre, la reunión se agrega a tu propio calendario con el enlace de unión, y la invitación se envía automáticamente. Lo encuentras bajo Ventas → Reuniones en el panel: Próximas y Configurar.

Reuniones es un complemento. Viene con el plan Scale y con Enterprise. En Starter o Growth lo añades desde la página del Plan por un precio mensual, y se renueva con tu plan en el mismo pago.

Conectar tu calendario

Telybot escribe cada reunión en el calendario que tu equipo ya usa y lo consulta para detectar horarios ocupados, por lo que nunca se ofrece un horario que ya está tomado. Conecta una de tres:

• Google Calendar proporciona el evento en Google Calendar y un enlace de Google Meet. Google envía la invitación.
• Microsoft 365 envía el evento a Outlook y un enlace de Teams en una cuenta de trabajo o escuela. Microsoft envía la invitación. Una cuenta personal de Outlook recibe el evento, pero no el enlace de Teams; combínala con Zoom o un enlace fijo.
• Zoom proporciona un enlace de Zoom con la sala de espera activada. Zoom no es un calendario, por lo que funciona por sí solo o junto a Google o Microsoft.

1. Abre Negocio → Conexiones y pulsa Conectar junto al servicio que usa tu equipo.
2. Inicia sesión allí y concede lo que se pide. Telybot utiliza ese permiso únicamente para añadir, modificar y eliminar los eventos que crea y para ver cuándo estás ocupado; nunca lee tus otros eventos.
3. Vuelve a Conexiones y pulsa Comprobar. Telybot crea un evento, lo elimina de nuevo y te dice que la conexión funciona. Vuelve a comprobar cada conexión cada noche.
4. Abre Ventas → Reuniones → Configurar y elige Dónde se guarda el evento y Cómo se reúnen. Solo se ofrecen las parejas que permiten tus conexiones; las otras indican por qué están en gris.

Cada miembro del equipo conecta su propia cuenta; una conexión pertenece a la persona que la creó, y todos los que pueden abrir Conexiones ven de quién es. Desconectar la elimina de inmediato. Las reuniones que alojó y que aún no han tenido lugar pierden su evento y su enlace de reunión y vuelven a las solicitudes en Próximas, para que las confirmes de nuevo con otro anfitrión; se avisa al visitante en el chat. Si una conexión deja de funcionar —un cambio de contraseña, un permiso revocado—, Telybot intenta repararla por sí mismo, y de nuevo cuando el siguiente visitante pida una reunión; hasta que funcione, el bot sigue reservando como solicitudes que tú confirmas, Conexiones muestra Se necesita reconectar, y se envía un correo electrónico a la persona que creó la conexión, como máximo una vez al día.

Una cuenta de trabajo de Microsoft puede responder, en la propia página de Microsoft, que un administrador debe aprobar Telybot primero. Pide a tu administrador que lo permita, luego pulsa Conectar de nuevo.

Configura la reunión

1. En Reunión, nómbrala (\"Product demo\", \"Intro call\") y elige su duración: 15, 20, 30, 45 o 60 minutos.
2. En Anfitriones, elige Una persona ou Varios anfitriones. Solo los miembros con una conexión activa pueden ser anfitriones. Con varios, cada reserva va al anfitrión que esté libre en ese momento y al que se le haya asignado una reunión hace más tiempo; a nadie se le pide que elija a una persona.
3. En Tus horas, tu equipo, configura las horas de cada día de la semana, los días que estás cerrado, el intervalo antes y después de cada reunión, la hora más temprana a la que un visitante puede reservar, hasta cuándo se abre el calendario, hasta cuándo un visitante puede mover o cancelar, y un límite de reuniones al día.
4. En Tus propias preguntas, agrega hasta tres preguntas, cada una con respuesta de texto o una opción, y decide si solicitar un número de teléfono y la empresa, y qué les gustaría cubrir.
5. Activar Ofrecer reuniones en el chat y guardar.

También invitar a agrega hasta cinco direcciones de correo a cada reunión, como una bandeja de entrada de ventas compartida. Una línea en la confirmación se incluye en la confirmación del visitante ("Ten tus preguntas listas"). El Enlace de respaldo es una sala de reuniones que ya tienes; se usa cuando la conexión se interrumpe, y es el enlace cuando no tienes conexión en absoluto.

¿Qué ve el visitante?

Alguien que le pregunta a tu bot "¿puedo obtener una demo?", "¿podemos hablar sobre precios?" o "reservar una llamada", o toca Reservar una demo de Producto bajo el saludo, recibe respuesta de inmediato: "Con gusto. Elige un horario que te convenga y lo configuraré.". Cuando el bot no puede responder una pregunta y transfiere a una persona, también ofrece ¿Prefieres reservar una demo de Producto?

1. Elige un horario muestra una tira de días, luego los horarios libres del día seleccionado, en la zona horaria del visitante, nombrados. Un horario que está ocupado en el calendario del anfitrión, dentro de un hueco, o demasiado pronto nunca se muestra.
2. Un formulario breve: su nombre y el correo al que se envía la invitación, y luego lo que hayas solicitado. Lo que el chat ya conoce, como un nombre de tu flujo de bienvenida, se completa automáticamente.
3. Cuando ningún calendario envía la invitación — Zoom por sí solo, o sin conexión — el bot envía a esa dirección un código de 6 dígitos por correo y lo solicita primero en el chat, de modo que la confirmación llegue a una dirección que se ha demostrado que es suya. Confirma el correo con un código en Configurar lo solicita en cada reserva.
4. La tarjeta en el chat muestra el número de la reunión, la hora en su zona y Unirse a la reunión, Añadir al calendario, Elige otro horario y Cancelar reunión. Google y Microsoft envían su invitación habitual con el enlace; de lo contrario, el correo de confirmación de Telybot lo incluye, junto con un archivo de calendario.

Un visitante puede mover una reunión dos veces y cancelarla hasta el límite que hayas establecido. Un cambio mantiene el mismo evento y el mismo enlace de unión. La tarjeta sigue ahí cuando vuelven a abrir el chat.

Ejecuta el día desde Próximas

Ventas → Reuniones → Próximas muestra las solicitudes en espera en la parte superior, luego el día en la zona horaria de tu negocio, con Todas las reuniones y una exportación a una hoja de cálculo. Abre una reunión para ver el enlace de unión, el enlace de inicio propio del anfitrión, los detalles del visitante y sus respuestas, lo que preguntaron al bot antes de reservar, y el chat del que proviene.

• Confirmar o Rechazar una solicitud. El visitante ve tu respuesta en su chat, y se envía una confirmación por correo cuando ningún calendario la envía.
• Cancelar reunión, con un motivo si te apetece: el evento se elimina del calendario y se avisa al visitante en el chat.
• Después del horario, Marcar como hecho o Marcar como no presentada. Una reunión confirmada que nadie marcó se cierra como hecha una semana después, y una solicitud que nadie respondió se rechaza automáticamente al día siguiente de su hora, con una línea en el chat del visitante para que pueda reservar otra.
• Una nota para tu equipo se queda con la reunión; el visitante nunca la ve.

Una reserva marca el chat como un cliente Cualificado en Leads, por lo que el embudo avanza sin que nadie tenga que escribir. Se le envía un correo electrónico al negocio por cada nueva reunión (el correo de contacto del bot o el de los propietarios), y cualquiera que haya activado los Avisos por WhatsApp en la página de Pedidos también recibe un mensaje: el número y la hora de la reunión con un enlace, nunca el nombre o los datos del visitante.

Qué contiene el evento del calendario

El evento lleva como título el nombre de la reunión y el nombre del visitante. Su descripción incluye el correo y el teléfono del visitante, su empresa, lo que le gustaría cubrir, sus respuestas a tus preguntas, su zona horaria, la página desde la que reservó y las últimas preguntas que hizo al bot, de modo que el anfitrión abre la reunión sabiendo de qué se trata. El visitante es el invitado del evento, por lo que recordatorios, cambios y la unión funcionan en el calendario que ya usas.

Sin conexión

Reuniones funciona un nivel por debajo sin nada conectado: cada reserva es una solicitud que confirmas en Próximas, el visitante comprueba su correo con un código, y la confirmación incluye un archivo de calendario y tu enlace fijo, o indica que les llamarás. Todo lo demás es igual.

¿Quién de tu equipo ve qué?

El propietario, los administradores y los agentes ven y gestionan las reuniones, igual que hacen con los pedidos; los editores no. Todos ven las conexiones y quién creó cada una; un miembro desconecta la suya, y el propietario y los administradores pueden desconectar la de cualquiera.

Qué se conserva y por cuánto tiempo

Una reunión guarda el nombre, el correo y el teléfono del visitante, su empresa, el tema y las respuestas, las últimas preguntas que hizo al bot, la hora, el anfitrión y el enlace de acceso. El nombre, los datos de contacto, las respuestas, las preguntas y las notas se borran 180 días después de la reunión; el registro de la reunión y su resultado se conservan hasta que elimines el negocio. Telybot lee tu calendario solo como horas ocupadas y libres, y no guarda nada de ello. Ver Tus datos.